Elektroninio parašo sprendimai Lietuvoje: kas yra kas

Ieškant elektroninio parašo Lietuvoje greitai atsiranda painiava. Vienoje vietoje siūlomas Smart-ID, kitoje — LT ID, trečioje Dokobit, ketvirtoje ZebraSign ar DocuSign. Visi vadinami „elektroniniu parašu", nors daro skirtingus dalykus ir dažnai reikalingi vienu metu.

Paaiškinsime skirtumą. Jį supratus pasirinkimas tampa paprastas.

Trys sluoksniai, ne vienas

1. Tapatybės priemonė — kuo įrodote, kad tai jūs

Tai priemonė, kuri turi jūsų kvalifikuotą sertifikatą. Sertifikatą asmeniui išduoda valstybės pripažintos įstaigos, ir jis priklauso jums, ne jokiai platformai.

Lietuvoje tai:

• Smart-ID — nuo 2018 m. lapkričio pripažinta kvalifikuoto parašo kūrimo priemone
• Mobilusis parašas — sertifikatas įrašytas SIM kortelėje, išduoda mobilaus ryšio operatoriai
• LT ID — programėlė nuotoliniam kvalifikuotam parašui ir spaudui
• Asmens tapatybės kortelė ir Registrų centro USB laikmenos

Šio sluoksnio negalima „nusipirkti kaip programos". Jį gaunate asmeniškai, kartą, ir naudojate visur.

2. Pasirašymo įrankis — kuo parašą įrašote į dokumentą

Turėti Smart-ID neužtenka: reikia kažko, kas paims dokumentą, pridės jūsų parašą pagal standartą (ADOC, ASiC) ir padarys jį patikrinamą.

Tai daro pasirašymo įrankiai — tarp jų Dokobit, GoSign, MarkSign, ZebraSign, o tarptautiniu mastu DocuSign ar Adobe Sign.

Čia ir yra tikroji konkurencija. Bet svarbu suprasti: parašo teisinė galia nepriklauso nuo įrankio. Ji ateina iš pirmo sluoksnio. Smart-ID parašas per bet kurį eIDAS reikalavimus atitinkantį įrankį yra tas pats kvalifikuotas parašas.

Todėl klausimas „kurio įrankio parašas geresnis" yra neteisingas. Teisingas klausimas — ką įrankis daro aplink parašą.

3. Dokumentų platforma — kas tvarko visą dokumento gyvenimą

Parašas yra vienas dokumento gyvenimo žingsnis. Prieš jį dokumentas sukuriamas, suderinamas ir išsiunčiamas. Po jo — saugomas, randamas, susiejamas su kitais, o kartais pateikiamas auditui po penkerių metų.

Organizacijai, kurioje dokumentų daug ir jie skirtingų tipų — įsakymai, prašymai, klientų sutartys, darbų saugos žurnalai — reikia trečio sluoksnio. ZebraSign sukurtas būtent jam: pasirašymas yra viena funkcija, o ne visas produktas.

Kaip pasirinkti

Užduokite sau keturis klausimus.

Kiek dokumentų tipų turite? Jei tik sutartis su klientais — užtenka pasirašymo įrankio. Jei prie jų prisideda vidiniai įsakymai, prašymai ir žurnalai — reikia platformos.

Ar pasirašo tik jūsų žmonės, ar ir klientai? Jei klientas pasirašo nuotoliniu būdu, jam reikia savo Smart-ID. Jei jis sėdi priešais jus, rankinis parašas planšetėje leidžia pasirašyti be jokių priemonių — kaip popieriuje.

Kur turi būti saugomi duomenys? Jei svarbu, kad Europos Sąjungoje — pasitikrinkite. Tai skiriasi tarp tiekėjų ir dažnai nurodoma smulkiu šriftu.

Kaip auga kaina? Dauguma sprendimų ima vienodą mokestį už kiekvieną naudotoją, tad kaina auga tiesiškai su komanda. ZebraSign kainodara sudėta priešingai: bazinis mokestis plius nedidelė suma už darbuotoją, tad kaina vienam žmogui mažėja augant komandai.

Ko klausti tiekėjo

Prieš pasirašant sutartį verta gauti raštiškus atsakymus:

• Kokius parašo būdus palaikote — Smart-ID, mobilųjį parašą, LT ID, rankinį?
• Kur fiziškai saugomi dokumentai?
• Kokia ISO 27001 sertifikavimo apimtis, jei ji deklaruojama?
• Ar galima eksportuoti visus dokumentus, jei nuspręsime keisti tiekėją?
• Ar vidiniai dokumentai tvarkomi toje pačioje sistemoje kaip klientų?

Paskutinis klausimas dažniausiai ir atskiria pasirašymo įrankį nuo platformos.

Dažnai užduodami klausimai

Ar reikia Smart-ID, kad naudočiau ZebraSign?

Nuotoliniam kvalifikuotam parašui — taip, kaip ir bet kurioje kitoje platformoje. Pasirašant planšetėje jūsų biure klientui nereikia nieko.

Ar keičiant platformą prarandu parašą?

Ne. Kvalifikuotas sertifikatas išduotas jums, ne platformai. Smart-ID ar mobilusis parašas veikia lygiai taip pat bet kur.

Ar visų įrankių parašas vienodai galioja?

Jei įrankis atitinka eIDAS ir naudojate kvalifikuotą sertifikatą — taip. Teisinė galia ateina iš sertifikato, ne iš programos. Skiriasi tai, ką sistema daro su dokumentu prieš ir po pasirašymo.

Kur saugomi ZebraSign dokumentai?

Sertifikuotame duomenų centre Nyderlanduose, Europos Sąjungoje. Operatorius sertifikuotas pagal ISO 9001, ISO 22301, ISO 27001, SOC 2 ir PCI-DSS. Plačiau — Sertifikuotas saugumas.