ZebraSign naujienos

Apie įmonę

VšĮ „Namai visiems“ – nevyriausybinė organizacija, veikianti Šakių ir Jurbarko rajonuose. Tai  atvira ir inovatyvi organizacija, teikianti į asmens poreikius sutelktas paslaugas. Organizacijos veikla skirta senjorams, žmonės su negalia bei asmenims, atsidūrusiems krizinėse gyvenimo situacijose.

Iššūkiai iki ZebraSign

Prieš pradėdami naudoti ZebraSign, VŠĮ „Namai visiems“ susidūrė su reikšmingais dokumentų valdymo iššūkiais, kuriuos sukėlė neefektyvus dokumentų valdymas.

• Vidiniai dokumentai buvo spausdinami ir pasirašomi ranka. Tai apsunkino jų rengimą, pasirašymą ir dalijimąsi. Be to, reikalavo papildomų resursų – ypač kai dokumentus turėjo patvirtinti keli asmenys arba perduoti skirtingose vietose esantiems padaliniams. 
• Darbuotojai dirba geografiškai išsibarstę, tad fizinis dokumentų perdavimas reikalavo papildomų logistikos išteklių ir neretai stabdė sprendimų priėmimą. 
• Elektroninis parašas buvo naudojamas tik išoriniams dokumentams, o vidaus dokumentų tvirtinimas priklausė nuo vadovės ir buhalterės užimtumo. Procesas dažnai strigdavo, o dokumentai užtrukdavo laukdami patvirtinimo.

Visi šie veiksniai lėtino organizacijos darbą, didino administracinę naštą ir trukdė užtikrinti sklandų dokumentų valdymą.

Skaitmenizacijos sprendimas

VŠĮ „Namai visiems“ sėkmės istorija, diegiant skaitmeninius sprendimus, yra įkvepiantis pavyzdys kaip organizacijos, puoselėjančios tvarumo vertybes, gali pasitelkti inovacijas veiklos optimizavimui. Atsisakius popierinių dokumentų, kurie kėlė logistinių iššūkių bei reikalavo papildomo laiko derinant susitikimus tarp skirtingose vietose dirbančių darbuotojų, įmonė žengė natūralų žingsnį skaitmenizacijos link. 

Sprendimą pereiti prie elektroninių dokumentų valdymo ir ZebraSign pasirinkimą lėmė šie veiksniai:

• Inovatyvi ir tvari galimybė pasirašyti elektroninius dokumentus tiesiai planšetėje naudojant biometrinį rankinį parašą.
• Paprastas ir greitas dokumentų siuntimas keliems adresatams vienu metu per ZebraSign ar į el. pašto dėžutę, sumažinant administracinį darbą bei vykdant sklandesnę komunikaciją tarp vadovo, buhalterio, administracijos. 
• Galimybė naudoti kelis elektroninio parašo būdus tvirtinant dokumentą: Smart-ID, mobilųjį parašą, biometrinį rankinį parašą. Tai užtikrina greitesnį dokumentų tvirtinimo procesą, kadangi nereikia ieškoti alternatyvių metodų ar atidėti procesų dėl techninių apribojimų. 

Dėl ZebraSign komandos profesionaliai organizuotų ir suteiktų mokymų bei dėl aiškios ir intuityvios vartotojo sąsajos, VŠĮ „Namai visiems“ kolektyvas operatyviai įsisavino naująją sistemą ir nedelsiant pradėjo ją taikyti kasdienėje veikloje, nesukeliant trikdžių organizacijos darbo eigoje.

Rezultatas

Įdiegus ZebraSign elektroninių dokumentų sistemą ir pradėjus aktyviai naudoti elektroninį parašą, VŠĮ „Namai visiems“ pastebėjo teigiamus pokyčius savo veikloje. 

• Visi dokumentai pasiekia adresatus tiesiai į jų el. pašto dėžutes, o elektroninis parašas tapo paprastas ir prieinamas visiems darbuotojams.
• Pagerėjo vidinė komunikacija, sumažėjo spausdinimo poreikis, kuris prisidėjo prie organizacijos tvarumo tikslų, padėdamas organizacijai mažinti popieriaus sąnaudas ir racionaliau naudoti išteklius.
• Darbuotojai nuo pirmos dienos adaptavosi prie intuityvios ir paprastos naudoti platformos, ypač vertindami aiškią dokumentų pasirašymo seką bei greitą ir sklandų dokumentų įkėlimo ir dalijimosi procesą. 

Anot VŠĮ „Namai visiems“ direktorės Giedrės Šedbarienės, ZebraSign platforma sustiprino komandinį darbą, užtikrino efektyvesnę komunikaciją ir tapo neatsiejama VŠĮ „Namai visiems“ kasdienės veiklos dalimi, leidžiančia siekti didesnio veiklos efektyvumo ir tvarumo.

„ZebraSign tapo nepakeičiamu mūsų kasdienės veiklos įrankiu. Jis ne tik supaprastino dokumentų valdymą, bet ir leido mums dirbti efektyviau bei prisidėti prie tvarumo tikslų įgyvendinimo“ – VŠĮ „Namai visiems“ vadovė.

Džiaugiamės, kad galėjome prisidėti prie VŠĮ „Namai visiems“ veiklos efektyvinimo ir skatinti organizaciją eiti skaitmenizacijos keliu! Išbandykite ZebraSign ir Jūs.