Arbeitet Ihr Unternehmen noch mit Papier? 4 Hauptvorteile elektronischer Journale

24. Januar 2025

Elektronische Journale von ZebraSign sichern Datensicherheit und Zugriff von überall – und bieten darüber hinaus weitere Vorteile. Dieser Artikel stellt vier zentrale Vorteile elektronischer Journale vor, die die tägliche Dokumentenverwaltung vereinfachen.

Arbeitet Ihr Unternehmen noch mit Papierdokumenten und -journalen, kennen Sie vermutlich tägliche Herausforderungen wie verzögerte Unterschriften, fehlende Einträge und den ständigen Transport physischer Dokumente zwischen Standorten. Diese Probleme führen zu Fehlern, Zeitverlust und mitunter sogar rechtlichen Komplikationen. Mit wachsenden Unternehmen und strengeren Datenschutzvorgaben lautet die Frage längst nicht mehr „Sollten wir das Problem angehen?“, sondern „Wie lösen wir es schnell, sicher und effizient?“

Digitale Technologien bieten eine Antwort auf diese Herausforderungen: Elektronische Journale sind eine moderne Alternative zu papierbasierten Systemen. Elektronische Journale, wie sie ZebraSign anbietet, sichern Datensicherheit und Zugriff von überall – und bieten darüber hinaus zahlreiche weitere Vorteile. Dieser Artikel stellt vier zentrale Vorteile vor, die die tägliche Dokumentenverwaltung vereinfachen.

1. Flexibel einsetzbar für unterschiedlichste Geschäftsszenarien

Mit wachsenden Unternehmensanforderungen erweisen sich traditionelle Lösungen oft als zu starr oder unflexibel. Die elektronischen Journale von ZebraSign ermöglichen die Erstellung individuell angepasster Journale für spezifische betriebliche Anforderungen. Das Tool erlaubt es, Journalfelder nach eigenem Bedarf zu konfigurieren, und unterstützt eine unbegrenzte Anzahl an Journalen – bestehende Aufzeichnungen lassen sich digitalisieren, neue leicht anlegen.

Elektronische Journale lassen sich in vielfältigen Szenarien einsetzen: für tägliche Tätigkeiten wie die Reinigung von Räumlichkeiten oder technische Inspektionen ebenso wie für wiederkehrende Aufgaben wie Sicherheitsschulungen oder Onboarding-Dokumentation. Die Plattform unterstützt mehrere Signaturmethoden, darunter Smart-ID oder mobile Signatur (für Unterzeichnende aus Litauen, Lettland und Estland) sowie die freie handschriftliche Signatur. Digital signierte Einträge sind präzise, leicht nachvollziehbar und effizient verwaltbar.

2. Automatisierung für eine reibungslose Aktenführung

Anders als bei Papierjournalen, bei denen Sie die Gültigkeit von Einträgen manuell prüfen und Fristen selbst im Blick behalten müssen, lassen sich diese Prozesse mit elektronischen Journalen automatisieren. Signaturintervalle können festgelegt werden – läuft der jeweilige Zeitraum ab, erinnert das System automatisch daran, die nötigen Einträge zu vervollständigen. Besonders nützlich für Organisationen, die sicherstellen müssen, dass keine wichtigen Einträge übersehen werden.

3. Unkomplizierte Verwaltung von Aufzeichnungen und Dokumenten

Neue Mitarbeitende mit Unternehmensrichtlinien und Dokumentation vertraut zu machen, kostet oft viel Zeit und Aufwand. Beim Onboarding müssen beispielsweise Sicherheitsanweisungen, interne Vorschriften oder andere Unterlagen zur Durchsicht bereitgestellt werden. Traditionell bedeutet das, physische Dokumente auszuhändigen oder einzeln an jede Person zu versenden.

Elektronische Journale automatisieren und vereinfachen diesen Prozess. Mitarbeitende bestimmter Gruppen – etwa Technikerinnen und Techniker, Reinigungskräfte oder Fahrpersonal – erhalten automatisch Zugriff auf die für ihre Rolle relevanten Journale. Diese können ergänzende Materialien enthalten, etwa Onboarding-Formulare, Sicherheitsrichtlinien, Fotos oder Links. Mit allen nötigen Informationen bequem an einem Ort können neue Mitarbeitende die erforderliche Dokumentation effizient durchsehen und abschließen. So entfallen die zusätzlichen Schritte physischer Unterlagen, und neue Teammitglieder werden reibungslos integriert.

4. Zugänglichkeit und Flexibilität für unterschiedliche Teams

Elektronische Journale bieten mehr Zugänglichkeit und Flexibilität und begegnen so typischen Herausforderungen beim Wechsel zu digitalen Lösungen. Nicht alle Mitarbeitenden verfügen über fortgeschrittene technische Kenntnisse oder eigene Geräte mit Signaturfunktion, was den Umstieg von Papier auf elektronische Systeme erschweren kann.

Genau hier setzen die flexiblen Signaturoptionen von ZebraSign an. Daten können auf einem gemeinsam genutzten Tablet am Arbeitsplatz eingegeben oder signiert werden – eigene Geräte sind nicht nötig. Die Plattform unterstützt zudem handschriftliche Signaturen direkt auf einem Touchscreen mit dem Stift. So bleiben elektronische Journale für alle Mitarbeitenden zugänglich – unabhängig von technischer Erfahrung, verfügbaren Ressourcen oder Hintergrund.

Zusammengefasst

Die elektronischen Journale von ZebraSign wurden entwickelt, um die realen Herausforderungen von Unternehmen zu lösen, die noch auf Papier setzen. Durch die Digitalisierung von Journalen können Unternehmen den administrativen Aufwand papierbasierter Aufzeichnungen beseitigen und wiederkehrende Prozesse automatisieren.

Wenn Sie die Vorteile elektronischer Journale noch nicht kennengelernt haben, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt dafür. ZebraSign bietet eine 7-tägige kostenlose Testphase, in der Sie selbst erleben, wie einfach digitale Dokumentenverwaltung sein kann. Entdecken Sie noch heute, welchen Unterschied elektronische Journale für Ihr Unternehmen machen können.