Elektroninis parašas: Kaip efektyviai jį integruoti į verslo sistemas

Elektroninis parašas jau tapo neatsiejama šiuolaikinio verslo dalimi. O kiek daug laiko darbuotojai vis dar švaisto tvarkydami popierinius dokumentus, laukdami fizinių parašų ar rūpindamiesi archyvavimu. Tai stabdo augimą, sukelia nereikalingų klaidų ir didina įmonės išlaidas. Tyrimai rodo, kad įmonės, integravusios elektroninio parašo sprendimus, sutaupo šimtus valandų kiekvienais metais ir pastebi mažesnes administracines sąnaudas. Dar svarbiau – visi procesai tampa saugesni ir patogesni tiek darbuotojams, tiek klientams.

Galbūt dabar galvojate: nuo ko pradėti ir kaip išsirinkti tinkamiausią sistemą? Šiame straipsnyje sužinosite:

• Kaip įvertinti ir pasirinkti geriausią elektroninio parašo sprendimą
• Kaip paruošti ir įdiegti integraciją su jūsų verslo sistemomis
• Kokie yra pagrindiniai saugumo ir teisiniai reikalavimai
• Kaip automatizuoti procesus ir padidinti darbo efektyvumą
• Kodėl svarbu testuoti, apmokyti darbuotojus ir nuolat peržiūrėti integraciją

Šis straipsnis yra išsamus gidas, padėsiantis suprasti, kaip pasirinkti tinkamą sprendimą, pasiruošti techninei integracijai ir užtikrinti, kad dokumentų valdymas taptų greitesnis, saugesnis bei finansiškai naudingas jūsų įmonei.

1. Įvertinkite verslo poreikius ir pasirinkite tinkamiausią sprendimą

Tinkamiausias elektroninio parašo sprendimas yra tas, kuris tiesiogiai atliepia specifinius jūsų veiklos procesus, pavyzdžiui, integraciją su CRM ar ERP sistemomis.
Pirmiausia turite aiškiai identifikuoti, kur procesai stringa labiausiai. Ar jums reikalingas kvalifikuotas parašas teisiniam tikrumui? O gal prioritetas yra daugiašaliai parašai ir masinis dokumentų siuntimas? „ZebraSign“ patirtis rodo, kad sėkmę lemia sprendimo suderinamumas su jau naudojamais įrankiais. Prieš priimdami sprendimą, būtinai įsitikinkite, kad platforma atitinka teisinius (eIDAS) ir duomenų apsaugos (BDAR) reikalavimus.
Sėkminga integracija prasideda nuo aiškaus funkcinio poreikio nustatymo ir teisinio saugumo patikrinimo.

2. Paruoškite API integraciją: aiškūs techniniai žingsniai

Sklandžiai API integracijai būtina pasirinkti platformą, kuri teikia išsamią techninę dokumentaciją, paruoštus kodo pavyzdžius (SDK) ir operatyvią pagalbą.
Kai poreikiai aiškūs, prasideda techninis etapas. Patikima API (programavimo sąsaja) leidžia elektroninio parašo funkcijas „įdėti“ tiesiai į jūsų verslo valdymo sistemas be didelių kaštų. Jei neturite didelės programuotojų komandos, verta rinktis sprendimus su paruoštais įskiepiais arba paprasta vartotojo sąsaja. Svarbiausia, kad galutinėje sistemoje dokumentų judėjimas tarp darbuotojų ir klientų vyktų be trikdžių.
Kokybiška techninė dokumentacija ir lanksti API yra pagrindas greitam ir pigiam sistemos diegimui.

3. Užtikrinkite saugumą ir atitiktį teisės aktams

Elektroninio parašo saugumas garantuojamas tik naudojant šifruotą duomenų perdavimą, audito sekos (audit trail) funkcijas ir visišką atitiktį ES reglamentams.

Dokumentų autentiškumas ir jų galia teisme yra kritiniai aspektai. Rinkitės sistemą, kuri ne tik leidžia pasirašyti, bet ir fiksuoja kiekvieną veiksmą su dokumentu – kas, kada jį atidarė ar pasirašė. Teisinė atitiktis (eIDAS, BDAR) privalo būti aiškiai deklaruota tiekėjo. Taupyti saugumo sąskaita negalima, nes viena spraga gali kainuoti visą įmonės reputaciją.

Saugumas nėra privalumas, tai – būtinybė; visada tikrinkite šifravimo standartus ir teisinį reglamentavimą.

4. Automatizuokite darbo procesus ir archyvavimą

Procesų automatizavimas pašalina rankinį darbą: sistema pati išsiunčia dokumentus, primena apie pasirašymą ir automatiškai juos suarchyvuoja.

Jei vis dar siunčiate priminimus el. paštu patys – sistema neveikia efektyviai. „ZebraSign“ ir panašūs sprendimai leidžia vienu mygtuko paspaudimu inicijuoti procesą, kurio metu klientai gauna sutarčių projektus, o sistema pati rūpinasi terminais. Tai ne tik taupo laiką, bet ir eliminuoja žmogiškąsias klaidas, pavyzdžiui, pamirštus prisegti failus ar neteisingus adresatus.

Tikra nauda pasiekiama tada, kai sistema perima rutininius siuntimo ir priminimo darbus.

5. Bendradarbiavimas su techniniu tiekėju

Patikimas partneris yra tas, kuris užtikrina greitą techninį palaikymą ir konsultuoja ne tik gedimų, bet ir procesų optimizavimo klausimais.

Integracijos fazėje klausimų kyla visada. Jūsų IT komandai reikės ne tik dokumentacijos, bet ir realaus žmogaus pagalbos. Rekomenduojame rinktis tiekėjus, kurie siūlo aktyvų palaikymą (support) ir nuolat atnaujina savo API. Pavyzdžiui, „ZebraSign“ komanda padeda klientams spręsti tiek techninius, tiek procesinius iššūkius, kad sistema veiktų be pertraukų.

Rinkitės ne tik produktą, bet ir komandą, kuri padės tą produktą sėkmingai naudoti ilgą laiką.

6. Rinkitės elektroninio parašo sprendimus, kurie patogūs visiems naudotojams

Sistema turi būti intuityvi ir pritaikyta visiems įrenginiams, nes sudėtingas naudojimas mažina darbuotojų ir klientų įsitraukimą.

Net technologiškai tobulas sprendimas bus bevertis, jei juo bus sunku naudotis. Geriausios platformos leidžia pasirašyti dokumentus naršyklėje, telefone ar planšetėje. Kuo mažiau žingsnių reikia atlikti norint pasirašyti dokumentą, tuo greičiau vyks jūsų verslo procesai.

Prioritetą teikite sprendimams, kurie veikia „čia ir dabar“ bet kokiame įrenginyje.

7. Nuolatinė integracijos priežiūra ir atnaujinimai

Siekiant išvengti saugumo spragų ir techninių trikdžių, būtina reguliariai atnaujinti API versijas ir peržiūrėti integracijos veikimą.

Technologijos sensta greitai. Tai, kas veikė vakar, rytoj gali būti nesaugu arba neefektyvu. Atsakingas priežiūros procesas apima periodinį sistemos testavimą ir darbuotojų mokymus apie naujas funkcijas. Tai leidžia sistemai išlikti moderniai ir atitikti besikeičiančius rinkos standartus.

Integracija nėra vienkartinis veiksmas – tai nuolatinis procesas, reikalaujantis reguliarių atnaujinimų.

8. Stebėkite verslo rodiklius ir optimizuokite procesus

Duomenų analizė leidžia matyti tikrąją el. parašo naudą: sutrumpėjusį pasirašymo laiką ir sumažėjusias administracines sąnaudas.

Daugiau nei pusė įmonių pastebi, kad skaitmeninis archyvavimas ir pasirašymas leidžia geriau matyti veiklos trukdžius. Stebėkite, kiek laiko užtrunka sutarties pasirašymas, ir naudokite šiuos duomenis procesų tobulinimui.

Naudokite sistemos generuojamus duomenis veiklos efektyvumui didinti.

9. Vertinkite ilgalaikę naudą, o ne tik kainą

Elektroninio parašo integracija atsiperka per sutaupytą laiką, sumažintas klaidų rizikas ir greitesnį sandorių uždarymą.

Pradinė integracijos kaina gali pasirodyti didelė, tačiau dažniausiai investicija atsiperka per pirmuosius metus. Vertinant kaštus, būtina įskaičiuoti ne tik licencijos kainą, bet ir sutaupytas darbo valandas, popieriaus, spausdinimo ir archyvavimo išlaidas.
Žiūrėkite į ROI (investicijų grąžą), o ne tik į pradinę sąskaitą – efektyvumas kainuoja pigiau nei klaidos.

Apibendrinimas

Elektroninio parašo integracija – tai strateginis žingsnis, kuris leidžia verslui veikti greičiau, saugiau ir pigiau.

Laikydamiesi šio gido – nuo poreikių įvertinimo iki nuolatinės priežiūros – sukursite sistemą, kuri ne tik palengvins kasdienybę, bet ir suteiks konkurencinį pranašumą. „ZebraSign“ komanda yra pasiruošusi jus lydėti kiekviename šios transformacijos etape.

Dar nesinaudojate ZebraSign el. parašu? Galbūt dabar – kaip tik tinkamas metas pradėti! Išbandykite ZebraSign patys arba susisiekite ir rasime geriausią sprendimą Jūsų organizacijai!