Šiuolaikinis verslas vis sparčiau keliasi į skaitmeninę erdvę, todėl efektyvus dokumentų valdymas tampa svarbia darbo dalimi. Elektroninis parašas leidžia įmonėms greitai ir lengvai pasirašyti sutartis, atsisakyti perteklinės biurokratijos ir pereiti prie skaitmeninių dokumentų. Tai lengvas būdas suteikti modernią patirtį savo klientams ir išlaikyti įmonės konkurencingumą sparčiai besikeičiančiose rinkose.

Dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu leidžia atsisakyti popierinių dokumentų kopijų, o visi dokumentai gali būti lengvai saugomi skaitmeniniu būdu. Elektroniniu būdu galimas įvairių dokumentų formatų pasirašymas, įskaitant Word, PDF ir PNG, tačiau PDF formatas yra dažniausiai pasitaikantis ir labiausiai naudojamas. Dėl šios priežasties naudotojams vis iškyla klausimas, kaip greitai ir lengvai pasirašyti PDF dokumentą elektroniniu parašu?

Šiame straipsnyje pasidalinsime, kokias priemones naudoti, kad elektroninis pasirašymas būtų sklandus ir paprastas bei kokias pasirašymo platformas rinktis.

Kas yra elektroninis parašas?

Elektroninis parašas – tai skaitmeninis būdas pasirašyti dokumentus. Paprasčiau tariant, tai lyg tradicinis parašas ant popieriaus, tik elektroninėje erdvėje. Elektroniniu parašu greitai ir saugiai pasirašysite sutartis, prašymus ar kitus svarbius dokumentus neišeinant iš namų ar biuro.

Pagal Europos Sąjungos eIDAS reglamentą, elektroniniai parašai skirstomi į tris kategorijas. Paprastasis (pavyzdžiui, įrašyto vardo ar įklijuotas parašo atvaizdas), pažangus ir kvalifikuotas elektroninis parašas, kuris suteikia aukščiausią saugumo lygį ir teisinį pripažinimą. Prieš pasirašant svarbias sutartis, svarbu suprasti šių parašų skirtumus. Daugiau apie elektroninį parašą ir kur jis naudojamas galite sužinoti čia.

Kodėl PDF dokumentus verta pasirašyti elektroniniu parašu?

Verslo pasaulyje laikas yra brangiausias resursas, todėl ilgai trunkantys administraciniai procesai gali mažinti tiek Jūsų, tiek komandos efektyvumą. Kiekvienas siekiantis būti priekyje ieško būdų, kaip optimizuoti kasdienes užduotis, o dokumentų pasirašymas – viena iš sričių, kur be didelių pastangų galima lengvai sutaupyti laiko.

Elektroninis parašas leidžia pasirašyti PDF dokumentus greitai, saugiai ir be popierinių kopijų ar fizinių susitikimų. Tai ypač aktualu dirbant nuotoliniu būdu arba bendradarbiaujant su partneriais skirtingose pasaulio vietose. Be to, pasirašyti dokumentai automatiškai išsaugomi vienoje vietoje, todėl jų nereikia ieškoti el. pašto prieduose ar skirtingose sistemose – dokumentai centralizuoti ir lengvai pasiekiami, kai tik reikia.

Kaip pasirašyti PDF dokumentą elektroniniu parašu?

PDF dokumentų pasirašymas ZebraSign platformoje labai paprastas. Norėdami pasirašyti PDF dokumentą, atlikite šiuos paprastus žingsnius:

1. Prisijunkite prie ZebraSign sistemos.
2. Įkelkite PDF dokumentą – įkelkite norimą pasirašyti PDF dokumentą.
3. Pridėkite pasirašančiuosius – nurodykite, kas turėtų pasirašyti dokumentą. Galite pasirašyti patys arba pakviesti kitus, tiesiog įvesdami jų el. pašto adresus.
4. Pasirašykite dokumentą – naudokite tinkamiausią pasirašymo būdą. Rinkitės tarp Smart ID, Mobiliojo parašo ar elektroninio parašo su laiko žyma.
5. Atsisiųskite arba saugokite pasirašytą dokumentą – pasirašytas dokumentas bus automatiškai saugomas ZebraSign sistemoje, o prireikus galėsite lengvai atsisiųsti į savo įrenginį bet kuriuo metu.

Kaip išsirinkti tinkamiausią elektroninių dokumentų pasirašymo platformą?

Renkantis elektroninio pasirašymo platformą svarbu atkreipti dėmesį ne tik į tai, ar ji leidžia pasirašyti PDF dokumentus, bet ir į turimus apribojimus. Kai kurios platformos leidžia naudotis tik ribotu kiekiu kvalifikuotų parašų per mėnesį, kitos suteikia mažai vietos dokumentų saugojimui arba siūlo vos kelis pasirašymo sprendimus. Taip pat verta pasidomėti, kokius parašo būdus palaiko pasirinkta platforma. Pavyzdžiui, nuo 2025 metų Liepos 1 d. GoSign nebepalaikys pasirašymo su mobiliuoju parašu, todėl įmonės nebegalės nemokamai pasirašyti šiuo elektroninių dokumentų pasirašymo būdu. Tokie apribojimai gali apsunkinti kasdienį darbą. Jei šis pasirašymo būdas Jums svarbus, verta ieškoti lankstesnių alternatyvų.

Vienintelė platforma pilnai dokumentų skaitmenizacijai – ZebraSign, leidžianti pasirašyti dokumentus Smart ID, mobiliuoju parašu ar netgi rankiniu biometriniu parašu su laiko žyma ir neribotai naudotis nemokamu rankiniu parašu. Be to, pasirašyti dokumentai išlieka sistemoje, tad nereikės jų vėliau ieškoti tarp daugybės failų kompiuteryje. Renkantis platformą, pagalvokite, kaip dažnai pasirašote dokumentus, kokius pasirašymo būdus naudojate ir ar svarbu turėti patogią vietą visiems dokumentams saugoti. Taip galėsite pasirinkti sprendimą, kuris geriausiai atitinka Jūsų poreikius.

ZebraSign suteikia daugiau nei tik paprastą parašo funkciją – tai lanksti elektroninių dokumentų platforma, prisitaikanti prie Jūsų darbo pobūdžio ir kasdienių užduočių, kad dokumentų valdymas būtų greitas ir patogus. Tai universali platforma, pritaikanti elektroninį pasirašymą pagal individualius poreikius: 

Pasirašymas planšetėje – idealus sprendimas dirbant kelyje ar klientų aptarnavimo vietose. Klientai galės lengvai užpildyti iš anksto paruoštas šablonines formas tiesiog planšetės ekrane.

Pasirašymas spausdintuvu – lengvas būdas pasirašyti įvairaus formato – Word, PDF ar PNG – dokumentus automatiškai juos konvertuojant į PDF. Tai puikus sprendimas tiems, kas pasirašo daug dokumentų ir tai nori daryti dar efektyviau.

Pasirašymas žurnaluose – tam tikrose srityse, pavyzdžiui, medicinoje ar statybose, svarbu fiksuoti veiksmus pasirašant specialiuose registracijų arba darbų saugos žurnaluose. Su ZebraSign tai padarysite greitai, išsaugant pasirašytą turinį skaitmeniniu formatu.

Pasirašykite elektroninius dokumentus vos keliais žingsniais su ZebraSign!

Elektroninis parašas leidžia greitai ir saugiai pasirašyti PDF dokumentus, optimizuojant verslo procesus ir atsisakant popierinių dokumentų. Svarbu pasirinkti tinkamą pasirašymo platformą, atsižvelgiant į palaikomus parašo būdus ir naudojimo sąlygas. ZebraSign yra lankstus sprendimas, leidžiantis patogiai pasirašyti PDF dokumentus Smart ID, mobiliuoju parašu ar rankiniu parašu su laiko žyma. Pasirinkus tinkamą įrankį, dokumentų valdymas tampa efektyvesnis, o pasirašymo procesas – paprastesnis ir greitesnis.

Dar neišbandėte elektroninio dokumentų pasirašymo ZebraSign platformoje? Išbandykite jau dabar!