ACCORD DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES (version en vigueur)

Ceci est une traduction. En cas de divergence, la version anglaise fait foi : version anglaise.

Le présent Accord de traitement des données personnelles (ci-après l'« Accord ») est entré en vigueur et est applicable à compter du 30 avril 2024. Cet Accord est conclu entre l'administrateur de la Plateforme Zebrasign, Tegwa Technologies, AB (ci-après le « Sous-traitant »), et le Client (Utilisateur ou Consommateur) (ci-après le « Responsable du traitement »).

OBJET DE L'ACCORD
1. Le présent Accord fait partie intégrante des Conditions générales de service de la Plateforme Zebrasign (ci-après les « Conditions générales ») et définit les termes et conditions applicables lorsque le Sous-traitant traite les Données personnelles du Responsable du traitement pour le compte de ce dernier, conformément à la procédure fixée par les Conditions générales.
2. Le Sous-traitant s'engage à traiter les Données personnelles conformément aux exigences du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après le « RGPD »), et aux instructions du Responsable du traitement.
3. Les termes en majuscules utilisés dans l'Accord s'entendent au sens défini par le RGPD et les autres lois applicables en matière de protection des données personnelles, la Politique de confidentialité et les Conditions générales. Les Données personnelles s'entendent, dans le cadre du présent Accord, comme les données téléversées par le Responsable du traitement sur le Compte, telles que décrites à la Clause 2.3 de l'Accord.
FINALITÉS, PÉRIMÈTRE ET DURÉE DU TRAITEMENT DES DONNÉES
1. Le Sous-traitant fournit des services au Responsable du traitement conformément aux Conditions générales. Le Responsable du traitement charge le Sous-traitant de traiter les Données personnelles du Responsable du traitement dans la mesure nécessaire à la mise en œuvre et à l'exécution des Conditions générales.
2. La finalité du traitement des données est la mise en œuvre et l'exécution des Conditions générales, dans la mesure où sont concernées les données téléversées par le Responsable du traitement sur le Compte.
3. Les catégories de personnes concernées sont les employés du Responsable du traitement utilisant le Compte du Responsable du traitement (personne morale) et/ou les Responsables du traitement (personnes physiques) titulaires d'un Compte, ainsi que d'autres tiers dont le Responsable du traitement téléverse les Données personnelles sur son Compte. Les Données personnelles traitées par le Sous-traitant, auxquelles celui-ci a ou peut avoir accès, sont les données téléversées sur le Compte du Responsable du traitement, telles que définies dans la Politique de confidentialité. Ces données peuvent inclure, sans s'y limiter, le nom, le prénom, la fonction, la date de naissance, le numéro d'identification personnel, le numéro de téléphone, etc., et peuvent varier d'un cas à l'autre selon la nature et le contenu des données téléversées par le Responsable du traitement sur le Compte. Les Parties conviennent que, dans le cadre du présent Accord, le traitement des Données personnelles par le Sous-traitant ne concerne que les données téléversées par le Responsable du traitement sur le Compte. À tous autres égards, comme prévu dans la Politique de confidentialité, le Sous-traitant agit en tant que Responsable du traitement, dans la mesure où il détermine lui-même les finalités et les moyens du traitement.
4. Lorsque le Sous-traitant n'a reçu aucune instruction documentée concernant le traitement des Données personnelles nécessaire à l'exécution de ses obligations au titre de l'Accord, le Sous-traitant en informe immédiatement le Responsable du traitement et agit au mieux des intérêts du Responsable du traitement jusqu'à ce que ces instructions soient fournies.
5. Les Données personnelles seront traitées aussi longtemps que le Responsable du traitement utilise le Compte. Si le Responsable du traitement supprime le Compte, celui-ci ainsi que les Données personnelles qu'il contient seront supprimés sans possibilité de restauration après 14 jours calendaires à compter de la date de suppression du Compte. Les Comptes gratuits inactifs et les Données personnelles du Responsable du traitement qu'ils contiennent seront supprimés sans possibilité de restauration si le Responsable du traitement n'a pas utilisé le Compte et/ou les Services fournis sur la Plateforme pendant une période de deux ans, décomptée à partir de la date de la dernière visite du Responsable du traitement sur le Compte. Si le Responsable du traitement souhaite que les Données personnelles soient conservées pendant une certaine durée après la résiliation des Services, les Parties doivent convenir au préalable des modalités d'un tel traitement.
OBLIGATIONS DES PARTIES
1. En traitant les Données personnelles pour le compte du Responsable du traitement, le Sous-traitant s'engage à :
  1. traiter les Données personnelles uniquement conformément aux instructions écrites documentées fournies par le Responsable du traitement, y compris les instructions énoncées dans le présent Accord, sauf disposition contraire de la législation applicable. Dans un tel cas, avant de commencer le traitement des Données personnelles, le Sous-traitant doit, dans la mesure permise par la législation, informer le Responsable du traitement de cette exigence légale, dans la mesure où elle est connue du Sous-traitant ;
  2. lorsqu'il traite les Données personnelles, agir conformément aux exigences du RGPD et des autres réglementations applicables en matière de protection des données personnelles ;
  3. compte tenu de l'état des connaissances techniques, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, s'engager à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité des Données personnelles adapté au risque. Pour ce faire, le Sous-traitant a également mis en œuvre la norme ISO/IEC 27001 relative aux systèmes de management de la sécurité de l'information. Sur demande écrite du Responsable du traitement, le Sous-traitant s'engage à fournir des informations sur les mesures techniques et organisationnelles de sécurité appliquées afin d'assurer la sécurité des Données personnelles ;
  4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données personnelles se soient engagées à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale de confidentialité appropriée ; le Sous-traitant doit obliger par écrit ses employés qui traiteront les Données personnelles à considérer toutes les Données personnelles comme des informations confidentielles et à ne pas les utiliser à d'autres fins que leur traitement pour le compte du Responsable du traitement, dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services ;
  5. compte tenu de la nature du traitement des Données personnelles, assister, au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées, le Responsable du traitement dans l'exécution de son obligation de répondre aux demandes d'exercice de l'ensemble des droits de la Personne concernée. Ayant reçu la demande d'une Personne concernée d'exercer ses droits, le Sous-traitant doit immédiatement transmettre cette demande au Responsable du traitement. Le Sous-traitant fournira au Responsable du traitement toutes les informations nécessaires ou effectuera d'autres actions liées à la demande de la Personne concernée, lorsque ces actions sont nécessaires à la bonne exécution de la demande d'exercice des droits de la Personne concernée ;
  6. aider le Responsable du traitement à assurer le respect des obligations relatives à la sécurité des données, à l'analyse d'impact relative à la protection des données et à la consultation préalable (articles 32 à 36 du RGPD), compte tenu de la nature du traitement des Données personnelles et des informations dont dispose le Sous-traitant.
2. Le Responsable du traitement s'engage à :
  1. fournir au Sous-traitant des instructions relatives au traitement des Données personnelles, en règle générale par écrit, sauf si les circonstances de la situation exigent une autre forme. Les instructions soumises sous une forme autre qu'écrite seront approuvées par écrit par le Responsable du traitement, si le Sous-traitant en fait la demande ;
  2. ne soumettre au Sous-traitant que des instructions licites, conformes aux exigences du RGPD, et disposer d'une base légale pour le traitement des Données personnelles ;
  3. garantir l'exactitude, l'intégrité et la licéité des Données personnelles divulguées au Sous-traitant.
3. Le Responsable du traitement comprend que toute restriction du traitement des Données personnelles non causée par la faute du Sous-traitant peut affecter la capacité du Sous-traitant à respecter ses obligations au titre des Conditions générales. Par conséquent, dans le cas où le Responsable du traitement décide d'imposer des restrictions au traitement des Données personnelles, les mesures suivantes doivent être prises :
  1. le Responsable du traitement doit informer par écrit le Sous-traitant, avec un préavis raisonnable, des restrictions spécifiques envisagées, afin de permettre au Sous-traitant de prendre les mesures nécessaires décrites ci-dessous ;
  2. dans un délai de 5 jours ouvrés après que le Responsable du traitement a informé le Sous-traitant des restrictions spécifiques, le Sous-traitant analysera les restrictions envisagées et fournira au Responsable du traitement une explication écrite motivée des conséquences possibles sur la capacité du Sous-traitant à exécuter ses obligations au titre des Conditions générales ;
  3. si le Responsable du traitement, ayant reçu une explication motivée du Sous-traitant sur les conséquences possibles, décide néanmoins de maintenir les restrictions, le Responsable du traitement assume tous les risques et conséquences négatives correspondants d'une telle décision.
DROIT DU SOUS-TRAITANT DE RECOURIR À DES SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS
1. Le Sous-traitant a le droit de faire appel à des tiers pour le traitement des Données personnelles (ci-après les « Sous-traitants ultérieurs »).
2. Le Responsable du traitement accorde une autorisation générale pour le recours futur à de nouveaux Sous-traitants ultérieurs. Le Sous-traitant informera le Responsable du traitement de tout projet de modification concernant le recours à des Sous-traitants ultérieurs ou leur changement, auquel le Responsable du traitement peut s'opposer. Le Responsable du traitement sera informé lorsque le Sous-traitant mettra à jour la liste des Sous-traitants ultérieurs sur son site internet. Si le Responsable du traitement ne soulève pas une telle objection dans un délai de trente (30) jours à compter de la date de la mise à jour sur le site internet, il sera réputé ne pas s'être opposé. En cas d'objection du Responsable du traitement, le Sous-traitant aura le droit d'écarter cette objection en fournissant une explication écrite motivée.
3. Le Sous-traitant veillera à ce que les Sous-traitants ultérieurs assument des responsabilités conformes aux obligations énoncées dans le présent Accord et à l'article 28 du RGPD.
NOTIFICATION D'UNE VIOLATION DE DONNÉES PERSONNELLES AU RESPONSABLE DU TRAITEMENT
1. En cas de violation possible de Données personnelles, le Sous-traitant est tenu de prendre les mesures énoncées aux Clauses 5.2 à 5.4 de l'Accord.
2. Le Sous-traitant informera le Responsable du traitement sans délai, et au plus tard dans les 48 heures suivant la détection de la violation possible, par notification écrite conformément à la Sous-clause 5.2.1. Cette notification doit contenir les informations prévues à l'article 33(3) du RGPD.
3. Si les informations ne peuvent être fournies au Responsable du traitement dans les délais fixés à la Clause 5.2 de l'Accord, elles peuvent être fournies par étapes, sans retard injustifié. Dans les cas où le Sous-traitant n'est pas en mesure de fournir certaines informations au Responsable du traitement, le Sous-traitant en informera le Responsable du traitement.
TRANSFERT DE DONNÉES PERSONNELLES
1. Le Sous-traitant ne transférera de Données personnelles à personne (y compris en dehors de l'Espace économique européen) sans l'autorisation écrite préalable du Responsable du traitement. Si un tel transfert a lieu, le Sous-traitant s'engage à respecter les exigences énoncées au Chapitre V du RGPD.
RESPONSABILITÉ
1. Le Responsable du traitement est responsable de garantir la licéité de la base légale sur laquelle le Sous-traitant traite les Données personnelles dans le cadre de la fourniture des Services.
2. Le Sous-traitant n'est pas responsable des actions du Responsable du traitement contraires à la législation relative à la protection des Données personnelles.
3. En tout état de cause, la responsabilité du Sous-traitant en matière de dommages est limitée et ne peut excéder la rémunération perçue par le Sous-traitant au cours des 12 (douze) derniers mois pour les services fournis au Responsable du traitement conformément aux Conditions générales, sauf si une telle limitation est interdite par la législation.
4. Le Sous-traitant n'inspectera, ne contrôlera ni ne surveillera les données téléversées par le Responsable du traitement sur le Compte. Cela ne peut être effectué que dans les cas exceptionnels prévus par la Politique de confidentialité.
RÉALISATION D'AUDITS
1. À condition que le Sous-traitant ne soit pas tenu de fournir ou de donner accès à des informations concernant (i) d'autres clients du Sous-traitant, (ii) d'autres rapports externes ou internes non publics du Sous-traitant, le Responsable du traitement et/ou un auditeur indépendant désigné par le Responsable du traitement aura le droit de mener des audits et des inspections du Sous-traitant pendant la durée du présent Accord, conformément aux termes et conditions énoncés dans l'Accord. Les Parties conviendront par écrit des termes, conditions, périmètre et autres détails d'un tel audit au plus tard 14 jours ouvrés à l'avance. Les audits réalisés sur la base du présent Accord seront limités à l'évaluation du respect des obligations du Sous-traitant au titre du présent Accord. Ces audits ne peuvent être réalisés plus d'une fois par période de 12 mois.
2. L'audit sera réalisé de manière à ne pas perturber les opérations et obligations du Sous-traitant.
3. Le représentant du Responsable du traitement et/ou l'auditeur tiers doivent signer des accords de confidentialité appropriés avec le Sous-traitant.
4. Le Responsable du traitement s'engage à rembourser au Sous-traitant toutes les dépenses engagées et le temps consacré par le Sous-traitant pour fournir son assistance conformément à la Section 8 du présent Accord (pour le temps consacré aux ressources internes et aux mesures prises pour assister le Responsable du traitement dans la réalisation de l'audit), y compris les dépenses et le temps des Sous-traitants ultérieurs pour fournir l'assistance décrite ci-dessus, selon des honoraires distincts convenus par écrit entre les Parties.
FORCE MAJEURE
1. Une Partie est exonérée de responsabilité pour le non-respect de ses obligations au titre de l'Accord si ce non-respect est dû à des circonstances de force majeure que la Partie ne pouvait ni contrôler ni raisonnablement prévoir au moment de la conclusion de l'Accord, et dont la survenance ou les conséquences n'ont pas pu être évitées. Un manque de ressources financières de la Partie concernée ou un manquement aux obligations par ses cocontractants ne sont pas considérés comme un cas de force majeure.
2. Si les circonstances rendant impossible l'exécution de l'Accord sont temporaires, la Partie peut être exonérée de responsabilité pour une période raisonnable, compte tenu de l'incidence de ces circonstances sur l'exécution de l'Accord.
VALIDITÉ ET RÉSILIATION DE L'ACCORD
1. Le présent Accord entre en vigueur dès l'entrée en vigueur des Conditions générales et reste en vigueur aussi longtemps que celles-ci demeurent en vigueur.
2. Si une disposition quelconque de l'Accord devient ou est déclarée invalide, en tout ou en partie, cela n'affectera pas la validité des autres dispositions de l'Accord. Dans un tel cas, les Parties s'engagent à remplacer la disposition invalide par une disposition valide, aussi proche que possible, sur le plan juridique et économique, de la disposition invalide.
3. Les Parties reconnaissent expressément que la validité du présent Accord est nécessaire à la bonne exécution des Conditions générales, et que, par conséquent, en cas de résiliation ou d'expiration du présent Accord, les Conditions générales expireront automatiquement.
DISPOSITIONS FINALES
1. Tout désaccord ou litige survenant entre les Parties en lien avec l'Accord sera réglé par voie de négociation et, si les litiges ne peuvent être résolus de cette manière, ils seront réglés devant le tribunal compétent de la République de Lituanie, dans la ville de Vilnius, conformément aux lois ou autres réglementations de la République de Lituanie.
2. L'Accord et les autres relations mutuelles non couvertes par le présent Accord sont régis par le droit de la République de Lituanie.

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