Čia rasite patarimus bei visą naujausią ir aktualiausią informaciją.
Elektroninė parašų sistema užtikrina dokumentų saugumą ir apsaugą nuo praradimo, sugadinimo ar nepageidaujamų pakeitimų. Dokumentai yra šifruojami ir saugomi centralizuotai, taip sumažinant riziką ir užtikrinant jų nekintamumą.
Dėl tobulėjančių technologijų ir nuolat besikeičiančios verslo aplinkos, modernios įmonės vis daugiau dėmesio skiria veiklos skaitmeninimui. Elektroniniai dokumentai keičia tiek asmenų, tiek ir įvairaus dydžio įmonių informacijos valdymo įpročius. Tradicinių popierinių sutarčių, sutikimo formų, ataskaitų bei kitos dokumentacijos perkėlimas į skaitmeninę dokumentų saugyklą suteikia daugybę privalumų, tarp kurių svarbią vietą užima patogumas bei efektyvumas.
Šiame straipsnyje trumpai aptariami pagrindiniai ZebraSign elektroninių dokumentų saugojimo sprendimo privalumai, kurie ne tik leis mėgautis efektyviu dokumentacijos tvarkymu, bet ir taps lengvesnio informacijos suvaldymo profesinėje veikloje dalimi.
Mūsų elektroninių dokumentų saugojimo sprendimas suteikia galimybę juos pasiekti iš bet kurios vietos ir bet kuriuo metu. Įkėlę savo dokumentus į ZebraSign saugyklą galėsite pasiekti savo informaciją įvairiais įrenginiais, įskaitant kompiuterius, išmaniuosius telefonus ir planšetinius kompiuterius.
Toks lankstumas pagerina komandų bendradarbiavimą, nes jų nariai gali vienu metu dirbti su dokumentais, nepriklausomai nuo jų fizinės buvimo vietos. Galima kurti aplankus, žymas ir sisteminti dokumentus pagal pasirinktą struktūrą. Ne paslaptis, kad dirbant su klientais duomenų struktūra gali būti ypatingos svarbos. Tad toks daug geresnis duomenų valdymo prieinamumas skatina dinamiškesnę ir judresnę darbo aplinką.
Tradiciniuose dokumentų spintose ir popierinių sutarčių pilnuose aplankuose rasti konkrečią informaciją gali būti daug laiko reikalaujanti užduotis. ZebraSign elektroninėje dokumentų saugojimo sistemoje yra įdiegtos našios paieškos funkcijos, leidžiančios naudotojams greitai rasti dokumentus pagal raktinius žodžius, žymas, aplankus, datas ar kitus svarbius kriterijus. Toks paieškos efektyvumas padeda sutaupyti laiko ir padidinti produktyvumą.
Skaitmeniniai dokumentai šviesmečiais lenkia savo popierinius protėvius, kai kalbama apie pasirašymą. Įprastai tam tikrą sutartį ar kitą svarbų įmonės dokumentą pasirašo bent dvi šalys, o jei yra daugiau susijusių šalių, parašų kiekis gali dar labiau išaugti. Todėl vieno tokio dokumento siuntimas skirtingoms šalims ir visų pasirašytų kopijų padalijimas gali užtrukti bei papildomai kainuoti.
El. parašas jau seniai nėra naujiena ir dėl savo patogumo išplito įvairiose pramonės šakose, tačiau ZebraSign žengia dar toliau – apjungia el. parašą su dokumentų kūrimu bei pateikimu pasirašyti vienoje sistemoje. Dabar galite pateikti sutartis, komercinius pasiūlymus ar kitus dokumentus pasirašymui vienoje vietoje, vos keliais mygtukų spustelėjimais.
Dokumentų, kuriuos reikia pasirašyti, siuntinėjimas elektroniniais laiškais ir įkėlimas į atskirą sistemą sukuria daugybės papildomų veiksmų poreikį, todėl galimybė viską valdyti vienoje sistemoje ne tik sutaupo laiko, bet ir padeda sumažinti potencialių klaidų tikimybę. Tokia tikimybė dar labiau išauga, jei prireikia dokumentą išsiųsti ir parašus gauti iš 10 ar daugiau asmenų – grupiniai ZebraSign dokumentai leidžia patikimai pasiekti bet kokio dydžio asmenų grupę ir visa tai padaryti nespausdinant nė vieno lapo!
Vienas iš labai svarbių elektroninių dokumentų saugojimo privalumų yra fizinio ploto dokumentams laikyti poreikio panaikinimas. Tradiciniams popieriuje surašomiems ir atspausdinamiems dokumentams reikalingos didelės dokumentų spintos ir saugojimo erdvės, kurios atima gana nemenką dalį biuro ploto, o kartu reikalauja tam tikrų sąlygų sukūrimo – didelė drėgmė gali dokumentus sunaikinti negrįžtamai, o neužtikrinus saugumo, konfidencialių dokumentų praradimas gali grėsti dar rimtesnėmis problemomis.
Savo ruožtu ZebraSign elektroninė dokumentų saugykla leidžia sukaupti didelius duomenų, tuo pačiu ir dokumentų, kiekius į kompaktišką skaitmeninį formatą. Tai ne tik sumažina erdvei reikalingų resursų išlaidas, bet ir atveria erdvę produktyvesniam naudojimui.
Kai vieną dokumentą redaguoja ir kuria daug žmonių, svarbu žinoti, kas ir kada atliko korekciją. Mūsų elektroninių dokumentų saugojimo sistemoje esantys dokumentų ruošiniai ir formos leis patogiai stebėti pakeitimus pagal datą, asmenį bei užtikrinti, kad visada būtų dirbama su aktualia dokumento versija.
Be to, elektroniniai dokumentai apsaugomi prieigos kontrolės priemonėmis, taip sumažinant neteisėtos prieigos riziką ir padidinant bendrą dokumentų saugumą. Visada žinosite, kas prisijungė ir dirbo su jūsų dokumentu.
Skaitmenizuotiems dokumentams nebereikia fizinės apsaugos, sargo ar stebėjimo kamerų. Galimybė daugybei naudotojų pasiekti tą patį dokumentą skaitmenine forma labai stipriai pagerins bendradarbiavimo galimybes skirtinguose miestuose ar šalyse dirbantiems kolegoms, tačiau kartu bus išlaikytas toks pat dokumentų saugos lygis.
Pradėjus naudoti ZebraSign elektroninę dokumentų saugyklą, galima sutaupyti nemažai lėšų. Išlaidos, susijusios su popieriumi, rašalu, spausdinimo įranga ir fiziniu laikymu, gerokai sumažėja. Taip pat pastebimai susitraukia išlaidos, susijusios su dokumentų platinimu, siuntimu paštu ir kurjerių paslaugomis, nes skaitmeninis bendravimas ir dalijimasis failais labai greitai tampa kasdienės veiklos norma. Ilgainiui įmonės ir asmenys stipriai išlošia iš supaprastintų procesų bei sumažėjusių veiklos išlaidų.
Sumažėjusios išlaidos taip pat yra tampriai susijusios su tvarumu. Popieriaus gamybos bei atliekų poveikis aplinkai kelia vis didesnį susirūpinimą. Elektroninė dokumentų saugykla suteikia galimybę prisidėti prie ekologinio tvarumo, nes mažina sunaudojamo popieriaus kiekius, sumažina spausdinimo poreikį ir lemia gerokai mažesnį su transportavimu susijusį anglies dioksido pėdsaką. Skaitmenizavimas ir tvarkingas dokumentų saugojimas žengia koja kojon su draugiškumu aplinkai, todėl tai yra socialiai atsakingas pasirinkimas.
ZebraSign elektroninių dokumentų saugojimo sistemoje yra įdiegtos automatinės atsarginių kopijų kūrimo funkcijos, užtikrinančios, kad vertingi duomenys būtų reguliariai ir saugiai kopijuojami. Taip sumažinama duomenų praradimo rizika dėl stichinių nelaimių ar kitų nenumatytų įvykių, apie kuriuos dažnai reikia pagalvoti saugant dokumentus tradicinėje popierinėje formoje. Visada būsite tikri, kad turėsite savo dokumentą ir galėsite juo naudotis, kad ir kas nutiktų.
Įvairiose pramonės šakose svarbiausia laikytis reguliavimo standartų ir duomenų apsaugos įstatymų. Mūsų elektroninėje dokumentų saugojimo sistemoje yra įdiegtos funkcijos, užtikrinančios atitiktį konkrečios pramonės šakos taisyklėms. Tai apima saugų šifravimą, audito seką ir prieigos kontrolę, todėl organizacijoms suteikiamos priemonės, kurių reikia, kad jos galėtų laikytis teisinių ir reguliavimo reikalavimų.
ZebraSign elektroninės dokumentų saugyklos privalumai iš esmės pakeičia informacijos valdymo ir prieigos prie jos būdus. Nepaliaujamai tobulėjant technologijoms, skaitmeninės dokumentų saugyklos teikiamas patogumas tampa vis reikalingesnis. Skaitmenizavimas leidžia sumažinti fizinės dokumentų saugojimo erdvės poreikį, užtikrina prieinamumą bei paieškos efektyvumą. Tokie svarbūs elektroninių dokumentų saugojimo elementai kaip versijų kontrolė ar saugumas puikiai dera su tokias kiekvienai įmonei kritiniais dalykais kaip išlaidų taupymas, atsarginės kopijos ir atkūrimas.
Skaitmenizavimo plėtra didėjant duomenų kiekiui yra neišvengiama, tad popierines dokumentų kopijas netolimoje ateityje bus galima matyti nebent specialiuosiuose archyvuose. ZebraSign elektroniniai dokumentai naudojami kartu su el. parašu leidžia mėgautis greičiu ir patikimumu, kuris svarbus kiekvienai įmonei bei užimtam asmeniui.
Kiti privalumai, įskaitant aplinkos tvarumą ir atitiktį teisės aktų reikalavimams, prisideda prie racionalesnės ir produktyvesnės skaitmeninės ekosistemos kūrimo. Įmonėms ir asmenims įsitraukiant į skaitmeninį amžių, nepatogių popierinių sistemų era užleidžia vietą elektroninių dokumentų saugojimo sprendimų patogumui ir veiksmingumui.
Elektroninė parašų sistema leidžia greitai ir patogiai saugoti, organizuoti bei rasti reikiamus dokumentus. Visi įrašai yra elektroniniai, todėl nereikia ilgai ieškoti ir tvarkyti popierinių dokumentų.
Skaitmenizuoti dokumentai leidžia išnaudoti elektroninio parašo, patogaus saugojimo ir paieškos privalumus bei mėgautis efektyvesniu darbu. Palengvinkite bendradarbiavimą su kolegomis, klientais ar partneriais.
Norite būti visada informuoti? Užsisakykite mūsų naujienlaiškį ir gaukite naujausią informaciją tiesiai į savo pašto dėžutę. Išskirtiniai straipsniai, aktualijos ir svarbiausios naujienos laukia Jūsų! Prenumeruokite dabar ir nepraleiskite svarbiausių įvykių!
