Kvalifikuotas elektroninis parašas – kada jis reikalingas?

Kvalifikuotas elektroninis parašas – tai aukščiausio lygio elektroninis parašas, kuris teisiškai prilygsta ranka rašytam parašui visoje Europos Sąjungoje. Jis sukuriamas naudojant kvalifikuotą sertifikatą ir specialią parašo kūrimo priemonę, pavyzdžiui, Smart-ID, Mobilųjį parašą ar USB raktą su sertifikatu. Kvalifikuotas elektroninis parašas atitinka eIDAS reglamento reikalavimus ir užtikrina didžiausią saugumą.

Kada kvalifikuotas elektroninis parašas yra būtinas?

1. Teisiniai dokumentai ir sutartys
Kvalifikuotas elektroninis parašas būtinas pasirašant dokumentus, kuriems keliami aukščiausi teisinės galios reikalavimai:

• Sutarčių sudarymas tarp įmonių ar su valstybės institucijomis;
• Viešieji pirkimai;
• Notariniai dokumentai;
• Įgaliojimai, įstatai, protokolai.

2. Finansinės operacijos ir deklaracijos
Kvalifikuotas elektroninis parašas plačiai naudojamas pasirašant finansinius dokumentus ir deklaracijas:

• Mokesčių deklaravimas VMI;
• Finansinės ataskaitos;
• Mokėjimo pavedimai;

3. Valstybinės paslaugos
Dauguma valstybinių institucijų Lietuvoje priima tik kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytus dokumentus:

• Registrų centro paslaugos;
• Sodros pažymos;
• Elektroninis balsavimas;

4. Tarptautiniai sandoriai
Kadangi kvalifikuotas elektroninis parašas galioja visoje ES, jis aktualus pasirašant dokumentus su užsienio partneriais ar dalyvaujant ES projektuose.

5. Ilgalaikis dokumentų saugojimas
Dokumentai, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu su kvalifikuota laiko žyma, yra tinkami ilgalaikiam saugojimui – galima įrodyti, kad dokumentas nebuvo pakeistas nuo pasirašymo momento.

Kuo skiriasi kvalifikuotas elektroninis parašas nuo kitų?

Paprastas elektroninis parašas tinka kasdienėms situacijoms, kai nereikia aukščiausio saugumo ar teisinės galios. Išplėstinis elektroninis parašas turi daugiau saugumo elementų, tačiau teisiškai neprilygsta kvalifikuotam elektroniniam parašui.

Kvalifikuotas elektroninis parašas:

• Prilygsta ranka rašytam parašui;
• Naudoja kvalifikuotą sertifikatą ir saugią parašo kūrimo priemonę;
• Dažniausiai automatiškai prideda kvalifikuotą laiko žymą;
• Yra pripažįstamas visoje ES.

Kaip atpažinti kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytą dokumentą?

Dokumente galima rasti informacijos apie parašo tipą, sertifikatą, pasirašymo laiką. Kvalifikuotą elektroninį parašą patikrinti galima per viešas sistemas (pvz., Registrų centro ar VMI įrankius, ZebraSign platformą).

Kodėl verta rinktis kvalifikuotą elektroninį parašą?

• Saugu. Kvalifikuotas elektroninis parašas yra saugiausias parašo tipas, apsaugantis nuo klastojimo ir užtikrinantis naudotojo tapatybės patvirtinimą.
• Teisinė galia. Dokumentai su kvalifikuotu elektroniniu parašu pripažįstami visoje ES ir turi pilną juridinę galią.
• Universalumas: Tinka tiek verslui, tiek asmeniniams, tiek tarptautiniams dokumentams.

Kada tinka paprastasis elektroninis parašas?

Nors kvalifikuotas elektroninis parašas užtikrina aukščiausią saugumą ir teisinę galią, daugeliu kasdienių atvejų visiškai pakanka paprastojo elektroninio parašo. Paprastasis elektroninis parašas tinka situacijose, kai nėra reikalaujama ypatingo saugumo ar juridinio patvirtinimo:

• Vidaus įmonės dokumentams (pvz., atostogų prašymai, vidiniai įsakymai);
• Susitarimams tarp pažįstamų šalių, kai abi pusės pasitiki viena kita;
• Paslaugų užsakymams, registracijoms, užklausoms internetu;
• Sutikimams ar patvirtinimams, kai nereikia pilnos teisinės galios;

Paprastasis elektroninis parašas yra greitas, patogus ir dažnai visiškai nemokamas sprendimas. Jis leidžia efektyviai tvarkyti kasdienius procesus be papildomų išlaidų. Svarbu įvertinti, ar dokumentui tikrai reikalingas aukščiausias saugumo lygis – jei ne, paprastasis parašas gali būti praktiškas ir ekonomiškas pasirinkimas.

ZebraSign platformoje galite išbandyti dokumentų pasirašymą tiek kvalifikuotu elektroniniu parašu, tiek rankiniu parašu su laiko žyma – tai leidžia pasirinkti saugiausią ir patogiausią sprendimą Jūsų poreikiams.

Apibendrinimas

Kvalifikuotas elektroninis parašas aktualus, kai reikia užtikrinti aukščiausią saugumą ir teisinę galią – nuo sutarčių ir valstybinių dokumentų iki finansinių operacijų ar ilgalaikio dokumentų saugojimo. Kasdieniams poreikiams tinka paprastasis el. parašas, kuris leidžia tvarkyti dokumentus greitai ir nemokamai. Įvertinkite savo poreikius, pasinaudokite praktiniais patarimais ir pasirinkite optimalų sprendimą – taip ne tik užtikrinsite dokumentų saugumą, bet ir sutaupysite laiko bei išlaidų.