Podpis elektroniczny a skan podpisu. Jaka jest różnica i który ma moc prawną?

Na pierwszy rzut oka zeskanowany podpis i podpis elektroniczny mogą wyglądać podobnie, ale ich moc prawna jest zupełnie inna. W tym artykule wyjaśniamy praktyczne różnice, pokazujemy, dlaczego zeskanowany podpis często nie jest wiążący prawnie, oraz jak podpis elektroniczny chroni Twoją tożsamość i ważność dokumentu.

Dlaczego warto znać tę różnicę

We współczesnych dokumentach cyfrowych najczęściej pojawiają się dwa rodzaje podpisu – podpis zeskanowany i podpis elektroniczny. Choć oba mogą wyglądać jak „podpisany dokument”, ich status prawny nie mógłby się bardziej różnić.

Zrozumienie tej różnicy ma znaczenie, ponieważ:

• Niewłaściwy rodzaj podpisu może unieważnić dokument.
• Niebezpieczne metody podpisywania narażają Cię na kradzież tożsamości.
• Wybór właściwego podpisu elektronicznego usprawnia procesy i wzmacnia bezpieczeństwo dokumentów.

Czym jest zeskanowany podpis i jak się go używa?

Zeskanowany podpis to po prostu cyfrowa kopia odręcznego podpisu, zwykle w formacie JPEG, PNG lub PDF, wklejona do dokumentu. Choć wizualnie przypomina podpis, jest w istocie tylko obrazem, bez wbudowanego zabezpieczenia czy weryfikacji autentyczności.

• nieformalne ustalenia;
• wewnętrzne dokumenty firmy;
• sytuacje niskiego ryzyka, w których obie strony w pełni sobie ufają.

Główne wady:

• Łatwy do sfałszowania: każdy może skopiować lub zmodyfikować obraz.
• Brak weryfikacji tożsamości: nie da się udowodnić, kto i kiedy podpisał dokument.
• Ograniczona moc prawna: sądy często odrzucają zeskanowane podpisy z powodu braku dowodu autentyczności.
• Luki w bezpieczeństwie: jeśli plik z podpisem wycieknie, może zostać wykorzystany do oszustwa.

Czym jest podpis elektroniczny i dlaczego jest lepszy?

Podpis elektroniczny (e-podpis) to cyfrowy odpowiednik podpisu odręcznego, oparty na kryptografii, certyfikatach i weryfikacji tożsamości. Nie tylko „oznacza” dokument – zapewnia, że:

• Podpis należy do konkretnej osoby.
• Dokument nie został zmieniony po podpisaniu.
• Wszystkie działania mają wartość dowodową w świetle prawa.

Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS podpisy elektroniczne dzielą się na:

1. Podpis elektroniczny zwykły: minimalne zabezpieczenia (np. kliknięcie przycisku lub wpisanie imienia i nazwiska). Odpowiedni dla działań niskiego ryzyka, ale o słabej mocy prawnej.
2. Podpis elektroniczny zaawansowany: weryfikuje tożsamość i zapewnia integralność dokumentu. Dobry dla bardziej złożonych umów, choć jego uznawanie może się różnić.
3. Podpis elektroniczny kwalifikowany: najwyższy standard – w pełni zgodny z eIDAS i prawnie równoważny podpisowi odręcznemu w całej UE.

Czy zeskanowane podpisy są uznawane przez prawo?

Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS (2016/679):

• Podpisy kwalifikowane mają moc prawną równą podpisowi odręcznemu.
• Zeskanowane podpisy nie są uznawane za podpisy elektroniczne, chyba że towarzyszy im wiarygodna weryfikacja tożsamości.

Sądy często odrzucają dokumenty ze skanem podpisu, bo nie da się potwierdzić, kto i kiedy je podpisał.

Jak chronić swoją tożsamość

• Podpis zeskanowany: jeśli zostanie wykradziony, może zostać ponownie użyty bez Twojej zgody.

• Podpis elektroniczny: zabezpieczony hasłami, kodami PIN, uwierzytelnianiem dwuskładnikowym i certyfikatami wydawanymi przez zaufane podmioty.

Który podpis wybrać – elektroniczny czy zeskanowany?

Jeśli chcesz podpisywać dokumenty szybko, bezpiecznie i z pełną ochroną prawną – wybierz podpis elektroniczny.

Zeskanowane podpisy to jedynie wizualna imitacja, bez realnej mocy prawnej. Sprawdzają się w nieformalnych ustaleniach, ale nie w sytuacjach wiążących się z ryzykiem finansowym, odpowiedzialnością prawną czy reputacją firmy.

Nie próbowałeś jeszcze podpisu elektronicznego? To może być idealny moment! Wypróbuj ZebraSign samodzielnie lub skontaktuj się z nami, a znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojej organizacji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zeskanowane podpisy są ważne prawnie?

Zeskanowane podpisy nie są uznawane za podpisy elektroniczne w rozumieniu unijnego rozporządzenia eIDAS (2016/679), chyba że towarzyszy im wiarygodna weryfikacja tożsamości. Sądy często je odrzucają, bo nie da się potwierdzić, kto i kiedy podpisał dokument, co czyni je zawodnymi do celów prawnych.

Dlaczego podpis elektroniczny jest uważany za lepszy od zeskanowanego?

Podpis elektroniczny wykorzystuje zaawansowaną kryptografię, weryfikację tożsamości i certyfikaty, by zapewnić, że podpis należy do konkretnej osoby, dokument pozostaje niezmieniony, a całość ma wartość dowodową w świetle prawa. Jest bezpieczny, wiążący prawnie i zgodny z regulacjami takimi jak eIDAS.

Jaka jest główna różnica między podpisem zeskanowanym a elektronicznym?

Zeskanowany podpis to cyfrowy obraz odręcznego podpisu (np. w formacie JPEG lub PNG) wklejony do dokumentu, bez zabezpieczeń ani weryfikacji autentyczności. Podpis elektroniczny to bezpieczny cyfrowy odpowiednik oparty na kryptografii, weryfikacji tożsamości i certyfikatach, zapewniający ważność prawną i integralność dokumentu.