Elektronische vs. gescannte Unterschrift – die Unterschiede

14. August 2025

Auf den ersten Blick wirken gescannte und elektronische Unterschriften ähnlich, doch ihre rechtliche Wirkung unterscheidet sich erheblich. In diesem Artikel erklären wir die praktischen Unterschiede, warum eine gescannte Unterschrift oft nicht rechtsverbindlich ist, und wie eine elektronische Signatur Ihre Identität und die Gültigkeit Ihrer Dokumente schützt.

Warum es wichtig ist, den Unterschied zu kennen

In den heutigen digitalen Dokumenten kommen zwei Arten von Unterschriften am häufigsten vor – gescannte Unterschriften und elektronische Signaturen. Beide sehen zwar wie ein „unterschriebenes Dokument" aus, doch ihr rechtlicher Status könnte unterschiedlicher nicht sein.

Diesen Unterschied zu verstehen ist wichtig, weil:

• die falsche Art der Unterschrift Ihr Dokument ungültig machen kann.
• unsichere Unterschriftsmethoden das Risiko eines Identitätsdiebstahls erhöhen.
• die richtige elektronische Signatur Arbeitsabläufe beschleunigt und die Dokumentensicherheit stärkt.

Was ist eine gescannte Unterschrift, und wie wird sie verwendet?

Eine gescannte Unterschrift ist schlicht eine digitale Kopie einer handschriftlichen Unterschrift, meist im JPEG-, PNG- oder PDF-Format, die in ein Dokument eingefügt wird. Optisch ähnelt sie einer Unterschrift, ist aber im Grunde nur ein Bild ohne integrierte Sicherheits- oder Echtheitsprüfung.

• informelle Vereinbarungen;
• interne Unternehmensdokumente;
• Situationen mit geringem Risiko, in denen beide Parteien einander voll vertrauen.

Die wichtigsten Nachteile:

• Leicht fälschbar: Jeder kann das Bild kopieren oder verändern.
• Keine Identitätsprüfung: Sie können nicht nachweisen, wer wann unterschrieben hat.
• Begrenzte Rechtskraft: Gerichte lehnen gescannte Unterschriften oft ab, weil kein Echtheitsnachweis vorliegt.
• Sicherheitslücken: Gelangt Ihre Unterschriftsdatei in falsche Hände, kann sie für Betrug missbraucht werden.

Was ist eine elektronische Signatur, und warum ist sie überlegen?

Eine elektronische Signatur ist das digitale Gegenstück zur handschriftlichen Unterschrift, abgesichert durch Kryptografie, Zertifikate und Identitätsprüfung. Sie „markiert" ein Dokument nicht nur, sondern stellt sicher, dass:

• die Unterschrift einer konkreten Person zuzuordnen ist.
• das Dokument nach der Unterschrift nicht verändert wurde.
• alle Vorgänge rechtlich beweiskräftig sind.

Nach der EU-eIDAS-Verordnung werden elektronische Signaturen wie folgt eingestuft:

1. Einfache elektronische Signatur: Minimale Sicherheit (z. B. das Klicken einer Schaltfläche oder das Eintippen Ihres Namens). Geeignet für risikoarme Vorgänge, aber mit schwacher Rechtskraft.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur: Prüft die Identität und stellt die Integrität des Dokuments sicher. Gut geeignet für komplexere Vereinbarungen, wobei die Anerkennung variieren kann.
3. Qualifizierte elektronische Signatur: Der höchste Standard – vollständig eIDAS-konform und rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift EU-weit gleichgestellt.

Werden gescannte Unterschriften rechtlich anerkannt?

Gemäß der EU-eIDAS-Verordnung (2016/679):

• Qualifizierte elektronische Signaturen sind rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.
• Gescannte Unterschriften gelten nicht als elektronische Signatur, sofern sie nicht mit einer verlässlichen Identitätsprüfung kombiniert werden.

Gerichte lehnen Dokumente mit gescannter Unterschrift häufig ab, weil sie nicht bestätigen können, wer wann unterschrieben hat.

Wie Sie Ihre Identität schützen

• Gescannte Unterschrift: Wird sie gestohlen, kann sie ohne Ihre Zustimmung erneut verwendet werden.

• Elektronische Signatur: Abgesichert durch Passwörter, PIN-Codes, Zwei-Faktor-Authentifizierung und amtliche Zertifikate.

Wofür sollten Sie sich entscheiden – elektronische oder gescannte Unterschrift?

Wenn Sie Dokumente schnell, sicher und mit vollem Rechtsschutz unterschreiben möchten, wählen Sie eine elektronische Signatur.

Gescannte Unterschriften sind lediglich eine optische Nachahmung ohne echte Rechtskraft. Sie eignen sich für unverbindliche Vereinbarungen, nicht aber für Situationen mit finanziellem Risiko, rechtlicher Haftung oder Unternehmensreputation.

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Häufig gestellte Fragen

Sind gescannte Unterschriften rechtlich gültig?

Gescannte Unterschriften gelten nach der EU-eIDAS-Verordnung (2016/679) nicht als elektronische Signatur, sofern sie nicht mit einer verlässlichen Identitätsprüfung kombiniert werden. Gerichte lehnen sie häufig ab, da nicht bestätigt werden kann, wer wann unterschrieben hat – das macht sie für rechtliche Zwecke unzuverlässig.

Warum gelten elektronische Signaturen als besser als gescannte Unterschriften?

Elektronische Signaturen nutzen fortschrittliche Kryptografie, Identitätsprüfung und Zertifikate, um sicherzustellen, dass die Unterschrift einer bestimmten Person zuzuordnen ist, das Dokument unverändert bleibt und rechtlich beweiskräftig ist. Sie sind sicher, rechtsverbindlich und erfüllen Vorschriften wie die eIDAS-Verordnung.

Was ist der Hauptunterschied zwischen einer gescannten und einer elektronischen Unterschrift?

Eine gescannte Unterschrift ist ein digitales Abbild einer handschriftlichen Unterschrift (z. B. im JPEG- oder PNG-Format), das in ein Dokument eingefügt wird, ohne Sicherheits- oder Echtheitsprüfung. Eine elektronische Signatur ist ein sicheres digitales Äquivalent, abgesichert durch Kryptografie, Identitätsprüfung und Zertifikate, das Rechtsgültigkeit und Dokumentintegrität gewährleistet.