Dokumentų

valdymas

Tai dokumentų valdymo sistema, leidžianti įmonėms skaitmenizuoti, centralizuotai valdyti, pasirašyti ir archyvuoti visus svarbiausius dokumentus vienoje vietoje. Tai modernus sprendimas, kuris taupo laiką, mažina popieriaus naudojimą ir užtikrina duomenų saugumą.

ZebraSign leidžia įkelti, kurti, pasirašyti ir valdyti dokumentus skaitmeniniu būdu. Galite nustatyti pasirašymo eigą, priskirti atsakingus asmenis, naudoti šablonus, tvarkyti dokumentus aplankuose su žymomis ir naudotis automatizuotomis darbo eigomis. Visa tai padeda sumažinti rankinio darbo kiekį ir atsisakyti popierinių procesų.

ZebraSign palaiko visas populiariausias elektroninio parašo rūšis:

• Smart-ID;
• Mobilųjį parašą;
• LT ID;
• Rankinį biometrinį parašą su laiko žyma (pasirašymas planšetėje ar telefone su kvalifikuotu laiko žyma);
• Rankinį biometrinį parašą.
  Tai leidžia pasirinkti patogiausią ir saugiausią būdą pasirašyti dokumentus.

Taip! ZebraSign yra debesų pagrindu veikianti (cloud based) platforma, todėl dokumentus galite pasiekti, valdyti ir pasirašyti iš bet kurios vietos – tiek kompiuteriu, tiek planšete ar telefonu. Tai ypač patogu, kai komandos nariai ar klientai yra skirtingose vietose ir reikia greitai bei efektyviai bendradarbiauti.

Pradėti naudotis ZebraSign – itin paprasta! Užsiregistravę ir pasirinkę jums tinkamiausią planą, galite skaitmenizuoti dokumentus nuo pat pirmos minutės. Jei reikia pagalbos ar norite išbandyti platformą pagal savo poreikius, rekomenduojame užsisakyti demonstraciją – jos metu parodysime, kaip ZebraSign gali būti pritaikyta būtent Jūsų verslui. Mūsų komanda visada pasiruošusi padėti ir atsakyti į visus Jums rūpimus klausimus.

Taip, ZebraSign siūlo pažangią API integraciją, kuri leidžia platformą sklandžiai susieti su jūsų naudojamomis verslo valdymo, buhalterinėmis ar kitomis IT sistemomis. Tokia integracija užtikrina automatizuotą duomenų mainų procesą ir sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę.

Įdiegus ZebraSign integraciją, galite centralizuotai valdyti dokumentų srautus ir greičiau priimti sprendimus – tai padeda didinti įmonės veiklos produktyvumą ir konkurencingumą. Jei reikalingas individualus sprendimas ar konsultacija, rekomenduojame susisiekti demonstracijai.

Svarbios datos funkcija ZebraSign dokumentų valdymo sistemoje leidžia nustatyti reikšmingas datas bet kuriam dokumentui – pavyzdžiui, sutarčių galiojimo pabaigai, atnaujinimui, pažymėjimų ar kitų svarbių terminų sekimui. Sistema automatiškai primena apie artėjančius terminus tiek el. paštu, tiek pačioje platformoje, tad visada būsite tikri, kad nepraleisite svarbių veiksmų ar dokumentų atnaujinimo.

Taip, ZebraSign dokumentų valdymo sistema (DVS) suteikia galimybę kurti ir naudoti šablonus visiems dažnai pasikartojantiems dokumentams – nuo sutarčių ir prašymų iki vidinių įsakymų ar sutikimų. Galite kurti individualiai pritaikytus šablonus pagal savo įmonės poreikius.

Su ZebraSign dokumentų šablonais džiaukitės:

• Efektyvumu – šablonai leidžia parengti ir pasirašyti dokumentus vos keliais paspaudimais, todėl nebereikia kiekvieną kartą kurti dokumento nuo pradžių.
• Atitiktimi – visi pasikartojantys dokumentai atitinka įmonės standartus, reikalavimus ir struktūrą, taip sumažinama klaidų ar praleistų duomenų rizika.
• Automatizacija – naudodami šablonus galite iš anksto nustatyti pasirašančių asmenų seką, užpildomus laukus, priskirti atsakingus darbuotojus ar skyrius. Tai leidžia automatizuoti visą dokumentų srautą nuo paruošimo iki pasirašymo ir archyvavimo.
• Komandiniu darbu – šablonus galima lengvai dalintis su kolegomis ar komandomis, o visi dokumentai pasiekiami centralizuotoje platformoje iš bet kurios vietos, naudojant kompiuterį, planšetę ar telefoną.
• Integracijomis – ZebraSign šablonai gali būti integruoti su kitomis verslo valdymo sistemomis per API.

Tvarkote kelias dešimtis, šimtus ar net tūkstančius pasikartojančių dokumentų kas mėnesį – ZebraSign šablonų funkcionalumas padeda supaprastinti procesus, sumažinti rankinį darbą ir užtikrinti sklandų dokumentų valdymą visoje organizacijoje.

ZebraSign dokumentų valdymo sistemoje galite lengvai organizuoti dokumentus bendruose aplankuose, pritaikytuose skirtingoms komandoms, skyriams ar projektams. Tai leidžia centralizuotai saugoti, tvarkyti ir pasiekti visus svarbiausius dokumentus vienoje vietoje.

Pagrindiniai bendrų aplankų privalumai:

• Centralizuota prieiga – visi komandos nariai gali greitai rasti ir naudoti reikalingus dokumentus, nes jie saugomi vienoje, visiems prieinamoje vietoje.
• Aiški struktūra – dokumentus galite grupuoti pagal projektą, skyrių, klientą ar dokumento tipą, todėl sumažėja painiava ir taupomas laikas paieškai.
• Duomenų saugumas – Jūs valdote prieigos teises kiekvienam aplankui, tad užtikrinamas konfidencialumas ir atitiktis saugumo reikalavimams.
• Greitesni procesai – naudojant ZebraSign šablonus, darbuotojams nereikia kiekvieną kartą kurti dokumentų nuo pradžių – užtenka pasirinkti tinkamą šabloną, užpildyti reikiamus laukus ir išsiųsti pasirašymui. Tai ženkliai pagreitina ne tik dokumento parengimą, bet ir derinimo, pasirašymo bei archyvavimo procesus.

Toks dokumentų organizavimo būdas padeda ne tik padidinti darbo efektyvumą ir skaidrumą, bet ir užtikrina, kad Jūsų įmonės dokumentų valdymas būtų tvarkingas, saugus ir lengvai pritaikomas augančiai organizacijai.