Kasdien didėjant elektroninių dokumentų populiarumui, kyla vis daugiau patogių būdų pasirašyti dokumentus. Vienas iš dažnai pasitaikančių poreikių – pasirašyti Word formato dokumentus, ypač kai šiuose dokumentuose reikia įvesti papildomą informaciją. Šiuolaikinių technologijų dėka tai padaryti galite greitai ir patogiai.

Šiame straipsnyje aptarsime skirtingus Word dokumentų pasirašymo metodus, dažniausiai pasitaikančias problemas ir elektroninių parašų svarbą.

Nesaugus skenuoto dokumento ar parašo nuotraukos įkėlimas

Norint pasirašyti elektroninį dokumentą, tačiau nežinant, kaip tai tinkamai padaryti, imamasi įvairių sprendimų. Daugelis žmonių vis dar pasirašo Word formato dokumentus skenuodami pasirašytus ar įkeldami savo ranka rašyto parašo nuotrauką, tačiau tokie metodai nėra saugūs ir gali sukelti rimtų problemų. Nuotraukos įkėlimas sukuria tik vizualų įspūdį, kad dokumentas yra pasirašytas, tačiau toks parašas nėra susietas su jokiais skaitmeniniais sertifikatais, kurie užtikrintų jo autentiškumą. Tai reiškia, kad bet kas, turintis prieigą prie jūsų parašo atvaizdo, gali jį nukopijuoti ir panaudoti kituose dokumentuose be jūsų žinios.

Skenuoti pasirašyti dokumentai nėra laikomi patikimais dėl kelių priežasčių:

1. Neužtikrinamas vientisumas – skenuotus dokumentus galima nesudėtingai redaguoti naudojant grafinio redagavimo programas, todėl nėra garantijos, kad po pasirašymo dokumentas nebus pakeistas.
2. Lengva suklastoti – skenuotą dokumentą ir jame esantį parašą galima iškirpti ir platinti be savininko žinios, jį naudoti sudarant kitas sutartis.
3. Skenuotų parašų negalima patikrinti – jei dokumentas buvo pasirašytas popieriuje ir nuskenuotas, jo autentiškumo negalima patikrinti.

Parašo nuotrauka nėra patikima, nes:

• Neapsaugo nuo dokumento klastojimo ar pakeitimų.
• Nėra susieta su pasirašymo data ir pasirašiusiu asmeniu.
• Neturi juridinės galios be papildomo patvirtinimo.
  

Skenuoto parašo ar nuotraukos įkėlimas kaip elektroninio dokumento pasirašymo būdas nėra saugus, kadangi jis nesuteikia jokios teisinės ar technologinės apsaugos nuo klastojimo. Tokiu atveju Word tipo dokumentas lieka lengvai redaguojamas, o įkeltą parašą galima nukopijuoti ar tiesiog pakeisti. Dėl šios priežasties rekomenduojama naudoti elektroninius parašus pasirašant PDF formato dokumentus. 

Elektroniniai parašai ir kur jie naudojami

Elektroninis parašas – tai Jūsų parašas elektroninėje erdvėje. Šiuo parašu pasirašyti dokumentai leidžia greičiau dalintis svarbiais dokumentais ir lengvai pasirašyti sutartis, sutikimus ar kitus oficialius dokumentus. Šie dokumentai yra plačiai naudojami:

• Versle, siekiant efektyvinti dokumentų pasirašymo procesą ir sumažinti popierinių dokumentų kiekį.
• Valstybinėse institucijose, kur būtina užtikrinti greitą ir patikimą dokumentų patvirtinimą.
• Kasdienėje veikloje, pvz., pasirašant nuomos sutartis, prašymus ar kitas oficialias sutartis.

Word dokumentų pasirašymas elektroninio pasirašymo platformose

Word dokumentai (doc, docx) nėra tinkami pasirašymui, nes jie gali būti lengvai redaguojami kitos šalies atstovų. Dėl šios priežasties, įkeliant Word dokumentą į elektroninio pasirašymo sistemą, jis automatiškai konvertuojamas į ADOC formatą. Tai – „konteineris“, į kurį įdedamas pasirašomas failas. Pavyzdžiui, jei pasirašote dokumentą „dokumentas.docx“ arba „dokumentas.doc“, po pasirašymo jis tampa „dokumentas.adoc“. Tai reiškia, kad dokumentas buvo pasirašytas elektroniniu parašu ir yra apsaugotas nuo pakeitimų. Vis dėlto, jei norima išvengti bet kokių konvertavimo procesų ir garantuoti, kad dokumento turinys išliks nepakitęs, geriausia naudoti PDF formatą, kuris iš anksto užtikrina fiksuotą dokumento išvaizdą ir neleidžia jo lengvai redaguoti.

Dokumento konvertavimas į PDF

Kaip ir minėjome, PDF formatas šiuo atžvilgiu yra patikimesnis. Word dokumentuose galima naudoti įterptą elektroninį parašą per „Microsoft Office“ funkcijas, tačiau šis būdas nesuteikia tokio aukšto saugumo lygio kaip PDF dokumentas pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu. Svarbu paminėti, jog Word dokumentai yra lengvai redaguojami, todėl pasirašyto dokumento turinys gali būti pakeistas, o parašas – negaliojantis. Dėl šios priežasties, nors pasirašyti Word dokumentą įmanoma, rekomenduojama konvertuoti jį į PDF prieš pasirašant, taip užtikrinant dokumento autentiškumą ir vientisumą.

Kaip konvertuoti Word į PDF?

1. Atidarykite dokumentą „Word“ programoje.
2. Pasirinkite „File“ (Failas) > „Save As“ (Išsaugoti kaip).
3. Pasirinkite PDF formatą iš galimų failo tipų.
4. Paspauskite „Save“ (Išsaugoti).
   

Arba:

1. Spauskite „CTRL+P“
2. Pasirinkite „Destination“ (Kryptis) arba „Printer“ (Spausdintuvas) ir „Save as PDF” (Saugoti kaip PDF).

Pasirašymas keliant dokumentą į sistemą

Elektroninės pasirašymo platformos leidžia įkelti PDF dokumentus ir juos pasirašyti tiesiogiai internete. Tokios sistemos kaip DocuSign, Adobe Sign ir ZebraSign leidžia užtikrinti dokumentų autentiškumą ir vientisumą.

Kaip pasirašyti PDF dokumentą elektroniniu parašu?

1. Įkelkite dokumentą į ZebraSign platformą.
2. Pasirinkite pasirašančiuosius.
3. Pasirinkite pasirašymo būdą (pvz. Smart-ID, mobiliu parašu arba rankiniu parašu) ir užtempkite pildomus laukus. 
4. Pasirašykite dokumentą.
   

Visi elektroniniu parašu pasirašyti dokumentai saugomi ZebraSign platformoje ir prieinami bet kuriuo metu. Lengvesniam jų saugojimui ir filtravimui, galite priskirti norimas žymas ir aplankus. Tai ypač patogu įmonėms, kasdien susiduriančioms su dideliais dokumentų kiekiais.

Word dokumento pasirašymas lengvai!

Dažnai pasirašantiems elektroninius dokumentus ir norintiems tai daryti itin greitai, rekomenduojame išbandyti ZebraSign spausdintuvą. Vos per kelias akimirkas pasirašysite Word, PDF, paveikslėlio ar kitokio formato dokumentą automatiškai konvertuojant į PDF, tiesiog savo kompiuterio ekrane. Šis sprendimas itin paprastas ir intuityvus, nereikalaujantis prisijungimo į sistemą ir dokumento įkėlimo. ZebraSign spausdintuvu galite pasirašyti dokumentą naudojant kvalifikuotą elektroninį parašą arba parašą ranka su laiko žyma planšetėje.

Greito pasirašymo žingsniai su ZebraSign spausdintuvu:

• Parsisiųskite ir įsidiekite ZebraSign spausdintuvą.
• Norint pasirašyti dokumentą bet kurioje programoje (Word, el. laiške, Google Docs ir kt.), spauskite „CTRL+P“.
• Atsidarius spausdinimo langui, Jūsų dokumentas bus konvertuotas į PDF formatą. 
• Pasirinkite ZebraSign spausdintuvą, spauskite “spausdinti”.
• Atsidariusiame ZebraSign spausdintuvo lange pasirinkite pasirašančiuosius ir pasirašykite dokumentą. Dokumentas bus automatiškai saugomas ZebraSign platformoje, elektroniniu formatu.
  

Šis pasirašymo būdas leidžia itin greitai ir intuityviai pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu, sutaupant papildomus konvertavimo ir kėlimo į sistemą žingsnius. Be to, sumažėja ir išlaidos, susijusios su popieriumi, rašalu ir visa spausdinimo įranga bei fizine vieta dokumentų archyvavimui. 

ZebraSign — Jūsų sprendimas efektyviam dokumentų pasirašymui

Elektroniniai parašai yra ne tik modernus, bet ir saugus būdas pasirašyti dokumentus, taupant laiką ir administracinius išteklius. Pasitelkę skaitmeninius sprendimus, tokius kaip ZebraSign, galite lengvai pasirašyti visus reikiamus dokumentus internete, vos keliais spustelėjimais.

Jei dar neišbandėte elektroninio parašo, dabar puikus metas išbandyti patogesnį elektroninių dokumentų pasirašymą.

Pradėkite pasirašyti savo dokumentus su ZebraSign.