Elektroniniai dokumentai jau seniai tapo neatsiejama tiek verslo, tiek kasdienio gyvenimo dalimi. Teikiant dokumentus pasirašymui valstybinėms institucijoms, tvarkant asmeninius reikalus ar tiesiog pasirašant elektroninius dokumentus versle – kvalifikuotas el. parašas suteikia galimybę tai padaryti greitai, saugiai ir patogiai. Tačiau kyla natūralus klausimas – kokį sprendimą pasirinkti?

Viena populiariausių elektroninio kvalifikuoto pasirašymo priemonių Lietuvoje ir Baltijos šalyse yra pasirašymas su Smart ID. Tai patvirtina ir RRT atliktas tyrimas: 2023 metais net 72% lietuvių, naudojusių kvalifikuotą el. parašą, rinkosi būtent Smart ID. Asmens tapatybės kortelę naudojo 21%, o SIM kortelę (Mobilųjį parašą) – 14%. Tuo tarpu lustinės kortelės ar USB kriptografiniai raktai sulaukė vos 10% vartotojų dėmesio.

Akivaizdu, kad pasirašymas su Smart ID ir toliau išlieka patikima ir patogi elektroninės atpažinties priemonė. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip veikia Smart ID, kaip juo pasirašyti elektroninius dokumentus bei atsakysime į kitus aktualius klausimus, kurie padės jums lengviau ir užtikrinčiau tvarkyti savo elektroninius dokumentus.

* Duomenys paremti RRT tyrimu.

Kas yra Smart ID?

Smart ID – tai patogus, saugus ir greitas elektroninis identifikavimo sprendimas, leidžiantis prisijungti prie internetinės bankininkystės, valstybinių institucijų sistemų bei kitų internetinių paslaugų, pasirašyti dokumentus elektroniniu parašu.

Smart ID pasirašyti parašai pripažįstami visose ES valstybėse ir turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašyti parašai. Šis sprendimas veikia be fizinės kortelės ar skaitytuvo – viskas, ko reikia, tai išmanusis telefonas su įdiegta Smart ID programėle.

Naudojantis Smart ID, autentifikavimas ir dokumentų pasirašymas vyksta naudojant dviejų lygių PIN kodus: pirmasis PIN skirtas prisijungimui prie paslaugų, o antrasis – dokumentų pasirašymui. Tokiu būdu užtikrinamas aukštas saugumo lygis, nes net ir praradus telefoną, be PIN kodų trečiosios šalys negalės pasinaudoti Jūsų paskyra.

Kam naudojamas Smart ID?

Nuo 2018 m. lapkričio 8 d. Smart ID yra pripažinta kaip kvalifikuoto elektroninio parašo kūrimo įrenginys (QSCD). Tai reiškia, kad Smart ID sukurtas elektroninis parašas turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašyti parašai ir yra pripažįstami visoje Europos Sąjungoje. Tai leidžia saugiai pasirašyti dokumentus tarp įvairių šalių, nuotoliniu būdu. 

• Tapatybei patvirtinti, prisijungiant prie elektroninės bankininkystės, e. paslaugų ar kitų privačių paslaugų.
• Pasirašymui su elektroniniu parašu, pasirašant teisiškai galiojančius dokumentus greitai ir patogiai.

Kaip veikia Smart ID?

Smart ID – tai išmanioji programėlė, kuri leidžia patogiai ir saugiai prisijungti prie elektroninių paslaugų bei patvirtinti operacijas. Ją galima parsisiųsti ir naudoti išmaniajame telefone ar planšetėje.

• Norėdami prisijungti prie paslaugos, pirmiausiai pasirinkite Smart ID, kaip prisijungimo būdą. 
• Įveskite savo duomenis. 
• Norėdamai sėkmingai autentifikuotis, įveskite tam skirtą PIN1 kodą. 
• Sėkmingai autentifikavus, būsite nuvesti į pasirinktą paslaugą. Norėdami pasirašyti, įveskite PIN2 kodą skirtą operacijų patvirtinimui ir dokumentų pasirašymui. 
  

Svarbu įsitikinti, kad ekrane rodomi kodai sutampa su informacija programėlėje.

Elektroninių dokumentų pasirašymas su Mobiliu parašu

Mobilusis parašas (Mobile-ID) – tai alternatyvus ir patikimas būdas tapatybės patvirtinimui bei elektroninių dokumentų pasirašymui. Norint pradėti juo naudotis, būtina kreiptis į savo mobiliojo ryšio operatorių salonus, tokius kaip Telia, Bitė ar Tele2, kur bus suteikta speciali SIM kortelė su įdiegtais kriptografiniais raktiniais duomenimis.

Kam naudojamas mobilus parašas?

Mobilųjį parašą galima naudoti prisijungiant prie bankų sistemų (SEB, Swedbank, Luminor ir kt.), elektroninių dokumentų pasirašymo platformų (El. valdžios vartai, LR savivaldybės, VĮ Registrų centras, Sodra ir kt.) bei kitų internetinių paslaugų. Su mobiliu parašu pasirašomi elektroniniai parašai prilygsta ranka rašytam parašui ir atitinka Europos Sąjungos „eIDAS“ reglamento reikalavimus.

Kaip veikia mobilus parašas?

Naudojantis mobiliuoju parašu, visi veiksmai vyksta per SIM kortelę, todėl nereikia jokių papildomų programėlių – pakanka turėti mobiliojo ryšio signalą. Jungiantis prie elektroninių paslaugų ar patvirtinant operacijas, naudotojas gauna patvirtinimo užklausą telefone, į kurią atsakant reikia įvesti PIN1 kodą autentifikacijai arba PIN2 kodą elektroniniam parašui. 

Svarbu pažymėti, kad Mobilųjį parašą galima naudoti tiek išmaniuosiuose, tiek mygtukiniuose telefonuose, jei tik įdiegta palaikoma SIM kortelė. Dėl šio universalumo ir saugumo mobilusis parašas yra plačiai naudojamas tiek asmeniniams, tiek verslo bei viešojo sektoriaus poreikiams.

Kaip pasirašyti dokumentus naudojant Smart ID arba Mobilųjį parašą?

ZebraSign platforma suteikia galimybę pasirašyti dokumentus saugiai ir greitai, naudojant Smart ID, mobilųjį parašą arba rankinį parašą su laiko žyma. Tai leidžia lengvai sudaryti sutartis, patvirtinti oficialius dokumentus ar keistis svarbia informacija nuotoliniu būdu.

Pasirašymo būdai

1. Elektroninių dokumentų pasirašymas internetu

ZebraSign platformoje galima pasirašyti dokumentus įvairiais formatais, įskaitant PDF, ADoc ir ASiC. Tai galima padaryti tiesiog interneto naršyklėje, nesvarbu, ar naudojate kompiuterį, ar išmanųjį telefoną.

Kaip tai veikia ZebraSign platformoje?

1. Atsidarykite ZebraSign platformą adresu app.zebrasign.com.
2. Prisijunkite prie ZebraSign sistemos.
3. Įkelkite dokumentą  (PDF, ADoc, ASiC), kurį norite pasirašyti į sistemą.
4. Pridėkite pasirašančiuosius. Pridėkite save arba kitus, kurie gaus kvietimą pasirašyti dokumente.
5. Jei naudojate Smart ID, įveskite savo asmens kodą ir pasirašykite įvesdami PIN2 kodą.
6. Jei naudojate mobilųjį parašą, įveskite savo asmens kodą bei telefono numerį ir patvirtinkite sPIN2 kodu.
7. Jei naudojate pasirašymą su laiko žyma, pasirašykite esančiame ekrane.
8. Pasirašius, dokumentas automatiškai įgauna teisinę galią ir yra saugomas ZebraSign platformoje.

Šis būdas veikia panašiai kaip prisijungimas prie bankų ar kitų elektroninių paslaugų naudojant Smart ID arba mobilųjį parašą.

2. Elektroninių dokumentų pasirašymas telefonu

ZebraSign platformą galima naudoti ne tik naršyklėje, bet ir mobiliuosiuose įrenginiuose. „iOS” vartotojai gali dar patogiau pasirašyti dokumentus atsisiųsdami ZebraSign programėlę iš „App Store“, o Android – „Google Play”.

Kaip pasirašyti dokumentus telefonu?

Kaip pasirašyti dokumentus telefonu ZebraSign platformoje?

• Atsisiųskite ZebraSign programėlę iš „App Store“ arba „Google Play”.
• Prisijunkite prie savo paskyros.
• Įkelkite dokumentą.
• Pridėkite pasirašančiuosius.
• Pasirinkite pasirašymo būdą.
• Patvirtinkite pasirašymą savo telefone su Smart ID, mobiliu parašu arba parašu ranka su laiko žyma.

Dažniausiai užduodami klausimai apie Smart ID naudojimą dokumentų pasirašymui

Ar mano Smart ID paskyra tinkama dokumentų pasirašymui?

Norėdami įsitikinti, ar jūsų Smart ID paskyra tinkama dokumentų pasirašymui, atverkite programėlę ir eikite į naudotojo informaciją („User info“). Čia galite patikrinti savo paskyros tipą. Jei matote žymą „Smart ID kvalifikuotas elektroninis parašas“ („Smart ID Qualified Electronic Signature“), jūsų paskyra yra tinkama elektroniniam parašui.

Jei tokios informacijos nėra, turite atnaujinti paskyros lygį. Tai galite padaryti keliais žingsniais:

1. Įsitikinkite, kad naudojate naujausią Smart ID programėlės versiją – jei ne, atnaujinkite ją per „Google Play“ ar „App Store“.
2. Pašalinkite esamą paskyrą.
3. Iš naujo užregistruokite paskyrą, patvirtindami savo tapatybę per internetinę bankininkystę arba kitą Jums patogų būdą.

Atlikę šiuos veiksmus, galėsite naudoti Smart ID ne tik tapatybės patvirtinimui, bet ir teisėtai pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu.

Kokius dokumentų formatus galima pasirašyti?

ZebraSign platformoje galėsite pasirašyti įvairius dokumentų formatus, tokius kaip PDF, Adoc ir ASiC. Be to, naudojant ZebraSign spausdintuvą, galėsite pasirašyti ir Word dokumentus, nuotraukas bei kitus failus, dirbdami bet kurioje kitoje platformoje. Pasirinkę reikiamą dokumentą, galėsite greitai ir saugiai jį pasirašyti, naudodami Smart ID, mobilųjį parašą arba rankinį parašą su laiko žyma.

Ar Smart ID parašas turi teisinę galią?

Smart ID parašas turi visiškai teisinę galią ir yra lygiavertis ranka rašytam parašui. Nuo 2018 m. lapkričio mėn. Smart ID programėlė buvo pripažinta kaip kvalifikuoto elektroninio parašo kūrimo įrenginys (QSCD), todėl jos teikiami elektroniniai parašai turi QES (kvalifikuoto elektroninio parašo) lygį ir yra pripažįstami visoje Europos Sąjungoje. Tai užtikrina, kad Smart ID pasirašyti dokumentai turi tokią pačią teisinę galią kaip ir parašai ant popieriaus, ir gali būti naudojami oficialiose teisės, verslo ir valstybės institucijose.

Kuo skiriasi Smart ID ir mobilusis parašas? 

Smart ID yra programėlė, veikianti per interneto ryšį ir nereikalaujanti specialios SIM kortelės, o mobilusis parašas integruotas į SIM kortelę ir veikia per mobiliojo ryšio operatorių paslaugas. Abu sprendimai suteikia galimybę patvirtinti tapatybę ir pasirašyti dokumentus elektroniniu būdu, tačiau jų veikimo principai ir diegimo procesai skiriasi.

Saugus elektroninių dokumentų pasirašymas su Smart ID ir mobiliu parašu

Elektroninių dokumentų pasirašymas su Smart ID ir mobiliuoju parašu tapo neatsiejama šiuolaikinės elektroninės komunikacijos dalimi, užtikrinančiu saugų ir patogų dokumentų pasirašymą bei tapatybės patvirtinimą. Smart ID išsiskiria savo populiarumu ir naudojimo paprastumu Lietuvoje ir Baltijos šalyse, o jo pripažinimas kaip kvalifikuoto elektroninio parašo kūrimo įrenginiu garantuoja, kad pasirašyti dokumentai turi tokias pačias teisines galias kaip ranka rašyti parašai.

Naudojant ZebraSign platformą, pasirašyti dokumentus galima greitai ir paprastai įvairiais formatais, bei pasirašymo būdais – Smart ID, mobiliuoju parašu ar net rankiniu parašu su laiko žyma. Tai suteikia galimybę ne tik asmenims, bet ir įmonėms, valstybinėms institucijoms bei kitoms organizacijoms lengvai valdyti savo elektroninius dokumentus.

Dar neišbandėte elektroninio dokumentų pasirašymo ZebraSign platformoje? Išbandykite jau dabar!

Automobilių nuomos įmonėse kiekvieną dieną vyksta daugybė dokumentų pasirašymų – nuo nuomos sutarčių iki automobilio priėmimo – perdavimo aktų. O kur dar popierinių dokumentų bėdos: klaidos pildant, pamesti dokumentai ar jų ilgalaikis archyvavimas ir saugojimas. Viskas užtrunka ilgiau, reikalauja daugiau darbuotojų ir, galiausiai, lėtina aptarnavimą. Dėl šių priežasčių automobilių nuomos įmonės vis dažniau pereina prie skaitmeninių sprendimų. Tai ne tik efektyviau, bet ir saugiau.

Elektroninis pasirašymas planšetėje yra modernus būdas tvarkyti dokumentus greičiau. Visi dokumentai automatiškai saugomi debesies saugykloje, todėl juos galima lengvai rasti, peržiūrėti ir dalintis, o pats pasirašymo procesas yra paprastas ir patogus.

3 paprasti pasirašymo žingsniai su ZebraSign

1. Dokumento parengimas. Klientui pateikiamas elektroninis dokumentas ar jo šablonas su pažymėtais aktyviais laukais pildymui ir parašo įvesties vieta.
2. Elektroninis pasirašymas. Klientas pasirašo elektroniniu parašu planšetėje. Elektroninio pasirašymo metu fiksuojami unikalūs biometriniai duomenys, tokie kaip pasirašymo greitis, koordinatės, laikas ir atstumas.
3. Dokumento saugojimas. Pasirašytas dokumentas automatiškai saugomas ZebraSign sistemoje, kur lengvai pasiekiamas bet kuriuo metu.

Skaitykite daugiau apie pasirašymą planšetėje čia.

Efektyvus klientų aptarnavimas

Automobilių nuomos įmonėse klientų aptarnavimo kokybė dažnai priklauso nuo aptarnavimo greičio ir tikslumo, tačiau popieriniai dokumentai neretai sulėtina šį procesą. Įprastai klientas, atvykęs atsiimti automobilio, turi palaukti, kol darbuotojas ranka užpildys visus nuomos sutarties duomenis, patikrins informaciją ir įsitikins, kad kiekvienas laukelis yra tinkamai pažymėtas ir pasirašytas. 

Naudojant elektroninį pasirašymo sprendimą ZebraSign, šie rūpesčiai dingsta. Kiekvienas dokumentas gali būti iš anksto parengtas naudojantis šablonais, todėl darbuotojui belieka tik pateikti užpildyti esminius duomenis klientui. Pasirašymo procesas planšetėje trunka vos kelias sekundes, o sutartis automatiškai išsaugoma sistemoje. Nereikia papildomai archyvuoti dokumentų ar atlikti kitų su jais susijusių darbų.

Visi dokumentai vienoje vietoje

Pasirašyti elektroniniai dokumentai automatiškai saugomi vienoje centralizuotoje sistemoje, todėl visą reikiamą informaciją rasite be jokių pastangų. Kiekvienam skaitmeniniam dokumentui galima priskirti žymas, sudėti į aplankus, o tai užtikrina patogesnę jų prieigą. Sistema taip pat siūlo išplėstines filtravimo funkcijas – dokumentų rūšiavimą pagal kūrėją, pasirašymo datą ar žymas. Elektroninių dokumentų paieška vyksta paprastai – vos keliais raktažodžiais greitai rasite reikiamą dokumentą, nesvarbu, ieškosite pagal pavadinimą, dalyvį, ar susijusią įmonę. Užtikrinsite, kad net ir augant dokumentų kiekiui, visi nuomos dokumentai bus lengvai pasiekiami.

Saugumo trūkumas popieriniuose dokumentuose

Rankinio parašo planšetėje teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui, jei iš anksto susitariama raštu ir jis saugomas patvariojoje laikmenoje, pavyzdžiui, el. laiške. Kaip ir pasirašant popieriuje, taip ir pasirašant planšetėje, būtina identifikuoti pasirašantįjį, pvz., naudojant ID kortelę. Be to, kiekvieno pasirašymo ZebraSign Signature Pad aplikacijoje metu fiksuojami biometriniai duomenys, tokie kaip pasirašymo greitis, koordinates, laikas ir atstumų matavimai. Šie duomenys užtikrina parašo autentiškumą ir atitiktį ISO/IEC 19794-7:2007 standarto reikalavimams.

ZebraSign suteikia galimybę pasirinkti paprastąjį rankinį pasirašymą arba inovatyvų parašą su kvalifikuotu e. spaudu. Šis metodas išsaugo kvalifikuotą laiko žymą ir užtikrina dokumento turinio vientisumą. Tai reiškia, kad bet kokie bandymai pakeisti pasirašytą elektroninį dokumentą panaikintų parašo galiojimą.

Kodėl verta išbandyti ZebraSign pasirašymą planšetėje ?

Kaip ir buvo aptarta šiame straipsnyje, dokumentų pildymas ir pasirašymas popieriuje ilgina aptarnavimo laiką bei padidina galimybę prarasti svarbius klientus. Dėl šių iššūkių automobilių nuomos įmonės vis dažniau pereina prie skaitmeninių sprendimų, kurie leidžia supaprastinti ir pagreitinti procesus. Elektroninis pasirašymas ne tik padidina dokumentų tvarkymo efektyvumą, bet ir mažina rizikas, susijusias su popierinių dokumentų praradimu ir jų saugojimu. Naudojant ZebraSign, visus procesus galima atlikti greičiau ir saugiau, išvengiant žmogiškųjų klaidų ir užtikrinant teisinį parašų patikimumą.

Kviečiame išbandyti ZebraSign bandomąjį MAXI planą, kurio metu galėsite įsidiegti Signature Pad aplikaciją ir perduoti dokumentus pasirašymui planšetėje. Tai puiki galimybė įsitikinti, kaip šis sprendimas gali optimizuoti jūsų darbo procesus ir pagerinti klientų aptarnavimo kokybę.