Elektroninis parašas verslui: kaip išsirinkti patikimą partnerį 2025 m.

Šiais laikais elektroninis parašas yra kiekvieno verslo būtinybė. Nuotolinis darbas, elektroniniai dokumentai, tarptautinės operacijos – visa tai reikalauja patikimų sprendimų, kurie užtikrina saugumą, greitį bei efektyvumą. Tačiau kaip 2025 m. išsirinkti tinkamą partnerį el. parašo paslaugoms? Žemiau pateikiame pagrindinius kriterijus ir tendencijas, padėsiančius priimti geriausią sprendimą.

Kas yra elektroninis parašas ir kodėl jis svarbus verslui?

Prieš renkantis elektroninio parašo partnerį, verta trumpai prisiminti:

• Kvalifikuotas elektroninis parašas suteikia teisinę galią, prilyginamą ranka rašytam parašui ES šalyse pagal eIDAS reglamentą.
• Jis sutrumpina dokumentų pasirašymo laiką, sumažina administracinę naštą, išlaidas popieriui, siuntimui, archyvavimui.
• Elektroninis parašas stiprina dokumentų skaidrumą – pasirašymo eiga, pasirašantieji, laikas – viskas yra fiksuojama.

Elektroninio parašo tipai – ko reikia verslui?

Renkantis elektroninio parašo partnerį, svarbu suprasti, kokį el. parašo tipą geriausia naudoti Jūsų verslui.

Ne visais atvejais verslui reikalingas kvalifikuotas elektroninis parašas. Nors QES suteikia aukščiausią juridinę galią ir yra pripažįstamas visoje ES, jo įsigijimas ir naudojimas dažnai yra brangesnis bei gali reikalauti papildomų techninių sprendimų. Todėl:

• Kasdieniams vidiniams procesams (pvz., darbo užklausoms, patvirtinimams, komandų susitarimams) dažnai visiškai pakanka paprastojo elektroninio parašo (SES). Jis greitas, paprastas, nereikalauja papildomų sertifikatų ir nesukelia biurokratinės naštos.
• Pažangusis parašas (AES) gali būti tinkamas, jei norite daugiau saugumo ir autentifikavimo, bet jūsų dokumentai nėra tokie, kuriems būtinas maksimalus teisinis užtikrinimas.
• Kvalifikuotas parašas (QES) būtinas tik tada, kai dokumentams keliami griežti teisiniai reikalavimai: sutartims su valstybės institucijomis, viešųjų pirkimų procesams, notariniams veiksmams ar tarptautiniams sandoriams.

Svarbu nepermokėti už funkcionalumą, kurio nereikia. Pavyzdžiui, įmonei, pasirašančiai vidinius susitarimus tarp padalinių ar tvirtinančiai atostogų prašymus, naudoti QES būtų perteklinis sprendimas. Tuo tarpu, jei vykdote viešuosius pirkimus arba pasirašote sutartis su užsienio partneriais, kvalifikuotas parašas tampa privalomu pasirinkimu.

Kokie kriterijai svarbiausi renkantis el. parašo paslaugų partnerį?

Štai pagrindiniai aspektai, į kuriuos verslas turi atkreipti dėmesį, kad partneris būtų patikimas:

1. Teisinė atitiktis
   Paslaugų teikėjas turi būti sertifikuotas pagal eIDAS reglamentą. Jo kvalifikuoti sertifikatai turi galioti visoje ES, o platforma – būti reguliariai audituojama.
2. Saugumo standartai
   Rinkitės partnerį, taikantį aukščiausius saugumo standartus (pvz., ISO/IEC 27001). Duomenų šifravimas, saugus tvarkymas ir archyvavimas yra esminiai aspektai.
3. Tipų įvairovė ir lankstumas
   Ar partneris siūlo visus reikalingus elektroninio parašo tipus (SES, AES, QES)? Ar palaikomi populiariausi identifikavimo metodai – Smart-ID, mobilusis parašas, LT ID?
4. Integracijos galimybės
   Patikrinkite, ar paslaugą galima integruoti su jūsų CRM, ERP ar dokumentų valdymo sistemomis. Elektroninis parašas turėtų tapti natūralia verslo procesų dalimi.
5. Naudotojo patirtis (UX) ir prieinamumas
   Platforma turi būti intuityvi, turėti aiškią dokumentaciją ir profesionalią pagalbą. Svarbus prieinamumas mobiliesiems įrenginiams ir lietuvių kalbos palaikymas.
6. Kaštai ir kainodaros modelis
   Įvertinkite, ar kainos struktūra (fiksuota, prenumeratos ar už pasirašymų skaičių) atitinka jūsų poreikius. Patikrinkite, ar nėra paslėptų mokesčių už papildomas funkcijas ar palaikymą.
7. Reputacija
   Peržiūrėkite atsiliepimus ir sėkmės istorijas. Patikimi partneriai turi klientų panašiuose sektoriuose ir gali pateikti konkrečių pavyzdžių.

Kokios yra elektroninio parašo tendencijos 2025 m.

2025-aisiais galima pastebėti keletą tendencijų, kurios keičia reikalavimus elektroninio parašo rinkoje:

• Automatizacija ir darbo srautų valdymas: dokumentų šablonai, būsenų stebėjimas, priminimai ir integruotos darbo eigos visoje įmonėje didina efektyvumą.
• Mobilumas ir prieiga iš bet kur: svarbi tampa galimybė pasirašyti dokumentus per telefoną, planšetę ar naršyklę.
• Didėjantis dėmesys duomenų apsaugai ir privatumo reglamentams: GDPR, vietiniai įstatymai, reguliavimai; saugumo incidentų pavojus – partneris turi turėti aiškią politiką ir procedūras.
• Tarptautiniai sandoriai: jei verslas veikia ne tik Lietuvos ribose – kvalifikuoti sertifikatai, pripažįstami visoje ES, yra būtini augančioms įmonėms.
• Tvarumo aspektas: mažesnis popieriaus vartojimas, mažesnės logistikos sąnaudos, dokumentų archyvavimas elektroniniu būdu – vis daugiau verslų tai vertina kaip konkurencinį pranašumą.

Kodėl ZebraSign yra geras pasirinkimas?

ZebraSign yra ne tik inovatyvi ir patogi platforma dokumentų skaitmenizacijai ir pasirašymui, tačiau ir nuolat vystanti inovacijas ir patogius sprendumus kasdienam naudotojui.

• Plati funkcionalumo įvairovė – integruota dokumentų valdymo sistema, šablonai, grupinis pasirašymas ir realaus laiko stebėjimas.
• Visų tipų parašai – palaikomas kvalifikuotas elektroninis parašas, Smart-ID, mobilusis parašas, LT ID. Be to dokumentus galima pasirašyti tiek paprastuoju elektroniniu parašu, tiek ir biometriniu parašu planšetėje.
• Aukšti saugumo standartai – atitiktis eIDAS, duomenų apsaugos reikalavimai, ISO sertifikatai ir patikimas archyvavimas.
• Paprasta naudoti – intuityvi sąsaja ir mobilioji prieiga, o pradėti naudotis galima nuo pirmos minutės.
• Lanksti kainodara – tinkama tiek mažoms, tiek didelėms organizacijoms, su aiškiu kainų modeliu.

Patarimai verslui – klausimai, kuriuos užduoti prieš pasirenkant partnerį

Kad įsitikintumėte, jog partneris tiks, pateikiame klausimų sąrašą, kurį verta aptarti:

1. Ar paslaugų teikėjas yra sertifikuotas eIDAS?
2. Kokių tipų parašus jis siūlo ir kaip vyksta tapatybės patikrinimas?
3. Kaip ir kur saugomi pasirašyti dokumentai? Ar užtikrinamas vientisumas bei laiko žymos?
4. Ar sprendimas integruojamas su jūsų turimomis sistemomis?
5. Kokia naudotojo patirtis – ar platforma intuityvi, ar palaikoma mobili versija ir lietuvių kalba?
6. Kokia kainodaros struktūra? Ar siūloma bandomoji versija?
7. Kaip greitai reaguoja techninė pagalba?

Apibendrinimas

2025 m. elektroninis parašas – būtinybė. Tinkamas elektroninio parašo partneris užtikrins ne tik pasirašymo funkciją, bet ir efektyvią dokumentų valdymo ekosistemą, didesnį procesų automatizavimą bei duomenų saugumą.
ZebraSign siūlo sprendimus, kurie padeda verslams veikti greitai, saugiai ir patikimai – nuo mažų įmonių iki tarptautinių organizacijų.

Dar nesinaudojate ZebraSign el. parašu? Galbūt dabar – kaip tik tinkamas metas pradėti! Išbandykite ZebraSign patys arba susisiekite ir rasime geriausią sprendimą Jūsų organizacijai!