ACCORDO SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI (Versione vigente)

Nota di traduzione: questa pagina è una traduzione della versione in inglese. In caso di discrepanza, prevale la versione in inglese.

Il presente Accordo sul Trattamento dei Dati Personali (di seguito, l'"Accordo") è entrato in vigore ed è applicabile a decorrere dal 30 aprile 2024. Il presente Accordo è stato concluso tra l'amministratore della Piattaforma Zebrasign, Tegwa Technologies, AB (di seguito, il "Responsabile del trattamento"), e il Cliente (Utente o Consumatore) (di seguito, il "Titolare del trattamento").

OGGETTO DELL'ACCORDO
1. Il presente Accordo costituisce parte integrante delle Condizioni Generali di Servizio della Piattaforma Zebrasign (di seguito, le "Condizioni di Servizio") e stabilisce i termini e le condizioni applicabili nei casi in cui il Responsabile del trattamento tratti i Dati Personali del Titolare del trattamento per conto di quest'ultimo, secondo la procedura stabilita nelle Condizioni di Servizio.
2. Il Responsabile del trattamento si impegna a trattare i Dati Personali in conformità con i requisiti stabiliti dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito, il "GDPR"), e con le istruzioni del Titolare del trattamento.
3. I termini con iniziale maiuscola utilizzati nell'Accordo si intendono definiti come nel GDPR e nell'altra normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, nell'Informativa sulla Privacy e nelle Condizioni di Servizio. I Dati Personali, nel contesto del presente Accordo, si intendono come i dati caricati dal Titolare del trattamento nell'Account, come descritto nella Clausola 2.3 dell'Accordo.
FINALITÀ, PORTATA E DURATA DEL TRATTAMENTO DEI DATI
1. Il Responsabile del trattamento fornirà servizi al Titolare del trattamento in conformità con le Condizioni di Servizio. Il Titolare del trattamento incaricherà il Responsabile del trattamento di trattare i propri Dati Personali nella misura necessaria per l'attuazione e l'esecuzione delle Condizioni di Servizio.
2. La finalità del trattamento dei dati è l'attuazione e l'esecuzione delle Condizioni di Servizio, per quanto riguarda i dati caricati dal Titolare del trattamento nell'Account.
3. Le categorie di interessati sono i dipendenti del Titolare del trattamento che utilizzano l'Account del Titolare del trattamento (persona giuridica) e/o i Titolari del trattamento (persone fisiche) titolari di un Account, nonché altri terzi i cui Dati Personali il Titolare del trattamento carica nel proprio Account. I Dati Personali trattati dal Responsabile del trattamento, a cui questi ha o può avere accesso, sono i dati caricati nell'Account del Titolare del trattamento, come definiti nell'Informativa sulla Privacy. Tali dati possono includere, a titolo esemplificativo, nome, cognome, posizione, data di nascita, numero di identificazione personale, numero di telefono, ecc., e possono variare di caso in caso in base alla natura e al contenuto dei dati caricati dal Titolare del trattamento nell'Account. Le Parti concordano che, nell'ambito del presente Accordo, il trattamento dei Dati Personali da parte del Responsabile del trattamento riguarda esclusivamente i dati caricati dal Titolare del trattamento nell'Account. Per tutti gli altri aspetti, come previsto nell'Informativa sulla Privacy, il Responsabile del trattamento agisce come Titolare del trattamento, in quanto determina esso stesso le finalità e i mezzi del trattamento.
4. Qualora il Responsabile del trattamento non abbia ricevuto istruzioni documentate riguardo al trattamento dei Dati Personali necessarie per l'adempimento dei propri obblighi ai sensi dell'Accordo, ne darà immediata comunicazione al Titolare del trattamento e agirà nel migliore interesse di quest'ultimo fino a quando tali istruzioni non saranno fornite.
5. I Dati Personali saranno trattati finché il Titolare del trattamento utilizza l'Account. Se il Titolare del trattamento elimina l'Account, l'Account e i Dati Personali in esso contenuti saranno cancellati senza possibilità di ripristino trascorsi 14 giorni di calendario dalla data di eliminazione dell'Account. Gli Account gratuiti inattivi e i Dati Personali del Titolare del trattamento in essi contenuti saranno cancellati senza possibilità di ripristino qualora il Titolare del trattamento non abbia utilizzato l'Account e/o i Servizi forniti sulla Piattaforma per un periodo di due anni, a decorrere dalla data dell'ultima visita del Titolare del trattamento all'Account. Se il Titolare del trattamento richiede che i Dati Personali siano conservati per un determinato periodo dopo la cessazione dei Servizi, le Parti devono concordare preventivamente per iscritto le condizioni di tale trattamento.
OBBLIGHI DELLE PARTI
1. Trattando i Dati Personali per conto del Titolare del trattamento, il Responsabile del trattamento si impegna a quanto segue:
  1. trattare i Dati Personali esclusivamente in conformità con le istruzioni scritte e documentate fornite dal Titolare del trattamento, incluse le istruzioni stabilite nel presente Accordo, salvo che la normativa applicabile disponga diversamente. In tal caso, prima di iniziare il trattamento dei Dati Personali, il Responsabile del trattamento deve, nella misura consentita dalla normativa, notificare al Titolare del trattamento tale obbligo di legge, nella misura in cui sia a conoscenza del Responsabile del trattamento;
  2. nel trattare i Dati Personali, agire in conformità con i requisiti del GDPR e dell'altra normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali;
  3. tenendo conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, il Responsabile del trattamento si impegna ad attuare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza dei Dati Personali adeguato al rischio. A tal fine, il Responsabile del trattamento ha inoltre implementato lo standard ISO/IEC 27001 per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni. Su richiesta scritta del Titolare del trattamento, il Responsabile del trattamento si impegna a fornire informazioni sulle misure tecniche e organizzative di sicurezza applicate per garantire la sicurezza dei Dati Personali;
  4. garantire che le persone autorizzate a trattare i Dati Personali si siano impegnate alla riservatezza o siano soggette a un adeguato obbligo di riservatezza previsto dalla legge; il Responsabile del trattamento deve vincolare per iscritto i propri dipendenti che tratteranno i Dati Personali a considerare tutti i Dati Personali come informazioni riservate e a non utilizzarli per alcuna finalità diversa dal loro trattamento per conto del Titolare del trattamento, nella misura necessaria per la fornitura dei Servizi;
  5. tenendo conto della natura del trattamento dei Dati Personali, assistere, mediante l'adozione di misure tecniche e organizzative adeguate, il Titolare del trattamento nell'adempimento del proprio obbligo di rispondere alle richieste di esercizio di tutti i diritti dell'interessato. Ricevuta la richiesta dell'interessato di esercitare i propri diritti, il Responsabile del trattamento deve inoltrarla immediatamente al Titolare del trattamento. Il Responsabile del trattamento fornirà al Titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie o compirà altre azioni relative alla richiesta dell'interessato, quando tali azioni siano necessarie per la corretta esecuzione della richiesta di esercizio dei diritti dell'interessato;
  6. assistere il Titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi relativi alla sicurezza dei dati, alla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e alla consultazione preventiva (articoli da 32 a 36 del GDPR), tenendo conto della natura del trattamento dei Dati Personali e delle informazioni a disposizione del Responsabile del trattamento.
2. Il Titolare del trattamento si impegna a quanto segue:
  1. fornire al Responsabile del trattamento istruzioni sul trattamento dei Dati Personali, nei casi generali, per iscritto, salvo che le circostanze della situazione richiedano una forma diversa. Le istruzioni presentate in una forma diversa da quella scritta saranno confermate per iscritto dal Titolare del trattamento, se richiesto dal Responsabile del trattamento;
  2. fornire al Responsabile del trattamento unicamente istruzioni lecite conformi ai requisiti del GDPR e disporre di una base giuridica per il trattamento dei Dati Personali;
  3. garantire l'esattezza, l'integrità e la liceità dei Dati Personali comunicati al Responsabile del trattamento.
3. Il Titolare del trattamento comprende che qualsiasi limitazione del trattamento dei Dati Personali non causata da colpa del Responsabile del trattamento può incidere sulla capacità di quest'ultimo di adempiere ai propri obblighi ai sensi delle Condizioni di Servizio. Pertanto, qualora il Titolare del trattamento decida di imporre limitazioni al trattamento dei Dati Personali, dovranno essere adottate le seguenti misure:
  1. il Titolare del trattamento notificherà per iscritto al Responsabile del trattamento le specifiche limitazioni previste con ragionevole anticipo, al fine di consentire al Responsabile del trattamento di adottare le misure necessarie indicate di seguito;
  2. entro 5 giorni lavorativi dalla notifica delle specifiche limitazioni da parte del Titolare del trattamento, il Responsabile del trattamento analizzerà le limitazioni previste e fornirà al Titolare del trattamento una motivata spiegazione scritta delle possibili conseguenze sulla capacità del Responsabile del trattamento di adempiere ai propri obblighi ai sensi delle Condizioni di Servizio;
  3. se il Titolare del trattamento, dopo aver ricevuto una motivata spiegazione delle possibili conseguenze da parte del Responsabile del trattamento, decide comunque di mantenere le limitazioni, assumerà tutti i relativi rischi e le conseguenze negative di tale decisione.
DIRITTO DEL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DI RICORRERE A SUB-RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
1. Il Responsabile del trattamento avrà il diritto di ricorrere a terzi per il trattamento dei Dati Personali (di seguito, i "Sub-Responsabili del trattamento").
2. Il Titolare del trattamento concede l'autorizzazione generale a ricorrere a nuovi Sub-Responsabili del trattamento in futuro. Il Responsabile del trattamento notificherà al Titolare del trattamento qualsiasi cambiamento previsto in relazione al ricorso o alla sostituzione dei Sub-Responsabili del trattamento, a cui il Titolare del trattamento potrà opporsi. Il Titolare del trattamento sarà informato quando il Responsabile del trattamento aggiorna l'elenco dei Sub-Responsabili del trattamento sul proprio sito web. Se il Titolare del trattamento non ha sollevato tale obiezione entro trenta (30) giorni dalla data di aggiornamento sul sito web, si riterrà che non abbia sollevato obiezioni. In caso di obiezione da parte del Titolare del trattamento, il Responsabile del trattamento avrà il diritto di respingerla presentando una motivata spiegazione scritta.
3. Il Responsabile del trattamento garantirà che i Sub-Responsabili del trattamento assumano la responsabilità in conformità con gli obblighi stabiliti nel presente Accordo e nell'articolo 28 del GDPR.
COMUNICAZIONE DI UNA VIOLAZIONE DEI DATI PERSONALI AL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
1. In caso di possibile violazione dei Dati Personali, il Responsabile del trattamento sarà tenuto ad adottare le misure stabilite nelle Clausole da 5.2 a 5.4 dell'Accordo.
2. Il Responsabile del trattamento notificherà al Titolare del trattamento senza indebito ritardo, e comunque entro 48 ore dal momento della rilevazione della possibile violazione, mediante comunicazione scritta come previsto dalla Sottoclausola 5.2.1. La comunicazione deve contenere le informazioni previste dall'articolo 33, paragrafo 3, del GDPR.
3. Se le informazioni non possono essere fornite al Titolare del trattamento entro i termini stabiliti nella Clausola 5.2 dell'Accordo, potranno essere fornite per fasi senza indebito ritardo. Nei casi in cui il Responsabile del trattamento non sia in grado di fornire determinate informazioni al Titolare del trattamento, ne darà comunicazione a quest'ultimo.
TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
1. Il Responsabile del trattamento non trasferirà i Dati Personali a nessuno (anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo) senza la previa autorizzazione scritta del Titolare del trattamento. Qualora tale trasferimento abbia luogo, il Responsabile del trattamento si impegna a rispettare i requisiti stabiliti dal Capo V del GDPR.
RESPONSABILITÀ
1. Il Titolare del trattamento sarà responsabile di garantire la liceità della base giuridica in base alla quale il Responsabile del trattamento tratta i Dati Personali nella fornitura dei Servizi.
2. Il Responsabile del trattamento non sarà responsabile delle azioni del Titolare del trattamento che violino la normativa sulla protezione dei Dati Personali.
3. In ogni caso, la responsabilità del Responsabile del trattamento per danni sarà limitata e non potrà eccedere il compenso percepito dal Responsabile del trattamento negli ultimi 12 (dodici) mesi per i servizi forniti al Titolare del trattamento in conformità con le Condizioni di Servizio, salvo che tale limitazione sia vietata dalla normativa.
4. Il Responsabile del trattamento non ispezionerà, controllerà né monitorerà i dati caricati dal Titolare del trattamento nell'Account. Ciò può avvenire solo nei casi eccezionali previsti dall'Informativa sulla Privacy.
ESECUZIONE DI VERIFICHE
1. Purché non sia richiesto al Responsabile del trattamento di fornire o dare accesso a informazioni su (i) altri clienti del Responsabile del trattamento, (ii) altri report esterni o interni non pubblici del Responsabile del trattamento, il Titolare del trattamento e/o un revisore indipendente da questi nominato avranno il diritto di effettuare verifiche e ispezioni del Responsabile del trattamento durante la vigenza del presente Accordo, in conformità con i termini e le condizioni ivi stabiliti. Le Parti concorderanno per iscritto i termini e le condizioni, la portata e gli altri dettagli di tale verifica con almeno 14 giorni lavorativi di anticipo. Le verifiche effettuate sulla base del presente Accordo saranno limitate alla valutazione dell'adempimento degli obblighi del Responsabile del trattamento ai sensi del presente Accordo. Tali verifiche non potranno essere effettuate con una frequenza superiore a una volta ogni 12 mesi.
2. La verifica sarà effettuata in modo da non interrompere le operazioni e gli obblighi del Responsabile del trattamento.
3. Il rappresentante del Titolare del trattamento e/o il revisore terzo devono sottoscrivere appropriati accordi di riservatezza con il Responsabile del trattamento.
4. Il Titolare del trattamento si impegna a rimborsare al Responsabile del trattamento le spese sostenute e il tempo impiegato da quest'ultimo nel prestare assistenza in conformità con la Sezione 8 del presente Accordo (per il tempo dedicato alle risorse interne e alle misure adottate per assistere il Titolare del trattamento nello svolgimento della verifica), incluse le spese e il tempo dei Sub-Responsabili del trattamento nel prestare tale assistenza, secondo una tariffa separata concordata per iscritto dalle Parti.
FORZA MAGGIORE
1. Una Parte sarà esonerata dalla responsabilità per l'inadempimento degli obblighi previsti dall'Accordo qualora tale inadempimento sia dovuto a circostanze di forza maggiore che la Parte non poteva controllare né ragionevolmente prevedere al momento della conclusione dell'Accordo e il cui verificarsi o le cui conseguenze non avrebbero potuto essere evitati. La mancanza di risorse finanziarie della Parte interessata o l'inadempimento di obblighi da parte dei suoi appaltatori non saranno considerati forza maggiore.
2. Se le circostanze che rendono impossibile l'esecuzione dell'Accordo sono temporanee, la Parte potrà essere esonerata dalla responsabilità per il periodo ragionevole, tenendo conto dell'effetto di tali circostanze sull'esecuzione dell'Accordo.
VALIDITÀ E RISOLUZIONE DELL'ACCORDO
1. Il presente Accordo entrerà in vigore all'entrata in vigore delle Condizioni di Servizio e rimarrà in vigore finché queste ultime rimangono in vigore.
2. Qualora una disposizione dell'Accordo divenga o sia dichiarata invalida, in tutto o in parte, ciò non pregiudicherà la validità delle restanti disposizioni dell'Accordo. In tal caso, le Parti si impegnano a sostituire la disposizione invalida con una valida che si avvicini il più possibile, in termini giuridici ed economici, alla disposizione invalida.
3. Le Parti riconoscono espressamente che la validità del presente Accordo è necessaria per la corretta esecuzione delle Condizioni di Servizio e che, pertanto, alla risoluzione o altrimenti alla scadenza del presente Accordo, le Condizioni di Servizio decadranno automaticamente.
DISPOSIZIONI FINALI
1. Qualsiasi disaccordo o controversia tra le Parti in relazione all'Accordo sarà risolto mediante negoziazione e, qualora le controversie non possano essere risolte in tal modo, saranno sottoposte al tribunale competente della Repubblica di Lituania nella città di Vilnius, in conformità con le leggi o altre normative della Repubblica di Lituania.
2. L'Accordo e gli altri rapporti reciproci non disciplinati dal presente Accordo saranno regolati dalla legge della Repubblica di Lituania.

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