ZebraSign naujienos

Jei Jūsų verslas vis dar priklauso nuo popierinių dokumentų ir žurnalų, tikėtina, kad kasdien susiduriate su vėluojančiais pasirašymais, trūkstamais įrašais ir nuolatiniu fizinių dokumentų gabenimu į skirtingas vietas – visa tai gali lemti klaidas, prarastą laiką ir net teisines problemas. Augant verslui ir griežtėjant duomenų apsaugos reikalavimams, klausimas nebe „ar?“ turime spręsti šią problemą, bet „kaip?“ galime tai padaryti greitai, saugiai ir efektyviai. 

Skaitmeninės technologijos šiuo atveju gali tapti raktu į problemos sprendimą. Elektroniniai žurnalai – tai modernus įrankis, leidžiantis atsisakyti popieriaus ir visą informaciją tvarkyti elektroniniu būdu. Priešingai nuo popierinių, ZebraSign elektroniniai žurnalai ne tik užtikrina duomenų saugumą, pasiekiamumą iš bet kurios vietos, bet ir keletą kitų svarbių privalumų, kuriuos apžvelgsime šiame straipsnyje. Toliau išskyrėme 4 pagrindinius elektroninių žurnalų privalumus, kurie iš esmės palengvins kasdienį darbą su dokumentais.

1. Elektroninių žurnalų pritaikymas įvairiems scenarijams

Verslo poreikiams nuolat kintant, tradiciniai sprendimai dažnai būna per griežti ar nepakankamai universalūs. Naudojantis ZebraSign elektroniniais žurnalais, galima susikurti individualius, būtent Jūsų verslui pritaikytus žurnalus. Šis įrankis suteikia laisvę konfigūruoti žurnalų laukus pagal specifinius poreikius, kuriant neribotą kiekį norimų žurnalų. Tokiu būdu galite skaitmenizuoti ne tik jau turimus žurnalus, tačiau lengvai kurti ir naujus.

Kadangi žurnalus galima kurti pagal individualius verslo poreikius, panaudojimo scenarijų galimybės labai plačios. Elektroninius žurnalus galite naudoti tiek kasdienėms užduotims, kaip patalpų valymo darbams ar techniniams patikrinimams fiksuoti, tiek periodinėms užduotims, kaip darbų saugos instruktažai ar supažindinimai su įdarbinimo dokumentacija. Svarbu ir tai, kad ZebraSign suteikia galimybę pasirašyti žurnalo įrašus norimu būdu – naudojant Smart-ID, mobilųjį parašą arba nemokamą rankinį parašą. Kadangi elektroniniuose žurnaluose paliekami įrašai yra tikslūs ir pasirašomi skaitmeniniu būdu, jie patogiai atsekami ir administruojami.

2. Svarbus elektroninių žurnalų privalumas – galimybė juos automatizuoti 

Antra, priešingai nuo popierinių žurnalų, kuomet reikia pačiam tikrinti įrašų galiojimą bei prisiminti apie artėjančius terminus, elektroniniuose žurnaluose galite pasirinkti pasirašymo periodiškumą. Šis, pasibaigus nustatytam periodui, automatiškai pakvies palikti reikiamą įrašą žurnale. Tai ypač aktualu įmonėms, kuriose būtina užtikrinti, kad nė vienas svarbus įrašas nebūtų praleistas.

3. Įrašų ir dokumentų valdymas be rūpesčių

Trečia, kiekvieno naujo darbuotojo supažindinimas su dokumentais dažnai reikalauja laiko ir pastangų. Pavyzdžiui, įdarbinus darbuotoją, šiam būtina pateikti darbo saugos instrukcijas, įmonės vidaus taisykles ar kitus dokumentus susipažinimui. Įprastai, tai reiškia fizinį dokumentų pateikimą arba dokumentų siuntimą kiekvienam darbuotojui individualiai. Elektroniniai žurnalai šį procesą automatizuoja.

Įtraukus darbuotoją į tam tikrą grupę, pavyzdžiui, programuotojų, valytojų, vairuotojų, automatiškai suteiksite prieigą prie tai grupei skirtų žurnalų. Žurnale, jei reikiama, gali būti prisegti lydintieji dokumentai – priedai susipažinimui, pasirašymui ar užpildyti skirta naujoko anketa, taip pat nuotraukos ar svarbios nuorodos. Tai leidžia darbuotojui pasiekti visą reikiamą informaciją iš karto ir patogiai ją peržiūrėti vienoje vietoje. Šis elektroninių žurnalų funkcionalumas automatizuoja dokumentų administravimą, atsisakant popieriniams dokumentams būdingų papildomų veiksmų ir lengvai įtraukia naujus darbuotojus.

4. Elektroninių žurnalų lankstumas ir prieinamumas visiems darbuotojams

Ketvirta, elektroniniai žurnalai suteikia daugiau lankstumo. Dažnas iššūkis su kuriuo susiduria įmonės, įsidiegiančios skaitmeninius sprendimus, yra darbuotojų technologiniai įgūdžiai ir galimybės naudotis įrenginiais. Ne visi darbuotojai aktyviai dirba su kompiuteriais ar turi savo telefonuose įdiegtas pasirašymo priemones, o tai gali kelti kliūčių pereinant nuo popierinių prie elektroninių žurnalų. Tačiau šią problemą efektyviai sprendžia lankstūs pasirašymo būdai.

Norėdami naudotis ZebraSign elektroniniais žurnalais, darbuotojams nebūtina turėti asmeninių įrenginių  – duomenis įvesti ar pasirašyti elektroniniame žurnale galima tiesiog ofise esančioje planšetėje. Be to, sistema palaiko ir rankinio parašo funkcionalumą, kuris leidžia pasirašyti tiesiog rašikliu išmaniajame ekrane. Tai suteikia galimybę pasirašyti skirtingų tautybių asmenims, bei tiems, kurie neturi mobiliojo parašo arba Smart-ID. Šie du sprendimai – pasirašymas bendru įrenginiu ir rankiniu parašu – užtikrina, kad elektroniniai žurnalai būtų prieinami visiems darbuotojams, nepaisant kompiuterinio raštingumo, turimų priemonių ar net tautybės barjerų. ZebraSign universali sistema užtikrina, kad kiekvienas komandos narys galėtų efektyviai atlikti savo darbą.

Elektroniniai žurnalai sukurti dėl tikrų verslo iššūkių, su kuriais susiduria įmonės, vis dar dirbančios su popieriumi. Skaitmenizuojant žurnalus, verslai gali atsikratyti su popieriniais dokumentais susijusių administracinių problemų ir automatizuoti pasikartojančius procesus.

Jei dar nesate išbandę elektroninių žurnalų, dabar yra puiki proga tai padaryti. ZebraSign suteikia galimybę išbandyti elektroninius žurnalus 14 dienų nemokamai. Atraskite, kaip lengva valdyti dokumentus skaitmeniniu būdu.