ZebraSign naujienos

Automobilių nuomos įmonėse kiekvieną dieną vyksta daugybė dokumentų pasirašymų – nuo nuomos sutarčių iki automobilio priėmimo – perdavimo aktų. O kur dar popierinių dokumentų bėdos: klaidos pildant, pamesti dokumentai ar jų ilgalaikis archyvavimas ir saugojimas. Viskas užtrunka ilgiau, reikalauja daugiau darbuotojų ir, galiausiai, lėtina aptarnavimą. Dėl šių priežasčių automobilių nuomos įmonės vis dažniau pereina prie skaitmeninių sprendimų. Tai ne tik efektyviau, bet ir saugiau.

Elektroninis pasirašymas planšetėje yra modernus būdas tvarkyti dokumentus greičiau. Visi dokumentai automatiškai saugomi debesies saugykloje, todėl juos galima lengvai rasti, peržiūrėti ir dalintis, o pats pasirašymo procesas yra paprastas ir patogus.

3 paprasti pasirašymo žingsniai su ZebraSign

Dokumento parengimas. Klientui pateikiamas elektroninis dokumentas ar jo ruošinys su pažymėtais aktyviais laukais pildymui ir parašo įvesties vieta.

Elektroninis pasirašymas. Klientas pasirašo elektroniniu parašu planšetėje. Elektroninio pasirašymo metu fiksuojami unikalūs biometriniai duomenys, tokie kaip pasirašymo greitis, koordinatės, laikas ir atstumas.

Dokumento saugojimas. Pasirašytas dokumentas automatiškai saugomas ZebraSign sistemoje, kur lengvai pasiekiamas bet kuriuo metu.

Daugiau apie pasirašymą planšetėje galite skaityti čia.

Efektyvus klientų aptarnavimas

Automobilių nuomos įmonėse klientų aptarnavimo kokybė dažnai priklauso nuo aptarnavimo greičio ir tikslumo, tačiau popieriniai dokumentai neretai sulėtina šį procesą. Įprastai klientas, atvykęs atsiimti automobilio, turi palaukti, kol darbuotojas ranka užpildys visus nuomos sutarties duomenis, patikrins informaciją ir įsitikins, kad kiekvienas laukelis yra tinkamai pažymėtas ir pasirašytas. 

Naudojant elektroninį pasirašymo sprendimą ZebraSign, šie rūpesčiai dingsta. Kiekvienas dokumentas gali būti iš anksto parengtas naudojantis ruošiniais, todėl darbuotojui belieka tik pateikti užpildyti esminius duomenis klientui. Pasirašymo procesas planšetėje trunka vos kelias sekundes, o sutartis automatiškai išsaugoma sistemoje. Nereikia papildomai archyvuoti dokumentų ar atlikti kitų su jais susijusių darbų.

Visi dokumentai vienoje vietoje

Pasirašyti elektroniniai dokumentai automatiškai saugomi vienoje centralizuotoje sistemoje, todėl visą reikiamą informaciją rasite be jokių pastangų. Kiekvienam skaitmeniniam dokumentui galima priskirti žymas, sudėti į aplankus, o tai užtikrina patogesnę jų prieigą. Sistema taip pat siūlo išplėstines filtravimo funkcijas – dokumentų rūšiavimą pagal kūrėją, pasirašymo datą ar žymas. Elektroninių dokumentų paieška vyksta paprastai – vos keliais raktažodžiais greitai rasite reikiamą dokumentą, nesvarbu, ieškosite pagal pavadinimą, dalyvį, ar susijusią įmonę. Užtikrinsite, kad net ir augant dokumentų kiekiui, visi nuomos dokumentai bus lengvai pasiekiami.

Saugumo trūkumas popieriniuose dokumentuose

Rankinio parašo planšetėje teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui, jei iš anksto susitariama raštu ir jis saugomas patvariojoje laikmenoje, pavyzdžiui, el. laiške. Kaip ir pasirašant popieriuje, taip ir pasirašant planšetėje, būtina identifikuoti pasirašantįjį, pvz., naudojant ID kortelę. Be to, kiekvieno pasirašymo ZebraSign Signature Pad aplikacijoje metu fiksuojami biometriniai duomenys, tokie kaip pasirašymo greitis, koordinates, laikas ir atstumų matavimai. Šie duomenys užtikrina parašo autentiškumą ir atitiktį ISO/IEC 19794-7:2007 standarto reikalavimams.

ZebraSign suteikia galimybę pasirinkti paprastąjį rankinį pasirašymą arba inovatyvų parašą su kvalifikuotu e. spaudu. Šis metodas išsaugo kvalifikuotą laiko žymą ir užtikrina dokumento turinio vientisumą. Tai reiškia, kad bet kokie bandymai pakeisti pasirašytą elektroninį dokumentą panaikintų parašo galiojimą.

Kodėl verta išbandyti ZebraSign pasirašymą planšetėje ?

Kaip ir buvo aptarta šiame straipsnyje, dokumentų pildymas ir pasirašymas popieriuje ilgina aptarnavimo laiką bei padidina galimybę prarasti svarbius klientus. Dėl šių iššūkių automobilių nuomos įmonės vis dažniau pereina prie skaitmeninių sprendimų, kurie leidžia supaprastinti ir pagreitinti procesus. Elektroninis pasirašymas ne tik padidina dokumentų tvarkymo efektyvumą, bet ir mažina rizikas, susijusias su popierinių dokumentų praradimu ir jų saugojimu. Naudojant ZebraSign, visus procesus galima atlikti greičiau ir saugiau, išvengiant žmogiškųjų klaidų ir užtikrinant teisinį parašų patikimumą.

Kviečiame išbandyti ZebraSign bandomąjį MAXI planą, kurio metu galėsite įsidiegti Signature Pad aplikaciją ir perduoti dokumentus pasirašymui planšetėje. Tai puiki galimybė įsitikinti, kaip šis sprendimas gali optimizuoti jūsų darbo procesus ir pagerinti klientų aptarnavimo kokybę.