Dokobit ar ZebraSign? Ką rinktis Lietuvos organizacijai

Renkantis elektroninio parašo sprendimą Lietuvoje, Dokobit dažnai būna pirmas vardas, kurį išgirstate. Tai suprantama — vietinė, gerai žinoma platforma, kuria pasirašo tūkstančiai žmonių.

Bet klausimas, į kurį verta atsakyti prieš pasirenkant, yra ne „kuris parašas geresnis". Abu sprendimai duoda teisiškai galiojantį parašą pagal eIDAS. Tikrasis klausimas kitas: ar jums reikia parašo įrankio, ar dokumentų platformos.

Pirma — kas iš tikrųjų išduoda kvalifikuotą parašą

Čia dažniausiai painiojama, tad pradėkime nuo to.

Kvalifikuoto parašo neišduoda nei Dokobit, nei ZebraSign. Kvalifikuotą sertifikatą asmeniui išduoda valstybės sertifikuotos įstaigos — tos pačios, kurios stovi už Smart-ID, mobiliojo parašo ir asmens tapatybės kortelės. Parašas priklauso žmogui, ne platformai.

Platformos vaidmuo kitas: paimti tą parašą ir teisingai jį įrašyti į dokumentą — taip, kad dokumentas būtų suformuotas pagal standartą, parašas patikrinamas, o bet koks vėlesnis redagavimas parašo galiojimą sugadintų.

Iš to seka praktinė išvada: keisdami platformą jūs neprarandate nieko, kas susiję su pačiu parašu. Jis niekada ir nebuvo platformos nuosavybė. Skiriasi ne parašas, o tai, kas nutinka dokumentui aplink jį.

Parašas yra veiksmas. Dokumentas yra procesas.

Elektroninis parašas — vienas žingsnis dokumento gyvenime. Prieš jį dokumentas sukuriamas, suderinamas ir išsiunčiamas. Po jo — saugomas, randamas, susiejamas su kitais, o kartais ir pateikiamas auditui po penkerių metų.

Parašo įrankis sprendžia vieną žingsnį labai gerai. Dokumentų platforma sprendžia visą ciklą. Kol organizacijoje dokumentų nedaug, skirtumas nejaučiamas. Kai įsakymai guli el. pašte, sutartys — atskiroje sistemoje, o žurnalai popieriuje, skirtumas tampa kasdienis.

Kur ZebraSign eina toliau už parašą

1. Vidiniai IR išoriniai dokumentai vienoje vietoje

Dauguma pasirašymo sprendimų orientuoti į išorę: sutartis su klientu, sutikimas, pasiūlymas. Bet organizacijoje bent pusė dokumentų yra vidiniai — įsakymai, prašymai, darbuotojų sutartys, atostogų grafikai.

ZebraSign abu srautus laiko vienoje sistemoje. Tai nėra funkcijų sąrašo eilutė: tai reiškia, kad personalo dokumentai ir klientų sutartys turi tą patį archyvą, tą pačią paiešką ir tas pačias teises.

2. Elektroniniai žurnalai ir registrai

Darbų saugos, statybos darbų, sutarčių registrai — tai dokumentai, kurių niekas nepasirašo kartą ir pamiršta. Jie pildomi nuolat, ir juos tikrina inspekcija. ZebraSign juos laiko skaitmeninius, su pildomais laukais ir istorija.

3. Rankinis parašas planšetėje

Kai klientas sėdi priešais jus, greičiausias būdas pasirašyti yra tas pats, kuris buvo popieriuje: paimti pieštuką ir pasirašyti. ZebraSign tai daro planšetėje su kvalifikuota laiko žyma, fiksuodamas biometrinius parašo duomenis — koordinates, greitį, laiką ir atstumus — pagal ISO/IEC 19794-7:2021. Esant ginčui tie duomenys tinka grafometrinei ekspertizei.

Klientui nereikia nieko: nei Smart-ID, nei telefono, nei paskyros. Tai scenarijus, kurio nuotolinis e. parašas iš principo neapima.

4. Kaina, kuri krenta augant komandai

ZebraSign Business planas apima visus organizacijos darbuotojus: 198 € per mėnesį plius 2,20 € už darbuotoją (metiniu mokėjimu — 1,98 €). Bazinis mokestis nekinta, tad kuo didesnė komanda, tuo mažesnė kaina vienam žmogui.

Tai priešinga logika nei įprasta rinkoje, kur už kiekvieną naudotoją mokama vienoda kaina. Visi planai ir skaičiuoklė.

Kada parašo įrankio visiškai pakanka

Būkime atviri: jei jums reikia tik pasirašyti dokumentą ir nieko daugiau — nėra vidinių dokumentų srauto, nėra žurnalų, nėra archyvo poreikio — atskiras parašo įrankis yra paprastesnis ir pigesnis sprendimas nei platforma.

Platforma pradeda atsipirkti tada, kai dokumentų tipų daugėja ir kai klausimas „kur galutinis variantas" ima kartotis.

Kur saugomi dokumentai

Sertifikuotame duomenų centre Nyderlanduose, Europos Sąjungoje. Operatorius sertifikuotas pagal ISO 9001, ISO 22301, ISO 27001, SOC 2 ir PCI-DSS. Atsarginės kopijos šifruojamos SHA256 raktu. Plačiau — Sertifikuotas saugumas.

Išvada

Jei jums reikia pasirašyti — abu sprendimai tai padarys, ir abu bus teisiškai galiojantys, nes parašą išduoda ne jie.

Jei jums reikia, kad organizacijos dokumentai nustotų gulėti trijose vietose, klausimas nebe apie parašą. Tada renkatės platformą, kurioje parašas yra viena iš funkcijų, o ne visas produktas.

Dažnai užduodami klausimai

Ar ZebraSign parašas galioja visoje ES?

Taip. ZebraSign atitinka eIDAS reglamentą, tad kvalifikuoti ir pažangieji parašai, sukurti platformoje, teisiškai pripažįstami visoje Europos Sąjungoje.

Ar keičiant platformą reikia naujo parašo?

Ne. Kvalifikuotas sertifikatas išduotas jums, ne platformai — Smart-ID ar mobilusis parašas veikia lygiai taip pat.

Ar klientui reikia Smart-ID, kad pasirašytų?

Ne visada. Nuotoliniam parašui — taip. Bet pasirašant planšetėje jūsų biure klientui nereikia nieko: jis pasirašo ranka, kaip popieriuje.