Instruktavimų registravimo žurnalas elektroniniu būdu

Popierinis instruktavimų registravimo žurnalas dažniausiai guli viename stalčiuje viename pastate. Darbuotojai — objektuose, filialuose, kitame mieste. Todėl klausimas kyla pats: ar tą žurnalą privaloma laikyti popieriuje?

Trumpas atsakymas — ne. Ilgesnis atsakymas turi keturias išimtis ir vieną sąlygą, ir būtent jos svarbios.

Teisės aktai nenurodo, kokį žurnalą pildyti

Tai netikėčiausia šios temos dalis. Darbuotojų saugos ir sveikatos teisės aktai nereglamentuoja, kaip organizuoti instruktavimą, kokias formas naudoti ir kaip įforminti instruktavimo faktą. Vienintelė išimtis — kai darbuotojas siunčiamas laikinai dirbti į kitą įmonę.

Vietoj to įstatymas įpareigoja darbdavį instruktuoti pagal savo paties patvirtintą įmonės darbuotojų instruktavimo tvarką. Rengdamas ją, darbdavys nustato instruktavimo formas, periodiškumą, instruktuojančius asmenis, apimtį, kaip įsitikinama, kad darbuotojas suprato, ir kaip instruktavimas įforminamas.

Praktinė išvada: žurnalo forma yra jūsų sprendimas, ne teisės akto reikalavimas. Parduotuvėse perkami A4 blankai nėra privaloma forma — tai tik viena iš galimybių, prigijusi iš įpratimo.

VDI pozicija dėl elektroninio būdo

Valstybinės darbo inspekcijos specialistai yra atsakę tiesiai: organizuojant instruktavimą elektroniniu būdu, instruktavimo patvirtinimas saugiu elektroniniu parašu atitiktų darbuotojų saugos ir sveikatos teisės aktų nuostatas, įforminant faktą pagal Elektroninio parašo įstatymą.

Priežastis paprasta: kvalifikuotas elektroninis parašas turi tokią pat juridinę galią kaip pasirašytas ranka, o elektroninis dokumentas yra leistina įrodinėjimo priemonė teisme.

Šaltinis — Valstybinės darbo inspekcijos išaiškinimas „Darbuotojus instruktuoti galima ir elektroniniu būdu", paskelbtas 2017-02-09. Tekstas senas, bet principas nepasikeitęs. Savo įmonės tvarką vis tiek verta suderinti su darbų saugos specialistu.

Keturi atvejai, kai elektroninio būdo nepakanka

Ta pati VDI pozicija įvardija ribas, ir jos konkrečios. Elektroninis supažindinimas netinka, kai:

1. darbai atliekami pagal paskyras-leidimus;
2. instruktuojama avarijų likvidavimo vietose;
3. instruktuoti galima tik konkrečioje darbo vietoje — identifikavus pavojus ir įvertinus riziką, ypač jei elektroninėmis priemonėmis nėra kaip patvirtinti susipažinimo būtent toje vietoje;
4. darbuotojai nemoka arba dėl darbo pobūdžio nesinaudoja elektroninėmis priemonėmis.

Ketvirtoji riba praktikoje dažniausiai sprendžiama ne popieriumi, o įrenginiu: jei darbuotojas neturi kompiuterio ar paskyros, jis vis tiek gali pasirašyti ranka planšetėje, kurią laiko brigadininkas ar padalinio vadovas. Įrašas lieka skaitmeninis, o darbuotojui nereikia nei Smart-ID, nei el. pašto.

Pirmosios trys ribos yra tikros ir jų apeiti nereikia. Sveikas sprendimas — mišrus: kas gali būti elektroniška, tas elektroniška, o paskyros-leidimai lieka savo tvarka.

Kiek laiko saugoti įrašus

VDI nurodo, kad darbuotojų saugos ir sveikatos instruktavimų apskaitos dokumentai saugomi 10 metų nuo paskutinio įrašo, o terminą nustato Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė.

Du dalykai, į kuriuos verta atkreipti dėmesį:

• Terminas skaičiuojamas nuo paskutinio įrašo, ne nuo įrašo datos. Aktyviai pildomas žurnalas „sensta" tik tada, kai nustojamas pildyti.
• Rodyklė nuo jos patvirtinimo keitėsi, o skirtingiems dokumentams terminai skiriasi. Savo atvejį verta pasitikrinti — dėl saugomų dokumentų, įskaitant elektroninius, konsultuoja Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba.

Dešimt metų yra ilgas laikas popieriui. Segtuvas turi išlikti perkraustymų, vadovų kaitos ir vandens iš stogo. Elektroninis įrašas šių rizikų neturi, bet turi savo — apie jas žemiau.

Ką elektroninis žurnalas privalo užtikrinti

Skaitmeninis įrašas yra įrodymas tik tada, kai galima parodyti keturis dalykus. Tai ne ZebraSign reikalavimai, o tai, ką VDI įvardija kaip elektroninio dokumento autentiškumą:

Ko reikia	Ką tai reiškia praktiškai
Turinio nekeičiamumas	Po pasirašymo įrašo nebeįmanoma pataisyti nepaliekant pėdsako
Autoriaus identifikacija	Aišku, kas pasirašė, ne tik kad „kažkas iš skyriaus"
Laiko identifikacija	Aišku, kada — su laiko žyma, ne su ranka įrašyta data
Teisinę galią turintis parašas	Parašas pagal Elektroninio parašo įstatymą

Excel lentelė bendrame diske nė vieno iš šių keturių punktų neužtikrina. Ji yra patogesnė už popierių, bet įrodymu netampa — bet kas gali pakeisti bet kurią eilutę, ir niekas nematys.

Verta žinoti gretimą taisyklę, nors instruktavimų žurnalui ji tiesiogiai ir netaikoma. Privačių juridinių asmenų dokumentų taisyklės (2011 m. gruodžio 20 d. įsakymas Nr. V-152, 16.2 punktas) leidžia registrus, sudarytus informacinių technologijų priemonėmis, saugoti tik elektroniškai, jei jų saugojimo terminas — iki 10 metų ir jei užtikrinamas autentiškumas, patikimumas ir prieinamumas visą saugojimo laiką. Tos taisyklės taikomos dokumentams, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai, o instruktavimo formos, kaip minėta, nenustatytos — bet tie trys žodžiai yra tinkamas matas ir jūsų žurnalui.

Kaip tai atrodo praktikoje

ZebraSign elektroniniai žurnalai yra būtent šis scenarijus. Keli dalykai, kurie instruktavimų apskaitoje keičia daugiausia:

Dinaminis naudotojų sąrašas. Priėmus naują darbuotoją, jis pats atsiranda atitinkamuose žurnaluose ir gauna priedus. Nereikia atsiminti, kad rugsėjo naujokas dar nepasirašė balandžio instrukcijos.

Privaloma peržiūra. Galima nustatyti, kad įrašas žurnale būtų paliekamas tik po pilnos dokumento peržiūros. Tai artimiausia, ką sistema gali padaryti vietoj klausimo „ar tikrai perskaitei".

Periodinis pasirašymas su priminimais. Kartotiniai instruktavimai turi terminus. Automatinis priminimas apie artėjantį terminą yra pigesnis už paaiškinimą inspektoriui.

Pildymas planšetėje. Objekte, sandėlyje ar prie linijos — planšetė paduodama iš rankų į rankas, o darbuotojas pasirašo ranka.

Filtrai ir ataskaitos. Klausimas „kas dar nepasirašė" turi atsakymą per kelias sekundes, o ne per popietę segtuve.

Nuo ko pradėti

Trys žingsniai iš eilės, ne vienu metu:

1. Peržiūrėkite savo instruktavimo tvarką. Būtent joje nurodyta forma — jei ten įrašyta „žurnalas", jį ir teks pildyti. Tvarką tvirtina darbdavys, tad ir pakeisti ją gali jis pats.
2. Atskirkite, kas gali būti elektroniška. Biuras, prekyba, sandėlys — beveik viskas. Paskyros-leidimai ir avarijų likvidavimas — ne.
3. Perkelkite vieną žurnalą, ne visus. Pradėkite nuo kartotinių instruktavimų: jų daugiausia, jie labiausiai kartojasi, ir juos lengviausia palyginti su senuoju procesu.

Senojo popierinio žurnalo išmesti nereikia. Jis lieka su savo įrašais ir savo saugojimo terminu — tiesiog nustoja pildomas nuo perėjimo datos.

Dažnai užduodami klausimai

Ar VDI pripažįsta elektroninį instruktavimų registravimo žurnalą?

Valstybinės darbo inspekcijos specialistų pozicija yra ta, kad instruktavimo patvirtinimas saugiu elektroniniu parašu atitinka darbuotojų saugos ir sveikatos teisės aktų nuostatas. Instruktavimo formos ir įforminimo teisės aktai nereglamentuoja — jas nustato pati įmonė savo instruktavimo tvarkoje.

Ar užtenka, kad darbuotojas paspaudė „susipažinau"?

Priklauso nuo to, ką galėsite parodyti po trejų metų. Paspaudimas be identifikuoto asmens, laiko žymos ir nekeičiamo turinio yra įrašas duomenų bazėje, o ne įrodymas. Todėl elektroniniai žurnalai įrašą užrakina parašu, o ne varnele.

Kiek metų saugoti instruktavimų žurnalą?

VDI nurodo 10 metų nuo paskutinio įrašo apskaitos dokumente. Kadangi terminų rodyklė keitėsi ir skirtingiems dokumentams terminai skiriasi, savo atvejį verta pasitikrinti su Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba.

Ar galima instruktuoti darbuotoją, kuris neturi kompiuterio?

Taip. Įrašas gali būti pasirašomas ranka planšetėje, kurią laiko instruktuojantis asmuo. Darbuotojui nereikia nei paskyros, nei Smart-ID, o žurnale lieka skaitmeninis įrašas su laiko žyma.