Gidas. Kaip išsirinkti geriausią dokumentų valdymo sistemą (DVS)?

Ar Jūsų verslo dokumentai stringa tarp daugybės failų ir amžinai besikartojančių paieškų? O gal vis nerimaujate dėl duomenų saugumo ar dokumentų teisinės atitikties? Jei taip, esate tinkamoje vietoje – šis straipsnis padės susitvarkyti dokumentų procesus greičiau, saugiau ir paprasčiau.

Šiandien elektroniniai dokumentai yra kiekvienos įmonės variklis. Be tinkamos dokumentų valdymo sistemos, kyla rizika prarasti svarbią informaciją, didinti biurokratiją ir net patirti finansinių nuostolių. Tyrimai rodo, kad modernios DVS leidžia sumažinti popierinių dokumentų išlaidas ir kelis kartus pagreitina informacijos paiešką bei vidinius procesus.

Tinkamai parinktas sprendimas padės padidinti darbuotojų efektyvumą, sumažinti sąnaudas ir užtikrinti, kad visi dokumentai atitiktų teisinius reikalavimus. Bet kaip žinoti, kuris variantas geriausias Jūsų verslui?

Šiame straipsnyje sužinosite: kokie svarbiausi elektroninių dokumentų valdymo kriterijai, kaip pasirinkti optimalų sprendimą pagal Jūsų poreikius, kokių funkcijų reikia efektyviai integracijai ir saugumui, kodėl elektroninis parašas tampa šiuolaikinio verslo standartu, bei kuo išsiskiria ZebraSign sistema iš kitų sistemų rinkoje.

1. Išanalizuokite, kokius elektroninius dokumentus tvarko jūsų įmonė

Pirmasis žingsnis renkantis sistemą – tikslus dokumentų auditas: turite žinoti ne tik dokumentų tipus, bet ir jų kiekius bei pasirašymo dažnumą.

Pirmiausia verta nusistatyti savo elektroninių dokumentų apimtį ir tipus. Kiek turite sutarčių, sąskaitų, personalo dokumentų? Ar reikia valdyti kelias skirtingas dokumentų versijas? Šis žingsnis padės suprasti, kokių funkcijų jums tikrai reikia. Mūsų komanda dažnai mato, kad įmonės net neįsivaizduoja, kiek iš tiesų dokumentų srautų laukia automatizavimo. Tikslus poreikių įvertinimas – raktas į efektyvumą.

• Dažna klaida – ieškoti sistemos nežinant realaus poreikio. Jums reikia įrankio, kuris spręstų konkrečias problemas, o ne kurtų naujas. Rekomenduojame susidaryti paprastą lentelę:

2. Rinkitės sistemas su aktualiomis funkcijomis

Moderni DVS privalo siūlyti daugiau nei failų saugyklą – ieškokite automatizavimo, DI asistentų ir lanksčių pasirašymo galimybių.

• Elektroninis dokumentų kūrimas ir redagavimas;
• Dokumento kelionės automatizavimas;
• Pasirašymas planšetėje arba elektroninių žurnalų pildymas;
• Kvalifikuotas elektroninis parašas;
• Mobilioji prieiga;
• Periodiniai pasirašymai;
• AI asistentas;
• Pasirašymo būsenų sekimas;
• API sąsaja.

Jūsų tikslas – sistema, kuri dirba už jus. Jei funkcija mažina rankinį darbą, ji yra verta investicijos.

3. Patikrinkite naudojimo paprastumą ir mokymosi greitį

Labai svarbu, kad elektroninių dokumentų valdymo sprendimas būtų aiškus ir greitai perprantamas. Jei sistema sudėtinga, darbas užtrunka – klaidų tikimybė didėja. Mes dažnai rekomenduojame išbandyti demonstracinę versiją, paprašyti, kad keletas darbuotojų ją pabandytų praktiškai ir atsilieptų apie patogumą.

Raktiniai patogumo aspektai:

• Intuityvus meniu ir aiški paieškos funkcija;
• Lengvas dokumentų kūrimas;
• Paprasta dalintis dokumentais su kolegomis;

Geriausia sistema yra ta, kurios nereikia mokytis. Paprastumas mažina klaidų tikimybę ir didina komandos efektyvumą.

4. Įvertinkite dokumentų valdymo sistemos integracijos ir augimo galimybes

DVS negali veikti izoliuotai – ji privalo turėti API sąsajas ir jungtis su jūsų buhalterinėmis, CRM ar ERP sistemomis.

Verslui augant, dokumentų srautai didėja. Svarbu, kad sistema būtų keičiamo dydžio (angl. scalable) ir palaikytų debesijos sprendimus.

Praktiški žingsniai:

• Pasikalbėkite su IT specialistais apie suderinamumą;
• Išsiaiškinkite, ar planuojami verslo plėtros projektai suderinami su pasirinkta DVS;
• Rinkitės sprendimą, kuris palaiko debesijos paslaugas ir AI funkcijas.

Integracijos yra raktas į automatizaciją. Izoliuota sistema ilgainiui taps stabdžiu jūsų procesams.

5. Nepraleiskite elektroninio parašo funkcionalumo

Integruotas kvalifikuotas elektroninis parašas yra būtina sąlyga teisiniam dokumentų validumui ir procesų greičiui.

Dokumentų valdymas be parašo yra tik pusė darbo. Gera sistema leidžia pasirašyti dokumentą toje pačioje aplinkoje, kur jis ir sukurtas.

Ką verta tikrinti:

• Ar elektroninio parašo palaikymas integruotas visiems dokumentų tipams?
• Ar siūloma sprendimo nuotolinio pasirašymo galimybė?
• Kokius elektroninio parašo tipus palaiko programa? Smart ID, Mobile ID, LT ID, rankinį parašą.
• Kaip sprendimas tvarko pasirašytų dokumentų archyvavimą?

El. parašas paverčia DVS pilnaverčiu biuru be popieriaus. Tai taupo kaštus spausdinimui ir siuntimui.

6. Raskite optimalų kainos ir naudos santykį

Vertinkite ne tik mėnesinį mokestį, bet ir investicijos grąžą (ROI) per sutaupytą darbuotojų laiką bei kanceliarines išlaidas.

Pigiausias sprendimas dažnai turi paslėptų kaštų (pvz., brangus diegimas, mokami atnaujinimai ar prastas palaikymas).

Kainos skaičiavimas:

• Palyginkite įvairių tiekėjų įkainius ir planus.
• Įvertinkite apmokymų, palaikymo ir papildomų funkcijų kainas.

 Investicija į profesionalią DVS atsiperka greitai, jei ji realiai eliminuoja rankinį darbą.

7. Atraskite ZebraSign privalumus

„ZebraSign“ išsiskiria kaip „viskas viename“ platforma: dokumentų valdymas, saugus archyvavimas ir visų tipų el. parašai vienoje vietoje.

ZebraSign sprendimas padeda šimtams įmonių tvarkyti elektroninius dokumentus greičiau, saugiau ir be papildomo vargo. Automatinė dokumentų kelionė, saugus dokumentų saugojimas ir paprastai naudojamas elektroninis parašas – mūsų kasdienybė. Klientai vertina tai, kad sprendimas lengvai integruojamas, pritaikomas tiek mažoms, tiek didelėms komandoms.

Kuo ZebraSign išskirtinis:

• Centralizuotas elektroninių dokumentų saugojimas ir valdymas;
• Didelis funkcionalumų skaičius;
• Aukščiausio lygio prieigos ir saugumo valdymo įrankiai.

„ZebraSign“ siūlo balansą tarp galingo funkcionalumo ir naudojimo paprastumo, kas yra reta rinkoje.

8. Pasitarkite su komanda ir išbandykite sprendimą praktiškai

Geriausias būdas įvertinti sistemą – išbandyti jos bandomąją versiją (trial) su realiais įmonės dokumentais prieš perkant.

Greiti testavimo patarimai:

• Duokite sistemą pabandyti tiems, kas su ja dirbs kasdien (administratoriams, vadybininkams).
• Pabandykite atlikti pilną ciklą: įkelti -> redaguoti -> išsiųsti pasirašyti -> archyvuoti.

Praktinis testas per kelias valandas atskleis sistemos privalumus ir trūkumus geriau nei mėnuo derybų.

Apibendrinimas

Svarbiausi žingsniai renkantis elektroninių dokumentų valdymo sprendimą – aiškiai įvertinti savo poreikius ir pasirinkti funkcionalų, saugų bei lengvai integruojamą sprendimą. Naudodami patikimą įrankį ZebraSign, jūsų elektroniniai dokumentai taps tvarkingi, saugūs ir pasiekiami jūsų komandai vos keliais paspaudimais. Tai padės taupyti laiką ir užtikrinti teisinį dokumentų vientisumą kiekviename verslo procese.

Dar nesinaudojate ZebraSign el. parašu? Galbūt dabar – kaip tik tinkamas metas pradėti! Išbandykite ZebraSign patys arba susisiekite ir rasime geriausią sprendimą Jūsų organizacijai!