Atostogų prašymai ir pirkimo – pardavimo sutartys: kaip sutvarkyti procesą ir pasirašyti elektroniniu parašu

Šiandien daugelis įmonių jau naudoja elektroninį parašą, tačiau dokumentų valdymas vis dar kelia iššūkių. Sutartys pasirašomos keliais skirtingais variantais, atostogų prašymai pasimeta el. paštuose, o HR skyrius bando išsiaiškinti, kuri dokumento versija yra galutinė. Tokia situacija sukelia realių sąnaudų delsimą, klaidas ir papildomą darbą, kuris galėtų būti išvengtas.

Elektroninis parašas šias problemas iš dalies sprendžia, tačiau vien jo neužtenka. Kad procesai būtų tikrai veiksmingi, reikia aiškios struktūros – standartizuotų dokumentų šablonų ir nustatytos pasirašymo eigos. Būtent tokį sprendimą siūlo ZebraSign.

Kodėl dokumentų valdymas stringa?

Dažniausiai problemos kyla ne dėl technologijų trūkumo, o dėl neaiškių procesų:
– Skirtingi padaliniai naudoja skirtingas dokumentų formas.
– Vadovai pamiršta pasirašyti, nes dokumentas lieka neperskaitytas el. pašte.
– Nėra aiškios istorijos, kas ir kada ką patvirtino.
Tokie nesklandumai gali atrodyti smulkūs, bet verslo aplinkoje jie virsta realiomis sąnaudomis – prarastu laiku, netiksliais duomenimis ar net teisiniais ginčais.

Sprendimas be programavimo žinių

Naudodami ZebraSign drag & drop įrankį, profesionaliai atrodančius dokumentus galite susikurti patys – be jokio programavimo. Tiesiog užtempkite pildomus ar parašo laukus tiesiai ant PDF dokumento. Šiuos laukus galite naudoti tiek vienkartiniam dokumentui pasirašyti, tiek išsaugoti kaip šabloną daugkartiniam naudojimui. Taip kiekvienas šablonas tampa automatizuotu procesu, kuris taupo laiką ir mažina klaidų riziką.

Taip galite susikurti atostogų prašymus, pirkimo-pardavimo sutartis su kintamaisiais ir kitus norimus dokumentų šablonus.

PDF dokumentai ir šablonai debesyje

ZebraSign leidžia kiekvienam šablonui nustatyti dokumento kelią – kas ir kokia seka turi jį užpildyti, peržiūrėti ar pasirašyti.

Pavyzdžiui, darbuotojas užpildo ir pasirašo dokumentą vietoje ar nuotoliu, vadovas patvirtina, o buhalterija gauna galutinę, visų šalių patvirtintą versiją.

Visi šablonai pasiekiami debesyje – tai reiškia, kad:

• Komanda visuomet dirba su naujausia dokumento versija.
• Dokumentai nebepasimeta el. laiškuose.
• Visas dokumentų pasirašymo ir valdymo procesas tampa žymiai greitesnis.
• Įmonė įgauna profesionalų įvaizdį – šablonai užtikrina vienodą dokumentų dizainą, o tai užtikrina atpažįstamą dokumentų išvaizdą visuose dokumentuose.

Kokią naudą teikia dokumentų šablonai?

ZebraSign leidžia įmonėms susikurti dokumentų šablonus su pildomais laukais ir jais centralizuotai dalintis su darbuotojais. Šablonus galima pritaikyti kiekvienai reikiamai situacijai – tiek HR skyriuje, tiek pardavimų, statybų ar klientų aptarnavimo srityse. Tai padaryti paprasta: pasirinkus dokumentą, jame galima įtraukti norimus užpildyti laukus ir juos pažymėti privalomais.

Pagrindiniai privalumai:

1. Vienoda struktūra visiems dokumentams – darbuotojai šablonus pasieks prisijungus prie sistemos, kur visuomet bus matoma naujausia dokumento versija..
2. Pildomi laukai – sumažina klaidų kiekį, nes privalomi duomenys turi būti užpildyti. Be to, dinaminiai laukai užpildo informaciją iš kontaktų knygelės, tad duomenų kartoti nereikia – dokumentus pasirašysite greičiau.
3. Eigos nustatymas – galima iš anksto nurodyti, kas įvyks su dokumentu jį pasirašius (pavyzdžiui, bus siunčiamas vadovui tvirtinimui ar į buhalteriją saugojimui).
4. Automatinis archyvavimas – įkelti dokumantai saugomi debesyje, jų nereikia papildomai valdyti.
5. Mobilus pasirašymas – dokumentą galima patvirtinti iš telefono ar planšetės, nesvarbu, kur tuo metu esate.

Kaip tai veikia praktikoje?

• Atostogų prašymas. Vietoj Word dokumento ir siuntimo el. paštu, darbuotojas atsidaro atostogų prašymo šabloną, įrašo laikotarpį ir padalinį, pateikia šį dokumentą pasirašyti vadovui. Pasirašius, HR iš karto gauna galutinę versiją archyvui.
• Pirkimo–pardavimo sutartis. Įprastai tiekėjai siunčia skirtingo formato sutartis, versijos maišosi, o pasirašymas stringa. Su šablonu struktūra fiksuota: šalys, objektas, suma, terminai. Laukai gali būti užpildomi iš CRM, pasirašymo seka aiški, o pasirašyta versija saugoma sistemoje. Taip sumažėja klaidų, greitėja derinimas ir visada žinote, kuri versija galutinė.
• Planšetės ir vietoje pildomi dokumentai. Iš anksto paruošti šablonai su užtemptais laukais leidžia klientui pildyti formą planšetėje. Tai patogu klinikose, automobilių nuomoje ar kitur aptarnaujant klientus.
• Grupiniai dokumentai. Jei tą patį dokumentą turi patvirtinti dešimtys ar šimtai žmonių, ZebraSign išsiunčia individualias formas vienu veiksmu. Kiekvienas pasirašo nuotoliu, o sistema surenka visus parašus ir suformuoja vienodą grąžą. Tai ypač naudinga sutikimams, apklausoms ir registracijoms.

Visus šiuos dokumentus galima pasirašyti norimu elektroniniu parašu: Smart-ID, LT-ID, M-parašu arba rankiniu biometriniu parašu.

Dokumentų pildymas ir grupinis siuntimas

ZebraSign leidžia siųsti dokumentus keliems gavėjams vienu metu, o užtempiami laukai užtikrina, kad kiekvienas gaus individualią formą pildymui.
Tai itin naudinga apklausoms, sutikimams ar informacijos rinkimui – visi duomenys grįžta vienodu formatu, be papildomo derinimo.

Kaip įdiegti pokytį per 1 dieną

• Pirmiausia, identifikuokite procesus, kur daugiausiai naudojate popieriaus ar el. pašto dokumentų siuntimui. 
• Tuomet, „ZebraSign” šablonų puslapyje susikurkite atostogų, sutarčių ar kitų dažnai naudojamų formų šablonus. 
• Nustatykite pasirašymo eigą – kas pildo, kas tvirtina, kas pasirašo. 
• Pasirinkite elektroninio parašo būdą: „Smart-ID”, mobilųjį parašą, LT-ID ar rankinį biometrinį parašą su autentifikuota žyma. 
• Įtraukite komandą ir naudokite tą patį procesą – aiškus standartas visiems.

Kokio rezultato galima tikėtis?

Įmonės, perėjusios prie „ZebraSign” šablonų, pastebi: pasirašymo laikas sutrumpėja iki kelių minučių, pasitaiko mažiau žmogiškų klaidų, atsakomybė tampa aiški – matyti, kas ką patvirtino ir kada. Taip pat galima dirbti nuotoliu patvirtinant dokumentus telefonu.

Apibendrinimas

Vien elektroninis parašas nepadarys įmonės procesų tvarkingų. Tvarka atsiranda tada, kai visi dokumentai turi aiškius šablonus, nustatytą pasirašymo eigą ir saugojimo vietą. Tačiau kai visi dokumentai turi aiškius šablonus ir eigos taisykles.

Išbandykite ZebraSign jau dabar!

Dar nesinaudojate ZebraSign el. parašu? Galbūt dabar – kaip tik tinkamas metas pradėti! Išbandykite ZebraSign patys arba susisiekite ir rasime geriausią sprendimą Jūsų organizacijai!