ADOC archyvai: kaip atidaryti ir kur saugoti dokumentus

Ieškant „ADOC archyvai" dažniausiai norima vieno iš dviejų dalykų: atidaryti gautą ADOC failą arba suprasti, kur tokius dokumentus laikyti, kad po metų juos rastumėte ir jie tebegaliotų.

Atsakysime į abu.

Kaip atidaryti ADOC failą iš archyvo

ADOC nėra paprastas dokumentas. Tai konteineris, kuriame kartu supakuotas pats dokumentas, jo priedai ir visų parašų duomenys. Dvigubu paspaudimu jo neatidarysite, o „Word" ar „Adobe Reader" jo neatpažins.

Yra du būdai.

ZebraSign platformoje

Įkelkite ADOC failą į ZebraSign — dokumentas, priedai ir parašo informacija atsidaro tiesiai naršyklėje. Nereikia nieko diegti ir nereikia naršyklės papildinio. Tuo pačiu matote, kas ir kada pasirašė bei ar parašas galioja.

Oficialiame archyvų įrankyje

adoc.archyvai.lt — Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos sistema. Ji irgi parodys turinį ir parašus. Tai oficialus šaltinis, tad ginčo atveju verta pasitikrinti ir jame.

Abu keliai duoda tą patį atsakymą apie parašo galiojimą — skiriasi tuo, ką galite daryti toliau.

Kodėl „archyvas" ADOC atveju reiškia du dalykus

Čia ir kyla painiava.

Valstybės archyvas — Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos sistema, kurioje saugomi valstybės institucijų dokumentai. Jei ADOC failą gavote iš institucijos, jis greičiausiai atkeliavo iš ten.

Jūsų organizacijos archyvas — vieta, kurioje laikote savo pasirašytus dokumentus. Ir čia dažniausiai problema: dokumentai guli el. pašto prieduose, darbuotojų kompiuteriuose ir bendrinamuose diskuose.

Pirmojo jūs nevaldote. Antrasis yra visiškai jūsų atsakomybė.

Kur laikyti pasirašytus ADOC dokumentus

Trys klausimai, į kuriuos verta atsakyti prieš pasirenkant vietą.

Ar rasite jį po penkerių metų?

ADOC dokumentai dažnai turi ilgą galiojimo laiką — sutartys, aktai, sutikimai. El. paštas ir bendrinami diskai tam netinka: paieška veikia pagal failo vardą, o failo vardas beveik niekada nepasako, kas viduje.

Dokumentų sistemoje dokumentą randate pagal turinį, šalį, datą ar žymą, ne pagal tai, kaip kažkas jį pavadino.

Ar matysite, kas jį lietė?

ADOC parašas apsaugo turinį — pakeitus dokumentą parašas nustoja galioti. Bet jis nepasako, kas failą kopijavo, persiuntė ar ištrynė iš disko. Dokumentų valdymo sistema tai fiksuoja.

Ar jis liks, jei žmogus išeis?

Dažniausia praktinė problema. Dokumentas guli darbuotojo pašto dėžutėje, o darbuotojas išeina. Formaliai dokumentas yra, praktiškai — nepasiekiamas.

Ką verta padaryti dabar

1. Atidarykite gautą ADOC ir įsitikinkite, kad parašas galioja.
2. Nusprendkite, kur jis gyvens — ne „kol kas paštas", o konkreti vieta.
3. Jei dokumentų daugėja, pasižiūrėkite, ar jūsų archyvas atlaiko tris klausimus iš viršaus.

Išbandykite ZebraSign nemokamai — 7 dienos, nereikia kortelės. Arba susisiekite, ir per vieną darbo dieną atsakysime, kaip jūsų dokumentų srautas atrodytų sistemoje.

Dažnai užduodami klausimai

Ar ADOC failą galiu atidaryti be programų?

Taip. ZebraSign atidaro ADOC tiesiai naršyklėje — nereikia nei diegimo, nei papildinio. Tas pats galioja ir oficialiam adoc.archyvai.lt.

Kiek laiko galioja ADOC dokumentas?

Pats formatas galiojimo termino neturi. Riboja parašo sertifikatas ir laiko žyma — kvalifikuota laiko žyma įrodo, kad parašas buvo galiojantis pasirašymo metu, net ir sertifikatui vėliau pasibaigus.

Ar ADOC failą galima keisti?

Ne taip, kad parašas išliktų. Bet koks turinio pakeitimas parašą sugadina — tai ir yra formato prasmė. Norint pakeisti dokumentą, reikia sukurti naują ir jį pasirašyti iš naujo.

Kur saugomi ZebraSign dokumentai?

Sertifikuotame duomenų centre Nyderlanduose, Europos Sąjungoje. Operatorius sertifikuotas pagal ISO 9001, ISO 22301, ISO 27001, SOC 2 ir PCI-DSS. Plačiau — Sertifikuotas saugumas.