PDF, ADoc ir ASiC pasirašymas el. parašu – kuo jie skiriasi?

Elektroninių dokumentų pasirašymui populiariausi yra trys formatų tipai: PDF, ADOC ir ASiC. Kiekvienas jų turi savo privalumų ir paskirčių. ZebraSign platformoje galite naudoti visus tris – įkelti PDF, ADOC ar ASiC formato dokumentus ir pasirašyti juos kvalifikuotu elektroniniu parašu. Šiame straipsnyje paaiškinsime, kuo skiriasi PDF, ADOC ir ASiC formatai, kada verta rinktis vieną ar kitą ir kokie yra jų privalumai. Galiausiai atsakysime į svarbiausią klausimą: „Ką man pasirinkti – PDF, ADOC ar ASiC, jei noriu greitai ir saugiai pasirašyti dokumentą per ZebraSign?“

Peržvelkime 3 formatus – PDF, ADoc ir AsiC

PDF formatas – kas tai ir kada naudoti?

PDF – tai elektroninio dokumento formatas, kuriame galima įterpti elektroninį parašą. Paprastai PDF failas yra statinis dokumentas, kurį gavėjas gali lengvai perskaityti naudodamas įprastas programines priemones (pvz., „Adobe Acrobat Reader“ ar naršyklę). Pasirašant PDF formatu, elektroninio parašo duomenys integruojami pačiame PDF faile – dažniausiai matoma speciali parašo žyma arba sertifikato informacija dokumente.

Kada rinktis PDF?

Jei dokumentas jau yra PDF formatu arba jums svarbu, kad gavėjas galėtų nedelsiant atidaryti ir perskaityti dokumentą be jokios specialios programinės įrangos, PDF formatas bus patogiausias pasirinkimas. PDF tinka greitam ir paprastam pasirašymui, ypač jei nereikia pridėti papildomų priedų atskiruose failuose. Be to, elektroniniu parašu pasirašyti PDF yra plačiai suprantamas formatas verslo aplinkoje – daugelis organizacijų priima pasirašytus PDF dokumentus, o jų teisinė galia yra pripažįstama visoje Europos Sąjungoje, jei parašas yra kvalifikuotas.

Pasirašote vieną, nesudėtingą dokumentą

• Darbo sutartį
• Pasiūlymą klientui
• Prekių priėmimo aktą
• Vienkartinę paslaugų sutartį

Kai svarbu, kad gavėjas IŠKART matytų dokumentą PDF formatas – vienintelis, kurį galima atidaryti be jokios papildomos programinės įrangos. ADOC ir ASiC reikalauja specialių įrankių.

PDF privalumai:

• Universalus ir lengvai skaitomas – gavėjai gali tiesiog atidaryti PDF ir matyti pasirašyto dokumento turinį be papildomų įrankių.
• Greitas pasirašymas – ZebraSign platformoje įvairaus formato dokumentai gali būti automatiškai konvertuoti į PDF ir pasirašyti vos keliais spustelėjimais su virtualiu spausdintuvu. Tai ypač patogu, kai dokumentas yra, pavyzdžiui, Word formatu – sistema gali jį konvertuoti į PDF ir leisti pasirašyti nedelsiant.
• Plačiai naudojamas formatas – PDF yra tarptautinis standartas (ISO 32000), todėl pasirašyti PDF dokumentai atpažįstami daugelyje šalių ir platformų.

PDF trūkumai:

• Netinka keliems atskiriems failams – jei vienu metu reikia pasirašyti kelis dokumentus (pvz., sutartį ir jos priedus atskiruose failuose), PDF formatas neleidžia jų apjungti į vieną pasirašytą paketą (nebent juos fiziškai sujungtumėte į vieną PDF). 
• Ribotas pritaikymas specifiniams reikalavimams – kai kurios institucijos, ypač Lietuvoje, nepriima PDF formato kaip galutinio elektroninio dokumento standarto. Pavyzdžiui, Lietuvos viešojo sektoriaus įstaigos reikalauja, kad kvalifikuotu parašu pasirašyti dokumentai būtų pateikiami tik ADOC formatu. Taigi, oficialiems procesams PDF gali būti netinkamas, jei nustatyta naudoti kitą formatą.

ADOC – elektroninio dokumento konteineris

ADOC – tai elektroninis dokumento konteineris, galintis viename faile saugiai sutalpinti dokumentą, visus jo priedus ir elektroninio parašo duomenis. Kitaip tariant, ADOC veikia kaip skaitmeninė „dėžutė“: į ją įdedamas pasirašomas dokumentas (ar net keli dokumentai) ir sugeneruotas elektroninis parašas. ADOC formatas gali talpinti įvairių formatų failus – pavyzdžiui, viduje gali būti .docx, .xlsx, .pptx, .pdf ar kitokio tipo dokumentai. Pasirašius sukuriamas vienas failas su .adoc plėtiniu, kuriame yra visa informacija.

ADOC yra nacionalinis elektroninių dokumentų standartas Lietuvoje. Šis formatas plačiai naudojamas valstybės institucijose ir įmonėse būtent dėl patikimumo – ADOC konteineris užtikrina, kad pasirašyti dokumentai liks nepakitę ir vientisi. Viename ADOC faile telpa viskas, ko reikia: dokumento turinys, galimi priedai ir parašo sertifikato duomenys. D

Kada rinktis ADOC? Jei dokumentą reikia pateikti oficialioms Lietuvos institucijoms arba laikytis nacionalinių archyvavimo reikalavimų, ADOC bus saugiausias pasirinkimas – daugelis viešojo sektoriaus organizacijų reikalauja būtent ADOC formato. Taip pat ADOC tinka, kai norite pasirašyti kelis susijusius failus vienu metu (pvz., kelių dokumentų paketą): užuot siunčiant ir pasirašant kiekvieną atskirai, ADOC leidžia sudėti juos į vieną konteinerį ir pasirašyti visus kartu. ADOC formatą verta rinktis ir tuomet, kai pageidaujate išsaugoti originalų dokumento formatą – pavyzdžiui, turite Word ir Excel failus, kuriuos norite pasirašyti jų nepaverčiant PDF. Sudėjus juos į ADOC konteinerį, parašai bus pridėti nekeičiant pačių failų turinio ar formato.

Dokumentai Lietuvos institucijoms

• Teikiate dokumentus VMI (mokesčių deklaracijos, prašymai)
• Komunikuojate su Sodra
• Teikiate dokumentus VTAT (archyvavimui)
• Bet kokia oficiali korespondencija su valstybės įstaigomis
• Teisminiai dokumentai

Turite kelis susijusius failus

Situacija: pasirašote pardavimo sutartį, kuri turi:

• Pagrindinį sutarties tekstą (Word)
• Prekių specifikaciją (Excel)
• Technines sąlygas (PDF)
• Objekto nuotraukas (JPG)

ADOC privalumai:

• Visapusiškas turinio išsaugojimas – viename konteineryje esantis dokumentas ir priedai išlieka originalūs; niekas nėra prarandama ar pakeičiama pasirašant.
• Ilgalaikis galiojimas ir saugumas – ADOC specifikacija numato parašo laiko žymas ir kitus duomenis, kurie užtikrina dokumento galiojimą ilguoju laikotarpiu. Tai ypač svarbu archyvuojant dokumentus.
• Priimtinas Lietuvoje – ADOC formatas yra oficialiai patvirtintas ir naudojamas Lietuvoje, todėl visos institucijos ir verslai jį atpažįsta bei priima. Pasirašant dokumentus ZebraSign platformoje ADOC formatu, galite būti ramūs, kad jie atitiks reikalavimus.

ADOC trūkumai:

• Reikia specialių priemonių peržiūrai – ADOC failo negalima tiesiog dukart spustelėti ir pamatyti dokumento tekstą (kaip su PDF). Tam reikia specialios programinės įrangos ar sistemos, kuri „atidarytų“ konteinerį. Pavyzdžiui, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba siūlo specialų ADOC peržiūros įrankį internete, o ZebraSign platformoje jūs galite kurti, tvarkyti ADOC failus ir juos pasirašyti. 
• Mažai naudojamas užsienyje – nors ADOC atitinka bendrus eIDAS standartus, užsienyje šis terminas gali būti mažiau žinomas. Už Lietuvos ribų dažniau naudojamas bendrinis ASiC konteinerio formatas (.asice). Vis dėlto technologiškai ADOC yra tas pats ASiC-E formatas.

ASiC formatas – europinis standartas ir universalumas

ASiC – tai Europos Sąjungoje standartizuotas elektroninio parašo konteinerio formatas. ASiC konteineris, kaip ir ADOC, sujungia pasirašomą dokumentą (ar dokumentų rinkinį) su elektroninio parašo informacija į vieną failą. Dažniausiai sutinkamas ASiC konteinerio plėtinys yra .asice (dar gali būti .sce arba tiesiog .zip, priklausomai nuo naudojamos sistemos). Šis formatas atitinka ETSI (Europos telekomunikacijų standartų instituto) reikalavimus ir palaiko XAdES arba CAdES tipo elektroninius parašus (XML arba PDF parašų standartus) konteinerio viduje.

ASiC formatas yra universalus konteineris, plačiai palaikomas visose ES šalyse. Daugelyje šiuolaikinių pasirašymo įrankių ASiC-E yra numatytasis formatas, užtikrinantis suderinamumą tarp šalių. Pavyzdžiui, jei Lietuvos vartotojas pasirašo dokumentą .asice formatu ZebraSign ar kitoje platformoje, Estijoje ar Latvijoje esantys partneriai galės tą failą atidaryti ir patikrinti be kliūčių, nes ASiC yra bendras standartas. Kaip pažymi elektroninio parašo paslaugų teikėjai, ASiC-E formatą rekomenduojama rinktis, kai tik įmanoma, kadangi tai užtikrina, jog jūsų pasirašyti dokumentai bus lengvai patikrinami visose Europos Sąjungos valstybėse.

Kada rinktis ASiC? Jei dirbate su tarptautiniais partneriais arba dokumentus pasirašo skirtingų šalių atstovai, ASiC (.asice) formatas – puikus pasirinkimas. Jis garantuoja, kad visi galės atidaryti ir patikrinti parašus, nepaisant nacionalinių ypatumų. Taip pat verta rinktis ASiC, kai reikia pasirašyti kelis failus vienu metu arba sukaupti daug parašų iš skirtingų pasirašančiųjų pusių – kaip ir ADOC, šis konteineris tam pritaikytas (ASiC-E konteineryje gali būti daug parašų iš skirtingų šalių be formato apribojimų). Iš esmės, ASiC formatas suteikia lankstumo: pavyzdžiui, viena šalis gali pasirašyti dokumentų paketą .asice formatu ir persiųsti kitai; gavėjas tame pačiame konteineryje gali pridėti savo parašą ir perduoti toliau, kol galiausiai visi turi vieną bendrą pasirašytą failą. Šitaip išvengiama situacijos, kai parašai išskaidyti per kelis atskirus failus.

Tarptautinė sutartis su kelių šalių dalyviais

Lietuvos įmonė sudaro sutartį su Estijos ir Latvijos partneriais. Visi trys turi pasirašyti.

Su ASiC:

• Lietuvos atstovas sukuria .asice failą, pasirašo ir siunčia Estijai
• Estijos atstovas atidaro su savo nacionaline sistema, prideda savo parašą, siunčia Latvijai
• Latvijos atstovas prideda trečią parašą
• Rezultatas: vienas failas, trys parašai, visi galioja

Dirbate su ES institucijomis

Europos Komisija, ES agentūros ir kitos institucijos naudoja ASiC formatą. Jei teikiate paraiškas ES finansavimui, projektams ar konkursams – ASiC yra standartinis reikalavimas.

ASiC privalumai:

• Tarptautinis suderinamumas – tai ES mastu patvirtintas formatas, todėl .asice konteinerius atpažįsta ir Lietuvos, ir kitų šalių programinė įranga be papildomų konversijų.
  
• Universalumas – ASiC nėra susietas su konkrečia šalimi ar specifine programine įranga, todėl ilgainiui tai saugus pasirinkimas, ypač jei nežinote, kokią sistemą naudoja jūsų dokumento gavėjas. Daugelis platformų (tokių kaip ZebraSign) palaiko ASiC, kad vartotojai galėtų bendradarbiauti.
  

ASiC trūkumai:

• Mažiau suprantamas ne specialistams – žmogui, neįsigilinusiam į elektroninių parašų temą, .asice failas gali būti nepažįstamas. Gali prireikti paaiškinti gavėjui, kad tai pasirašytas dokumentas, o ne kažkoks archyvas ar nežinomas formatas. Visgi, situacija gerėja, nes .asice tampa vis labiau įprastas standartas.
  
• Peržiūrai reikalingas įrankis – panašiai kaip ADOC, ASiC konteinerio viduje esantį dokumentą peržiūrėti reikia specialios programos (pvz., tam tikros šalies oficialios programinės įrangos ar internetinių paslaugų). Tačiau daugelis tokių įrankių dabar palaiko įvairių šalių formatus.
  

ZebraSign kiekvienam naujam naudotojui suteikia galimybę išbandyti visas elektroninių dokumentų skaitmenizavimo funkcijas nemokamai dvi savaites. Tai puiki galimybė praktiškai įvertinti, kaip elektroninis pasirašymas veikia jūsų kasdienybėje ar versle. Mes neretai matome, kaip per bandymų laikotarpį įmonės pagaliau atsisako popierinių dokumentų – rezultatas kalba pats už save. Jei įdomu, kaip elektroninis parašas gali būti pritaikomas Jūsų versle, susitikime demonstracijai.

• Registruokitės platformoje ir aktyvuokite 14 dienų bandymą
• Pradėkite pasirašinėti dokumentus jau per kelias minutes.

Ką pasirinkti – PDF, ADOC ar ASiC ZebraSign platformoje?

Trumpas atsakymas: rinkitės tą formatą, kuris geriausiai atitinka jūsų situaciją – ZebraSign leidžia naudotis visais trimis, todėl esate laisvi spręsti pagal poreikį. Jeigu siekiate paprastumo ir greičio vieno dokumento pasirašymui, PDF formatas dažnai bus optimalus. Jūsų pasirašytas PDF bus lengvai suprantamas ir atidaromas, o ZebraSign platforma užtikrins, kad jis pasirašytas elektroniniu parašu.

Jei turite daugiau dokumentų arba jūsų dokumentas su priedais bus naudojamas Lietuvoje (ypač teikiamas institucijoms), verta rinktis ADOC konteinerį. ADOC užtikrins, kad visi failai ir parašai bus vienoje vietoje, o dokumentas atitiks nacionalinius standartus. ZebraSign platformoje galite lengvai suformuoti ADOC konteinerį, įkelti reikiamus dokumentus ir juos pasirašyti kvalifikuotu parašu – visa tai greitai ir be techninių rūpesčių.

Tuo tarpu, jei dokumentų pasirašyme dalyvaus užsienio partneriai arba norite užtikrinti maksimalų formatų suderinamumą tarptautiniu mastu, rinkitės ASiC (.asice). Tai Europos standarto formatas, kuris plačiai palaikomas ir suprantamas visur. ZebraSign suteikia galimybę dirbti ir su ASiC konteineriais – galite juos tiek pasirašyti, tiek (jei reikia) peržiūrėti jų turinį platformoje. Pavyzdžiui, jei gaunate .asice failą, ZebraSign padės patikrinti jame esančius dokumentus bei parašus, o jei patys sudarysite ASiC konteinerį, būsite tikri, kad gavėjai kitose šalyse galės jį atidaryti be kliūčių.

Apibendrinimas

PDF – geras pasirinkimas vienam dokumentui ir greitam pasirašymui; ADOC – idealus Lietuvoje, oficialiems arba kelių failų atvejams; ASiC – puikus sprendimas, kai reikia universalaus formato bendradarbiaujant su skirtingų šalių atstovais. Visus šiuos formatus ZebraSign platforma pilnai palaiko, todėl svarbiausia yra jūsų poreikis. ZebraSign pasirūpins sklandžiu procesu ir jūsų dokumentų saugumu. Pasirašykite taip, kaip jums patogiausia – PDF, ADOC ar ASiC – nes su ZebraSign jūs neprisirišate prie vieno formato ir galite lanksčiai prisitaikyti prie bet kokios situacijos.

Išbandykite ZebraSign jau dabar!

Dar nesinaudojate ZebraSign el. parašu? Galbūt dabar – kaip tik tinkamas metas pradėti! Išbandykite ZebraSign patys arba susisiekite ir rasime geriausią sprendimą Jūsų organizacijai!