Elektroninis parašas –strateginis HR įrankis. 3 esminiai aspektai, kuriuos verta žinoti

Personalo atrankos ir laikinojo įdarbinimo rinka pastaraisiais metais keičiasi sparčiau nei bet kada. Europos Sąjungoje įsigalioję eIDAS reglamentai, griežtesni duomenų apsaugos reikalavimai ir nuotolinio darbo išpopuliarėjimas privertė organizacijas iš naujo įvertinti dokumentų tvarkymo procesus. Tai nebe vien patogumo klausimas – elektroninis parašas ir dokumentų valdymo sprendimai tiesiogiai daro įtaką darbdavio reputacijai, teisinei rizikai ir galimybei greitai užsitikrinti talentus.

Šiame straipsnyje ZebraSign aptaria tris sritis, kuriose kvalifikuotas elektroninis parašas turi didžiausią reikšmę.

Kodėl kandidatų patirtis – neatsiejama darbdavio įvaizdžio dalis?

Šiandieninė darbo rinka smarkiai pasikeitusi – talentai renkasi ne tik pagal siūlomą atlyginimą ar pareigas, bet ir pagal tai, kaip jaučiasi viso įdarbinimo proceso metu. Pagal „PwC“ tyrimą, net 49 % kandidatų nurodo, kad įdarbinimo proceso sklandumas turi lemiamą įtaką jų sprendimui priimti pasiūlymą. Tai reiškia, kad net nedideli nepatogumai – pavyzdžiui, pasimetęs pasiūlymo dokumentas tarp el. laiškų ar prašymas atsispausdinti sutartį – gali paskatinti perspektyvų specialistą pasirinkti kitą darbdavį. Profesionalus, apgalvotas kandidato patyrimas siunčia aiškią žinutę: įmonė yra moderni, organizuota ir gerbia žmonių laiką.

Naudodami „ZebraSign“, personalo specialistai gali pateikti pasiūlymus kaip nuoseklų, vizualiai aiškų procesą:

• Patogi prieiga per saugią nuorodą. Kandidatas gauna dokumentą tiesiogiai, be rizikos, kad jis pasimes tarp el. laiškų.
• Lankstus peržiūrėjimas ir pasirašymas. Dokumentą galima atsidaryti bei pasirašyti elektroniniu parašu bet kuriame įrenginyje – telefone, planšetėje ar kompiuteryje.
• Skaidrumas HR komandai. Sistema rodo, ar dokumentas yra pasirašytas, tad išvengiama nereikalingų paaiškinimų ar priminimų.

Tokiu būdu „ZebraSign“ pašalina smulkius trikdžius, kurie gali lemti kandidato sprendimą, ir subtiliai pabrėžia įmonės profesionalumą bei modernų požiūrį. Tai ne tik padeda užtikrinti sklandų įdarbinimo procesą, bet ir sustiprina darbdavio įvaizdį kaip patikimos, gerbiančios kandidatą organizacijos.

Saugumas ir atitiktis – daugiau nei formalumas

Žmogiškųjų išteklių dokumentuose sukaupta informacija – nuo paso kopijų iki banko sąskaitų numerių – pagal GDPR yra laikoma ypač jautria. Tai nėra vien tik formalus reikalavimas: remiantis 2023 m. Europos duomenų apsaugos valdybos duomenimis, net 17 % visų ES praneštų duomenų pažeidimų buvo susiję būtent su HR dokumentais. Tai rodo, kad žmogiškųjų išteklių procesai yra viena pažeidžiamiausių sričių, kurioje klaidos gali turėti rimtų teisinių, finansinių ir reputacinių pasekmių.

Kvalifikuotas elektroninis parašas užtikrina dokumento vientisumą: po pasirašymo jis nebegali būti pakeistas nepastebimai, o kiekvienas veiksmas palieka patikrinamą įrašą. Tai ne tik atitinka formalias teisines normas, bet ir sudaro patikimą audito kelią, kuris svarbus tiek vidaus kontrolei, tiek galimiems ginčams spręsti.

„ZebraSign“ sprendimas pilnai atitinka eIDAS ir GDPR reikalavimus, todėl kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai pripažįstami visoje Europos Sąjungoje kaip turintys tokią pačią teisinę galią kaip ir pasirašyti popieriuje ranka. Centralizuota dokumentų saugykla pašalina poreikį laikyti sutartis asmeninėse el. pašto dėžutėse ar nesaugiuose įrenginiuose, taip ženkliai sumažindama duomenų nutekėjimo riziką.

Šis saugumo lygis turi ir platesnę reikšmę:

• Teisinė apsauga. Įmonės apsisaugo nuo baudų bei reputacijos praradimo, susijusių su duomenų apsaugos pažeidimais.
• Pasitikėjimas kandidatų ir partnerių akyse. Kandidatai mato, kad jų duomenys tvarkomi atsakingai, o verslo partneriai suvokia organizaciją kaip laikomąsi aukščiausių standartų.
• Efektyvesnis procesų valdymas. Mažiau žmogiškųjų klaidų, greitesnis dokumentų apdorojimas ir aiškūs procesai, kurie stiprina vidinę kontrolę bei skaidrumą.

Trumpai tariant, saugumas ir atitiktis nėra tik „varnelė“ sąraše – tai įmonės patikimumo, profesionalumo ir ilgalaikės sėkmės pagrindas.

Operatyvumas ir duomenų analizė – strateginis konkurencinis pranašumas

Įdarbinimo procese laikas yra esminis veiksnys, galintis lemti, kas laimės kovą dėl talento. „LinkedIn Talent Trends“ duomenimis, net 70 % kandidatų, gavę kelis pasiūlymus, renkasi pirmąjį oficialiai pateiktą ir pasirašytą. Tai reiškia, kad bet koks delsimas – nesvarbu, ar dėl vidinių tvirtinimų, ar dėl techninių kliūčių – gali kainuoti aukščiausios kvalifikacijos specialistą.

„ZebraSign“ suteikia daugiau nei tik galimybę surinkti parašus. Platforma siūlo viso dokumentų valdymo proceso stebėjimą realiu laiku:

• Matomumas kiekviename žingsnyje. HR specialistas gali matyti pasirašomo dokumento būsenas.
• Proaktyvus problemų sprendimas. Iškilus klausimams, pačioje sistemoje galima parašyti žinutę ar komentarą prie dokumento, prireikus, pasiderinti sąlygas.
• Automatinės integracijos. Prisijungimas prie populiariausių HR sistemų ir komunikacijos įrankių užtikrina, kad pasirašyti dokumentai būtų saugomi pagrindinėje platformoje. Tai eliminuoja rankinį duomenų perkėlimą, sumažina klaidų riziką ir pagreitina procesus.

Šis operatyvumas nėra vien tik greitis. Tai gebėjimas priimti sprendimus remiantis duomenimis, efektyviai paskirstyti žmogiškuosius išteklius ir sumažinti administracinę naštą:

• Duomenų analizė leidžia planuoti į priekį. Matydamos, kur dažniausiai stringa procesai, organizacijos gali optimizuoti darbo eigą ir sutrumpinti laiką nuo pasiūlymo iki pasirašymo.
• Fokusas į strateginius tikslus. HR komandos gali mažiau laiko skirti techniniams veiksmams, o daugiau – ilgalaikių santykių su talentais kūrimui, kandidatų patirties gerinimui ir darbdavio įvaizdžio stiprinimui.
• Konkurencinis pranašumas rinkoje. Greita, sklandi ir duomenimis pagrįsta įdarbinimo patirtis siunčia rinkai signalą, kad įmonė yra organizuota, moderni ir gebanti greitai priimti sprendimus – savybės, ypač vertinamos aukštos kvalifikacijos specialistų.

Trumpai tariant, operatyvumas su duomenų analize HR srityje tampa ne tik efektyvumo klausimu, bet ir ilgalaikės įmonės sėkmės varikliu. Tai strateginis konkurencinis pranašumas, padedantis laimėti geriausius talentus prieš konkurentus.

Apibendrinimas

Elektroninis parašas šiandien yra brandus personalo valdymo procesų elementas, o ne papildoma technologinė funkcija. ZebraSign padeda įmonėms užtikrinti, kad kiekvienas kandidatas patirtų profesionalų procesą, kad duomenys būtų apsaugoti pagal aukščiausius standartus, o įdarbinimo sprendimai būtų priimami greitai ir užtikrintai. Organizacijos, kurios į šias sritis žvelgia strategiškai, ne tik sumažina rizikas, bet ir įgyja realų konkurencinį pranašumą talentų rinkoje.

Dar nesinaudojate ZebraSign el. parašu? Galbūt dabar – kaip tik tinkamas metas pradėti! Išbandykite ZebraSign patys arba susisiekite ir rasime geriausią sprendimą Jūsų organizacijai!