Elektroniniai dokumentai jau seniai tapo neatsiejama tiek verslo, tiek kasdienio gyvenimo dalimi. Teikiant dokumentus pasirašymui valstybinėms institucijoms, tvarkant asmeninius reikalus ar tiesiog pasirašant elektroninius dokumentus versle – kvalifikuotas el. parašas suteikia galimybę tai padaryti greitai, saugiai ir patogiai. Tačiau kyla natūralus klausimas – kokį sprendimą pasirinkti?

Viena populiariausių elektroninio kvalifikuoto pasirašymo priemonių Lietuvoje ir Baltijos šalyse yra pasirašymas su Smart ID. Tai patvirtina ir RRT atliktas tyrimas: 2023 metais net 72% lietuvių, naudojusių kvalifikuotą el. parašą, rinkosi būtent Smart ID. Asmens tapatybės kortelę naudojo 21%, o SIM kortelę (Mobilųjį parašą) – 14%. Tuo tarpu lustinės kortelės ar USB kriptografiniai raktai sulaukė vos 10% vartotojų dėmesio.

Akivaizdu, kad pasirašymas su Smart ID ir toliau išlieka patikima ir patogi elektroninės atpažinties priemonė. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip veikia Smart ID, kaip juo pasirašyti elektroninius dokumentus bei atsakysime į kitus aktualius klausimus, kurie padės jums lengviau ir užtikrinčiau tvarkyti savo elektroninius dokumentus.

* Duomenys paremti RRT tyrimu.

Kas yra Smart ID?

Smart ID – tai patogus, saugus ir greitas elektroninis identifikavimo sprendimas, leidžiantis prisijungti prie internetinės bankininkystės, valstybinių institucijų sistemų bei kitų internetinių paslaugų, pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu.

Smart ID pasirašyti parašai pripažįstami visose ES valstybėse ir turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašyti parašai. Šis sprendimas veikia be fizinės kortelės ar skaitytuvo – viskas, ko reikia, tai išmanusis telefonas su įdiegta Smart ID programėle.

Naudojantis Smart ID, autentifikavimas ir dokumentų pasirašymas vyksta naudojant dviejų lygių PIN kodus: pirmasis PIN skirtas prisijungimui prie paslaugų, o antrasis – dokumentų pasirašymui. Tokiu būdu užtikrinamas aukštas saugumo lygis, nes net ir praradus telefoną, be PIN kodų trečiosios šalys negalės pasinaudoti Jūsų paskyra.

Kam naudojamas Smart ID?

Nuo 2018 m. lapkričio 8 d. Smart ID yra pripažinta kaip kvalifikuoto elektroninio parašo kūrimo įrenginys (QSCD). Tai reiškia, kad Smart ID sukurtas elektroninis parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašyti parašai ir yra pripažįstami visoje Europos Sąjungoje. Tai leidžia saugiai pasirašyti dokumentus tarp įvairių šalių, nuotoliniu būdu. 

• Tapatybei patvirtinti, prisijungiant prie elektroninės bankininkystės, e. paslaugų ar kitų privačių paslaugų.
• Pasirašymui su elektroniniu parašu, pasirašant teisiškai galiojančius dokumentus greitai ir patogiai.

Kaip veikia Smart ID?

Smart ID – tai išmanioji programėlė, kuri leidžia patogiai ir saugiai prisijungti prie elektroninių paslaugų bei patvirtinti operacijas. Ją galima parsisiųsti ir naudoti išmaniajame telefone ar planšetėje.

• Norėdami prisijungti prie paslaugos, pirmiausiai pasirinkite Smart ID, kaip prisijungimo būdą. 
• Įveskite savo duomenis. 
• Norėdamai sėkmingai autentifikuotis, įveskite tam skirtą PIN1 kodą. 
• Sėkmingai autentifikavus, būsite nuvesti į pasirinktą paslaugą. Norėdami pasirašyti, įveskite PIN2 kodą skirtą operacijų patvirtinimui ir dokumentų pasirašymui. 
  

Svarbu įsitikinti, kad ekrane rodomi kodai sutampa su informacija programėlėje.

Elektroninių dokumentų pasirašymas su Mobiliu parašu

Mobilusis parašas (Mobile-ID) – tai alternatyvus ir patikimas būdas tapatybės patvirtinimui bei elektroninių dokumentų pasirašymui. Norint pradėti juo naudotis, būtina kreiptis į savo mobiliojo ryšio operatorių salonus, tokius kaip Telia, Bitė ar Tele2, kur bus suteikta speciali SIM kortelė su įdiegtais kriptografiniais raktiniais duomenimis.

Kam naudojamas mobilus parašas?

Mobilųjį parašą galima naudoti prisijungiant prie bankų sistemų (SEB, Swedbank, Luminor ir kt.), elektroninių dokumentų pasirašymo platformų (El. valdžios vartai, LR savivaldybės, VĮ Registrų centras, Sodra ir kt.) bei kitų internetinių paslaugų. Su mobiliu parašu pasirašomi elektroniniai parašai prilygsta ranka rašytam parašui ir atitinka Europos Sąjungos „eIDAS“ reglamento reikalavimus.

Kaip veikia mobilus parašas?

Naudojantis mobiliuoju parašu, visi veiksmai vyksta per SIM kortelę, todėl nereikia jokių papildomų programėlių – pakanka turėti mobiliojo ryšio signalą. Jungiantis prie elektroninių paslaugų ar patvirtinant operacijas, naudotojas gauna patvirtinimo užklausą telefone, į kurią atsakant reikia įvesti PIN1 kodą autentifikacijai arba PIN2 kodą elektroniniam parašui. 

Svarbu pažymėti, kad Mobilųjį parašą galima naudoti tiek išmaniuosiuose, tiek mygtukiniuose telefonuose, jei tik įdiegta palaikoma SIM kortelė. Dėl šio universalumo ir saugumo mobilusis parašas yra plačiai naudojamas tiek asmeniniams, tiek verslo bei viešojo sektoriaus poreikiams.

Kaip pasirašyti dokumentus naudojant Smart ID arba Mobilųjį parašą?

ZebraSign platforma suteikia galimybę pasirašyti dokumentus saugiai ir greitai, naudojant Smart ID, mobilųjį parašą arba rankinį parašą su laiko žyma. Tai leidžia lengvai sudaryti sutartis, patvirtinti oficialius dokumentus ar keistis svarbia informacija nuotoliniu būdu.

Pasirašymo būdai

1. Elektroninių dokumentų pasirašymas internetu

ZebraSign platformoje galima pasirašyti dokumentus įvairiais formatais, įskaitant PDF, ADoc ir ASiC. Tai galima padaryti tiesiog interneto naršyklėje, nesvarbu, ar naudojate kompiuterį, ar išmanųjį telefoną.

Kaip tai veikia ZebraSign platformoje?

1. Atsidarykite ZebraSign platformą adresu app.zebrasign.com.
2. Prisijunkite prie ZebraSign sistemos.
3. Įkelkite dokumentą  (PDF, ADoc, ASiC), kurį norite pasirašyti į sistemą.
4. Pridėkite pasirašančiuosius. Pridėkite save arba kitus, kurie gaus kvietimą pasirašyti dokumente.
5. Jei naudojate Smart ID, įveskite savo asmens kodą ir pasirašykite įvesdami PIN2 kodą.
6. Jei naudojate mobilųjį parašą, įveskite savo asmens kodą bei telefono numerį ir patvirtinkite sPIN2 kodu.
7. Jei naudojate pasirašymą su laiko žyma, pasirašykite esančiame ekrane.
8. Pasirašius, dokumentas automatiškai įgauna teisinę galią ir yra saugomas ZebraSign platformoje.

Šis būdas veikia panašiai kaip prisijungimas prie bankų ar kitų elektroninių paslaugų naudojant Smart ID arba mobilųjį parašą.

2. Elektroninių dokumentų pasirašymas telefonu

ZebraSign platformą galima naudoti ne tik naršyklėje, bet ir mobiliuosiuose įrenginiuose. „iOS” vartotojai gali dar patogiau pasirašyti dokumentus atsisiųsdami ZebraSign programėlę iš „App Store“, o Android – „Google Play”.

Kaip pasirašyti dokumentus telefonu?

Kaip pasirašyti dokumentus telefonu ZebraSign platformoje?

• Atsisiųskite ZebraSign programėlę iš „App Store“ arba „Google Play”.
• Prisijunkite prie savo paskyros.
• Įkelkite dokumentą.
• Pridėkite pasirašančiuosius.
• Pasirinkite pasirašymo būdą.
• Patvirtinkite pasirašymą savo telefone su Smart ID, mobiliu parašu arba parašu ranka su laiko žyma.

Dažniausiai užduodami klausimai apie Smart ID naudojimą dokumentų pasirašymui

Ar mano Smart ID paskyra tinkama dokumentų pasirašymui?

Norėdami įsitikinti, ar jūsų Smart ID paskyra tinkama dokumentų pasirašymui, atverkite programėlę ir eikite į naudotojo informaciją („User info“). Čia galite patikrinti savo paskyros tipą. Jei matote žymą „Smart ID kvalifikuotas elektroninis parašas“ („Smart ID Qualified Electronic Signature“), jūsų paskyra yra tinkama elektroniniam parašui.

Jei tokios informacijos nėra, turite atnaujinti paskyros lygį. Tai galite padaryti keliais žingsniais:

1. Įsitikinkite, kad naudojate naujausią Smart ID programėlės versiją – jei ne, atnaujinkite ją per „Google Play“ ar „App Store“.
2. Pašalinkite esamą paskyrą.
3. Iš naujo užregistruokite paskyrą, patvirtindami savo tapatybę per internetinę bankininkystę arba kitą Jums patogų būdą.

Atlikę šiuos veiksmus, galėsite naudoti Smart ID ne tik tapatybės patvirtinimui, bet ir teisėtai pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu.

Kokius dokumentų formatus galima pasirašyti?

ZebraSign platformoje galėsite pasirašyti įvairius dokumentų formatus, tokius kaip PDF, Adoc ir ASiC. Be to, naudojant ZebraSign spausdintuvą, galėsite pasirašyti ir Word dokumentus, nuotraukas bei kitus failus, dirbdami bet kurioje kitoje platformoje. Pasirinkę reikiamą dokumentą, galėsite greitai ir saugiai jį pasirašyti, naudodami Smart ID, mobilųjį parašą arba rankinį parašą su laiko žyma.

Ar Smart ID parašas turi teisinę galią?

Smart ID parašas turi visiškai teisinę galią ir yra lygiavertis ranka rašytam parašui. Nuo 2018 m. lapkričio mėn. Smart ID programėlė buvo pripažinta kaip kvalifikuoto elektroninio parašo kūrimo įrenginys (QSCD), todėl jos teikiami elektroniniai parašai turi QES (kvalifikuoto elektroninio parašo) lygį ir yra pripažįstami visoje Europos Sąjungoje. Tai užtikrina, kad Smart ID pasirašyti dokumentai turi tokią pačią teisinę galią kaip ir parašai ant popieriaus, ir gali būti naudojami oficialiose teisės, verslo ir valstybės institucijose.

Kuo skiriasi Smart ID ir mobilusis parašas? 

Smart ID yra programėlė, veikianti per interneto ryšį ir nereikalaujanti specialios SIM kortelės, o mobilusis parašas integruotas į SIM kortelę ir veikia per mobiliojo ryšio operatorių paslaugas. Abu sprendimai suteikia galimybę patvirtinti tapatybę ir pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu, tačiau jų veikimo principai ir diegimo procesai skiriasi.

Saugus elektroninių dokumentų pasirašymas su Smart ID ir mobiliu parašu

Elektroninių dokumentų pasirašymas su Smart ID ir mobiliuoju parašu tapo neatsiejama šiuolaikinės elektroninės komunikacijos dalimi, užtikrinančiu saugų ir patogų dokumentų pasirašymą bei tapatybės patvirtinimą. Smart ID išsiskiria savo populiarumu ir naudojimo paprastumu Lietuvoje ir Baltijos šalyse, o jo pripažinimas kaip kvalifikuoto elektroninio parašo kūrimo įrenginiu garantuoja, kad pasirašyti dokumentai turi tokias pačias teisines galias kaip ranka rašyti parašai.

Naudojant ZebraSign platformą, pasirašyti dokumentus galima greitai ir paprastai įvairiais formatais, bei pasirašymo būdais – Smart ID, mobiliuoju parašu ar net rankiniu parašu su laiko žyma. Tai suteikia galimybę ne tik asmenims, bet ir įmonėms, valstybinėms institucijoms bei kitoms organizacijoms lengvai valdyti savo elektroninius dokumentus.

Dar neišbandėte elektroninio dokumentų pasirašymo ZebraSign platformoje? Išbandykite jau dabar!

Elektroniniai parašai – tai inovatyvus ir patogus sprendimas, leidžiantis pasirašyti dokumentus nuotoliniu būdu naudojant kompiuterį ar mobilųjį įrenginį. Vos per kelias sekundes elektroniniu parašu galima patvirtinti sutartis, sutikimus ar kitus oficialius dokumentus, nepriklausomai nuo Jūsų ar kito pasirašančiojo buvimo vietos. Naudojant elektroninius parašus, galima užtikrinti dokumentų autentiškumą, taupyti administracinius išteklius ir kurti geresnę klientų patirtį. Toks sprendimas didina veiklos efektyvumą, mažina biurokratiją ir gerina klientų patirtį, suteikdamas jiems galimybę tvarkyti svarbius dokumentus greitai ir patogiai.

Šiame straipsnyje aptarsime, kas yra elektroninis parašas, kuo jis skiriasi nuo tradicinio parašo popieriuje ir kur jis gali būti pritaikomas.

Kas yra elektroninis parašas?

Remiantis Europos Komisija, elektroninis parašas apibūdinamas kaip elektroninės formos duomenys, logiškai susieti su kitais elektroniniais duomenimis, asmens naudojamus pasirašymui. Šios sąvokos apibrėžimą atitinka ir pasirašymas pašte naudojant elektroninį tušinuką planšetiniame kompiuteryje.

Pagal Europos Sąjungos eIDAS reglamentą, elektroniniai parašai skirstomi į tris kategorijas:

• Paprastas elektroninis parašas – tai bet kokie elektroniniai duomenys, susieti su kitu elektroniniu turiniu, pavyzdžiui, nuskenuotas ranka rašytas parašas ar el. laiško pabaigoje įrašytas vardas ar rekvizitai.

• Pažangus elektroninis parašas – sukurtas naudojant priemones, leidžiančias identifikuoti pasirašantįjį, ir susietas su duomenimis taip, kad bet kokie pakeitimai būtų aptinkami. Pavyzdžiui, šis parašas gali būti sugeneruojamas kiekvienam darbuotojui dokumentų valdymo sistemoje, kai darbuotojui sukuriamas vartotojas ir slaptažodis.  

• Kvalifikuotas elektroninis parašas – tai pažangus parašas, sukurtas naudojant kvalifikuotą parašo kūrimo įrenginį ir pagrįstas kvalifikuotu sertifikatu. Tai gali būti kvalifikuota Smart-ID programėlė, mobilus parašas ar USB laikmena. Šis parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas.

Kuo skiriasi elektroninis ir paprastas ranka pasirašytas parašas?

Pagrindinis skirtumas tarp elektroninio parašo ir fizinio ranka popieriuje pasirašyto parašo yra tai, kaip jie yra sukuriami ir naudojami:

• Fizinis parašas – tai tradicinis, ranka pasirašytas parašas, kai asmuo fiziškai pasirašo popierinį dokumentą naudodamas rašiklį. Jis reikalauja fizinio dokumento buvimo ir dažnai gali sukelti papildomų logistikos ir administracinių iššūkių, tokių kaip dokumentų spausdinimas, siuntimas ar archyvavimas.

• Elektroninis parašas – sukuriamas skaitmeniniu būdu naudojant kompiuterius, planšetes ar mobiliuosius įrenginius. Jis atlieka tą pačią teisinę funkciją kaip ir ranka rašytas parašas, reiškiantis pasirašančiojo sutikimą su dokumento sąlygomis, tačiau jam nereikia fizinio dokumento ar asmeninio susitikimo.

Taigi, elektroninis parašas leidžia greičiau, patogiau ir saugiau pasirašyti dokumentus, pašalinant tradicinius apribojimus, susijusius su popierinių dokumentų administravimu ir valdymu. Naudojant šiuolaikinius sprendimus, dokumentus galima pasirašyti iš bet kurios pasaulio vietos ir bet kuriuo metu, užtikrinant sklandų bendradarbiavimą su klientais bei partneriais. ZebraSign platforma suteikia būtent tokią galimybę – čia dokumentų pasirašymo procesas yra paprastas, greitas ir saugus. Tai ne tik palengvina kasdienį darbą, bet ir padeda efektyviau organizuoti veiklą, leidžiančią susitarimus pasiekti greičiau. ZebraSign elektroninių dokumentų platformoje pasirašykite PDF, ADoc ir AsiC dokumentus nuotoliniu būdu.

Išbandykite 3 pasirašymo būdus:

• Nemokamą rankinį parašą;

• Rankinį parašą su laiko žyma;

• Smart-ID ar mobilųjį parašą.

Pasirinkite Jums patogiausią pasirašymo būdą ir mėgaukitės greitu ir saugiu elektroniniu dokumentų tvarkymu su ZebraSign.

Elektroninio parašo paskirtis

Elektroniniai parašai jau tapo kasdienybe tiek kasdieniame gyvenime, tiek versle. Jie leidžia greitai ir saugiai pasirašyti dokumentus internetu, panaikindami popierinių sutarčių ar gyvų susitikimų poreikį. Tačiau kam tiksliai naudojamas elektroninis parašas ir kokiose srityse jis gali būti pritaikytas?

Kur dažniausiai naudojamas elektroninis parašas?

Lietuvoje elektroniniai parašai jau yra plačiai naudojami įvairiose srityse. Remiantis RRT duomenimis, beveik 64% gyventojų naudoja kvalifikuotus elektroninius parašus finansinėms operacijoms – nuo paskolų sutarčių iki kasdienių lėšų valdymo. Apie 61% pasirašo asmeninius dokumentus, tokius kaip leidimai ar sutikimai, o 41% naudojasi jais tvarkydami reikalus „Sodroje“ ir kitose valstybinėse informacinėse sistemose. Be to, 38% gyventojų elektroniniu būdu pasirašo darbinius dokumentus, įskaitant darbo sutartis ir įgaliojimus.

* Duomenys paremti RRT tyrimu.

Elektroniniai parašai vis dažniau naudojami ir sveikatos priežiūros srityje.

Klinikos, odontologijos kabinetai bei kitos medicinos įstaigos juos taiko palengvindamos dokumentų tvarkymą tiek pacientams, tiek personalui. Klinikose dažniausiai dokumentai pasirašomi planšetėse – taip pacientai gali greitai ir patogiai patvirtinti sutikimus gydymui, užpildyti iš anksto paruoštas sveikatos anketas ar pasirašyti gydymo sutartis. Elektroninis pasirašymas padeda sumažinti popieriaus kiekį, pagreitina administracinius procesus ir užtikrina didesnį duomenų saugumą. Daugiau apie tai, kaip elektroninis pasirašymas palengvina odontologijos klinikų darbą, skaitykite mūsų straipsnyje apie elektroninį pasirašymą planšetėje – inovatyvų sprendimą odontologijos klinikoms.

Automobilių nuomos įmonės taip pat vis dažniau pereina prie dokumentų pasirašymo elektroniniu parašu, siekiant pagreitinti nuomos sutarties sudarymo procesą ir užtikrintų sklandų aptarnavimą.

Klientams pateikiami elektroniniai dokumentai, tokie, kaip nuomos ir draudimo sutartys, pasirašyti tiesiog planšetėje. Pildant dokumentus elektroniniu būdu, klientai greičiau užbaigia nuomos procesą, nes nereikia fiziškai pasirašyti popierinių dokumentų, o visa informacija yra saugiai saugoma ir lengvai pasiekiama. Tai palengvina visą nuomos procesą ir kliento patirtį, sutaupo gan nemažai laiko.

Reikėtų nepamiršti ir statybų sektoriaus, kuriame elektroniniai parašai irgi plačiai naudojami.

Statybų įmonės vis dažniau pereina prie skaitmeninių sprendimų, siekiant palengvinti ir pagreitintų dokumentų pasirašymo procesus. Elektroninis parašas leidžia lengvai patvirtinti sutartis, rangos užsakymus, pasiūlymus ir kitus svarbius dokumentus tiesiog nuotoliniu būdu. Tai padeda sumažinti popierizmo kiekį, užtikrinti didesnį procesų skaidrumą ir padeda greičiau reaguoti į klientų bei partnerių poreikius. Elektroninio pasirašymo taikymas statybų sektoriuje taip pat prisideda prie geresnio duomenų valdymo ir saugojimo, užtikrinant visų dokumentų saugumą ir atitiktį teisės aktams.

Apibendrinant, elektroninio parašo sprendimas yra itin naudingas tiek mažoms, vidutinėms, tiek didelėms organizacijoms, suteikiant greitesnį, patogesnį ir saugesnį būdą pasirašyti visus svarbius dokumentus, ypač dirbant nuotoliniu būdu. Elektroninis pasirašymas taip pat populiarus išrašant sąskaitas, pateikiant atostogų prašymus, sudarant nuomos ar sporto klubų narystės sutartis. Elektroninis parašas yra ne tik patogus, bet ir greitesnis būdas tvarkyti dokumentus tiek versle, tiek kasdieniame gyvenime.

Kodėl verta naudoti elektroninius parašus?

Elektroniniai parašai leidžia pasirašyti dokumentus vos per kelias sekundes, iš bet kurios vietos ir bet kuriuo metu – nereikia spausdinti, skenuoti ar laukti kurjerio. Jie taupo įmonių laiką ir išlaidas, automatizuoja dokumentų tvirtinimo procesus ir užtikrina teisinį saugumą. Be to, e. parašai sumažina klaidų riziką, nes visi pasirašymai yra aiškiai sekami ir patvirtinami. Naudojant elektroninių dokumentų sprendimus, tokius kaip ZebraSign, galite lengvai integruoti elektroninius parašus į savo verslo procesus, pasirašyti dokumentus planšetėje, kurti ir pildyti elektroninius žurnalus ar tiesiog siųsti elektroninius dokumentus pasirašymui klientams, užtikrinant patogesnę patirtį tiek darbuotojams, tiek klientams.

Išbandykite ZebraSign jau šiandien!