Pavargote rinktis tarp daugybės e-parašo įrankių tik tam, kad pasirašytumėte? Neretai toks požiūris sukuria chaosą labiau nei patogumą: dokumentai išsibarsto per platformas, dingsta versijų kontrolė, o terminai pasimeta. Šiame straipsnyje aptariame, kodėl vien parašo nepakanka ir kaip viena platforma – ZebraSign – gali pakeisti visą jūsų dokumentų valdymo procesą.
Lietuvoje kvalifikuotas elektroninis parašas yra toks pat teisiškai galiojantis kaip ir pasirašytas ranka. Dėl to žmonės dažnai galvoja, kad užtenka susirasti nemokamą e‑parašo paslaugą ir pasirašyti reikiamus dokumentus. Tačiau realybėje parašas yra tik nedidelė dokumento gyvavimo ciklo dalis. Prieš dokumentui pasiekiant pasirašymo etapą, jį reikia sukurti, suderinti, kartais papildyti formomis, išsiųsti kolegoms ar partneriams. Po parašo dokumentas turi būti saugiai saugomas, kartais – perduodamas kitoms sistemoms ar naudojamas ateityje. Jei naudojame kelių skirtingų paslaugų derinį, atsiranda rizika, kad failai bus išmėtyti, dublikuoti ar išvis pamiršti.
Šiame straipsnyje parodysime, kodėl vien elektroninio parašo nepakanka, kokias problemas sukelia „daugybės paskyrų“ praktika ir kaip Zebrasign sukuria vieną tvarkos centrą, kuriame ne tik pasirašoma, bet ir valdoma visa dokumentų eiga.
Pasirašymas elektroniniu parašu yra tik viena grandinės dalis. Valdymas apima:
Kai tam naudojate skirtingas, atskiras paskyras „tik parašui“, dokumentų valdymo nebelieka.
Tyrimai rodo, kad neprijungtos sistemos reikalauja daug rankinio darbo: darbuotojai gaišta laiką rankiniu būdu perkeldami duomenis, taisydami klaidas ir tikrindami, ar atlikti visi pakeitimai. Tai mažina produktyvumą ir gali kainuoti papildomų pajamų, kai pardavimų ar klientų aptarnavimo komandos negali greitai gauti pasirašytų dokumentų.
Mini‑skaičiavimas: Jei darbuotojas praleidžia 2 min. ieškodamas vieno dokumento ir taip nutinka 20 kartų per savaitę, tai 40 min./sav. arba ~26,7 val./metus. 10 žmonių komandai – ~267 val./metus (t. y. >6 darbo savaitės). „Nemokama“ čia kainuoja brangiai.
2023 m. atliktas „Adobe Acrobat“ tyrimas atskleidė, kad 48 % apklaustųjų sunkiai randa dokumentus, o 47 % mano, jog jų įmonės elektroninė bylų sistema yra paini. Du trečdaliai darbuotojų pripažįsta, kad prasta skaitmeninė organizacija trukdo produktyvumui, o 10 % dokumentų paieškai per savaitę skiria keturias valandas.
Jei dokumentus tvarkome per skirtingas sistemas, kopijos gali būti dubliuojamos, keičiamos ir siunčiamos atskirai. Kai e‑parašo dokumentai sklaidomi per kelias platformas, sunku nustatyti, kuri versija yra naujausia. Be to, kuo daugiau žmonių dalyvauja, tuo daugiau laiko prarandama vaikščiojant po biurą ar naršant el. paštą ieškant, kas dar nepasirašė. O be vientiso įrašo (kas, kada, iš kur, kokią versiją tvirtino) įrodyti procesą daug sunkiau.
80 % organizacijų pripažįsta, kad programų integracijos problemos stabdo skaitmeninę transformaciją. Naudojant kelias atskiras e‑parašo programas reikia rankiniu būdu jungti sistemas ir nukopijuoti duomenis, o tai didina klaidų ir duomenų neatitikimų riziką. Be to, sunku užtikrinti atsekamumą ir atitikimą teisės aktams (pvz., BDAR ar eIDAS).
ZebraSign platforma pasižymi integruotu dirbtinio intelekto asistentu. Šis įrankis padeda vartotojams analizuoti dokumentus, generuoti naują turinį (pavyzdžiui, sutarčių projektus ar pranešimus), atlikti paiešką ir vertimą, o taip pat automatiškai nustatyti priminimus. Kadangi AI asistentas integruotas į visus planus, smulkūs verslai gali pasinaudoti jo privalumais neinvestuodami į atskirą programinę įrangą. Asistentas sutaupo laiko rengiant dokumentus ir padeda išvengti klaidų, todėl didina darbo efektyvumą.
„ZebraSign“ yra pilna dokumentų skaitmeninimo platforma. Čia galima kurti, pildyti ir pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu ne tik kompiuteriu, bet ir planšetėje ar elektroniniame žurnale. Viena sistema reiškia, kad nebereikia derinti skirtingų programų ar nerimauti dėl dokumentų versijų.
Platforma leidžia įkelti PDF dokumentus, juos patikrinti ir saugiai laikyti. Galima nustatyti svarbias datas ir gauti automatinius priminimus el. paštu, kad nepraleistumėte terminų. Naudotojai gali kurti šablonus, priskirti žymas dokumentams ir filtruoti juos pagal pasirašymo būseną, datą ar autorių. Dokumentai, kontaktai ir šablonai tvarkomi aplankuose; juos paprasta perkelti, ištrinti ar bendrinti.
Kiekvienas ZebraSign planas turi papildomų funkcijų, kurios leidžia skaitmenizuoti daugiau veiklų. Pavyzdžiui:
Vienas iš klientų dažnai minimų rūpesčių – ką daryti, kai baigiasi nemokami ar plane numatyti parašai? „ZebraSign“ leidžia įsigyti papildomų kvalifikuotą laiko žymą turinčių parašų paketų. Papildomų parašų galiojimo laikas neribotas ir jie naudojami tik tuomet, kai išnaudojami plane suteikti parašai. Kuo didesnį paketą perkate, tuo mažesnė kaina už vieną parašą.
Platforma atitinka BDAR reikalavimus, eIDAS reglamentą ir ISO/IEC 27001 standartą, todėl jūsų duomenys saugomi viso dokumento ciklo metu. Vieningoje sistemoje lengviau valdyti prieigos teises, naudoti kelių faktorių autentifikaciją ir turėti išsamias audito ataskaitas.
Jei bent į 2–3 atsakėte „ne“ – vien parašo neužtenka, jums reikia dokumentų valdymo.
Net vienas parašas reikalauja aiškios versijos, statuso, audito ir laikymo vietos. Kai procesas centralizuotas, sumažėja klaidų rizika ir nereikia „rankinio“ koordinavimo.
Galima, bet vėliau kils problema, kur tokį failą laikyti. Naudojant kelias paslaugas failai išsibarsto ir tampa sunkiai valdomi; „ZebraSign“ suteikia saugų archyvą, žymas ir paiešką, tad dokumentų ieškoti nereikės.
Šablonai taupo laiką ruošiant pasikartojančius dokumentus ir padeda užtikrinti, kad formos būtų užpildytos teisingai. Jei naudojate kelių platformų paslaugas, šablonus gali tekti kurti kiekvienoje atskirai.
Kituose e‑parašo įrankiuose teks laukti naujo mėnesio ar pirkti brangų planą, o „ZebraSign“ leidžia įsigyti papildomų parašų paketą, kurio nereikia naudoti iš karto ir kuris neturi galiojimo termino.
Platforma siūlo skirtingus planus – nuo „Mini“ plano vienam naudotojui iki „Corporate“ plano didelėms komandoms. Net mažos įmonės gali pradėti nemokamai ir palaipsniui augti.
Elektroninis parašas yra neatsiejama šiuolaikinio verslo dalis, tačiau jis sprendžia tik vieną grandį ilgoje dokumentų grandinėje. Kelių nemokamų e‑parašo įrankių naudojimas tik tam, kad būtų pasirašyta, dažnai priveda prie netvarkos, klaidų ir prarastos kontrolės. Tyrimai rodo, kad darbuotojai švaisto valandas ieškodami dokumentų, o atskirtos sistemos didina duomenų neatitikimų ir prarastos informacijos riziką.
„ZebraSign“ siūlo išsamų sprendimą, kuriame yra pilna eigos kontrolė – kūrimas, pasirašymas, saugojimas ir valdymas. Tokiu būdu užtikrinamas procesų skaidrumas, saugumas ir efektyvumas, o prireikus galima lengvai įsigyti papildomų parašų. Tai svarbus žingsnis visiems, kurie žino “tik pasirašymo” riziką ir nori profesionaliai valdyti visą dokumentų ciklą.
Dar nesinaudojate ZebraSign el. parašu? Galbūt dabar – kaip tik tinkamas metas pradėti! Išbandykite ZebraSign patys arba susisiekite ir rasime geriausią sprendimą Jūsų organizacijai!
Elektroninio parašo programos tampa neatsiejama kasdienio verslo dalimi, tačiau daugelis įmonių vis dar susiduria su per didelėmis paslaugų kainomis ir ribotu funkcionalumu. Brangstant DocuSign, vis daugiau organizacijų ieško patikimos ir paprastesnės alternatyvos. Zebrasign siūlo būtent tai – saugią, patogią ir aiškią elektroninio parašo platformą, pritaikytą visai komandai.
Šiame straipsnyje sužinosite, kodėl elektroninis parašas tapo esminiu įrankiu šiuolaikiniam verslui ir kaip 2025 m. išsirinkti patikimą partnerį šiai paslaugai. Pateiksime svarbiausius kriterijus, į kuriuos verta atkreipti dėmesį renkantis tiekėją – nuo teisinės atitikties ir saugumo iki integracijų, kainodaros ir reputacijos. Galiausiai apžvelgsime naujausias tendencijas, padėsiančias užtikrinti, kad Jūsų verslo procesai išliktų saugūs, efektyvūs ir konkurencingi.
Griežtesni duomenų apsaugos reikalavimai ir nuotolinio darbo įsigalėjimas verčia įmones pergalvoti dokumentų valdymą. Elektroninis parašas šiandien daro tiesioginę įtaką darbdavio reputacijai, teisinei rizikai ir gebėjimui greitai užsitikrinti talentus.
Šiame straipsnyje „ZebraSign“ atskleidžia, kaip kvalifikuotas elektroninis parašas gali pagerinti kandidato patirtį, užtikrinti duomenų saugumą ir suteikti operatyvumo pranašumą.
Norite būti visada informuoti? Užsisakykite mūsų naujienlaiškį ir gaukite naujausią informaciją tiesiai į savo pašto dėžutę. Išskirtiniai straipsniai, aktualijos ir svarbiausios naujienos laukia Jūsų! Prenumeruokite dabar ir nepraleiskite svarbiausių įvykių!
