Įsakymai ir potvarkiai elektroniniu parašu

Elektroninio parašo diskusijos beveik visada sukasi apie sutartis su klientais. Tuo tarpu daugiausia popieriaus organizacijoje pagamina vidiniai dokumentai — įsakymai, potvarkiai, prašymai, paskyrimai. Jų niekas nesiunčia klientui, tad apie juos ir nekalbama.

Klausimas „ar įsakymą galima pasirašyti elektroniniu parašu" iš tikrųjų yra trys klausimai, ir tik pirmasis yra lengvas:

1. Ar parašas galioja?
2. Ką daryti su registru?
3. Kaip įrodyti, kad darbuotojai buvo supažindinti?

1. Parašas

Taip, galima. Kvalifikuotas elektroninis parašas pagal eIDAS turi tokią pat teisinę galią kaip pasirašytas ranka, ir tai galioja bet kokiam dokumentui — sutarčiai, įsakymui ar potvarkiui vienodai.

Įdomesnis klausimas yra kitas: ar visada reikia kvalifikuoto? Vidaus dokumentui, kurio niekas neginčija ir kuris niekur nekeliauja už organizacijos ribų, dažnai pakanka žemesnio lygio parašo su aiškia tapatybe ir laiko žyma. Tai sprendimas pagal riziką, ne pagal įprotį — ir jį priima organizacija, ne sistema.

Praktinis atskyrimas paprastas: jei dokumentas gali atsidurti ginče su darbuotoju, institucija ar teisme — kvalifikuotas. Jei ne — pakanka to, kas parodo kas ir kada.

2. Registras

Čia prasideda tikroji dalis, ir ji dažniausiai praleidžiama.

Privačių juridinių asmenų dokumentų rengimą, tvarkymą ir apskaitą reglamentuoja Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės (Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 20 d. įsakymas Nr. V-152).

Dvi jų nuostatos svarbios prieš imantis bet ko:

• Taisyklės taikomos tik tiems veiklos dokumentams, kurių rengimą nustato norminiai teisės aktai (1 punktas). Jei jokia norma nereikalauja to dokumento, taisyklių reikalavimai jam ir netaikomi.
• Ir tik tiek, kiek dokumento nereglamentuoja kiti norminiai teisės aktai (3 punktas).

Registrams yra atskira taisyklė, ir ji labai konkreti (16.2 punktas): informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas; tačiau jei tokį registrą numatyta saugoti iki 10 metų, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą saugojimo laiką.

Iš to seka labai praktiška išvada: elektroninis įsakymų registras yra galimas — su sąlyga, kad saugojimo terminas telpa į dešimt metų ir kad sistema užtikrina tuos tris dalykus. Ilgesnio saugojimo registrams (pvz. dalis personalo dokumentų) taisyklė kita, tad terminą reikia pasitikrinti pirmiau nei sistemą.

Saugojimo terminus nustato Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklė, o dėl elektroninių dokumentų saugojimo konsultuoja Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba. Terminai skirtingiems įsakymų tipams skiriasi — veiklos ir personalo įsakymai nėra tas pats.

3. Supažindinimas

Įsakymas, apie kurį niekas nežino, nieko nekeičia. Ir įsakymas, su kuriuo darbuotojai buvo supažindinti, bet to niekas negali parodyti, ginče vertas tiek pat, kiek neišsiųstas.

Tai atskira tema su savo mechanika — kaip supažindinti darbuotojus su dokumentais pasirašytinai.

Kur šitas kelias lūžta praktikoje

Beveik visose organizacijose, kurios „jau perėjo prie elektroninių įsakymų", procesas atrodo taip:

Word'o failas bendrame diske → atspausdinama vadovo parašui → nuskenuojama → PDF įkeliamas į aplanką → išsiunčiamas el. paštu → registras pildomas Excel'yje.

Rezultatas: du archyvai (popierinis ir skaitmeninis), nė vienas pilnas. Ir trys tipinės problemos:

• isakymas_v2_galutinis_TIKRAI.docx. Niekas nebežino, kuri versija pasirašyta.
• Registras atskirai nuo dokumentų. Excel eilutė sako, kad įsakymas Nr. 47 egzistuoja. Kur jis — kitas klausimas.
• Skenas vietoj parašo. Nuskenuotas parašas nėra elektroninis parašas. Jis neparodo nei kas pasirašė, nei kada, nei ar po to kas nors keitėsi.

Kaip atrodo tvarkingas kelias

Keturi žingsniai vienoje sistemoje, be persiuntimų:

Šablonas. Įsakymai yra pasikartojantys dokumentai — keičiasi vardas, data ir pora eilučių. Dokumentų šablonai su pildomais laukais tai ir sprendžia: forma viena, turinys naujas.

Parašas. Vadovas pasirašo Smart-ID, mobiliuoju arba ranka planšetėje. Dokumentas užsirakina — po parašo turinio nebepakeisi nepaliekant pėdsako.

Registras ir paieška. Pasirašytas įsakymas atsiduria ten, kur jo ieškoma. Dokumentų valdymas vienoje sistemoje reiškia, kad registras nėra atskira lentelė, o pačių dokumentų sąrašas — jis negali išsiderinti su tikrove, nes tai ta pati tikrovė.

Supažindinimas. Tas pats dokumentas išsiunčiamas visiems, kuriems taikomas, o kiekvienas pasirašo atskirai.

Tai ir yra tas skirtumas, kurį sunku pamatyti iš šalies: pasirašymo įrankis išsprendžia pirmą žingsnį, o dokumentų platforma — visus keturis. Plačiau apie tai, kuo skiriasi tapatybės priemonė, pasirašymo įrankis ir platforma — atskirame straipsnyje.

Nuo ko pradėti

Nuo vieno įsakymų tipo, ne nuo visų. Geriausiai tinka tas, kurio per metus susidaro daugiausia ir kurio forma nesikeičia — komandiruotės, atostogos, priemokos.

1. Pasitikrinkite to dokumento saugojimo terminą — nuo jo priklauso, ar registrą galima laikyti tik elektroniškai.
2. Padarykite iš jo šabloną.
3. Nustatykite, kas pasirašo ir kokiu būdu.
4. Nustatykite, kas turi būti supažindintas ir kaip tai fiksuojama.

Kai vienas tipas veikia mėnesį, antrą perkelsite per pusvalandį.

Dažnai užduodami klausimai

Ar įmonės vadovo įsakymą galima pasirašyti elektroniniu parašu?

Taip. Kvalifikuotas elektroninis parašas pagal eIDAS turi tokią pat teisinę galią kaip pasirašytas ranka, ir tai galioja įsakymams taip pat kaip sutartims. Ar konkrečiu atveju reikia būtent kvalifikuoto, sprendžia pati organizacija pagal dokumento riziką.

Ar įsakymų registrą privaloma spausdinti?

Pagal Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių 16.2 punktą informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas, tačiau numatytus saugoti iki 10 metų galima saugoti ir informacinių technologijų priemonėmis — užtikrinant autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą saugojimo laiką.

Ar nuskenuotas parašas tinka?

Ne. Nuskenuotas parašas yra paveikslėlis dokumente. Jis neidentifikuoja pasirašiusiojo, neturi laiko žymos ir neapsaugo turinio nuo pakeitimų po pasirašymo — t. y. nedaro nė vieno dalyko, dėl kurio parašas apskritai reikalingas.

Ar vidiniams dokumentams reikia atskiros sistemos nuo išorinių?

Ne, ir būtent atskyrimas dažniausiai yra problema. Kai sutartys gyvena vienoje vietoje, o įsakymai kitoje, atsiranda du archyvai ir dvi tvarkos. Dokumentų valdymas yra prasmingas tada, kai apima abu srautus.