Geordnete Dokumentenablage

04.06.2024

Ein System für elektronische Signaturen sichert Dokumente vor Verlust, Beschädigung oder unerwünschten Änderungen. Dokumente werden verschlüsselt und zentral gespeichert – das minimiert Risiken und sichert ihre Unveränderlichkeit.

Dank technologischer Fortschritte und einem sich stetig wandelnden Geschäftsumfeld setzen moderne Unternehmen zunehmend auf die Digitalisierung ihrer Abläufe. Elektronische Dokumente verändern die Art, wie sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen jeder Größe mit Informationen umgehen. Die Überführung klassischer papierbasierter Verträge, Einwilligungserklärungen, Berichte und anderer Unterlagen in ein digitales Dokumentenarchiv bringt zahlreiche Vorteile mit sich – von Bequemlichkeit bis Effizienz.

Dieser Artikel beleuchtet kurz die wichtigsten Vorteile der Lösung für die elektronische Dokumentenablage von ZebraSign, die nicht nur eine effiziente Dokumentenverwaltung ermöglicht, sondern auch die Organisation von Informationen im Berufsalltag erleichtert.

Zugänglichkeit und effiziente Suche

Unsere Lösung für die elektronische Dokumentenablage ermöglicht den Zugriff auf Ihre Dokumente von überall und jederzeit. Sobald Sie Ihre Dokumente in den ZebraSign-Speicher hochgeladen haben, können Sie auf Ihre Informationen über eine Vielzahl von Geräten zugreifen – Computer, Smartphones und Tablets eingeschlossen.

Diese Flexibilität verbessert die Zusammenarbeit im Team, da Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können. Sie können Ordner anlegen, Dokumente mit Lesezeichen versehen und nach der von Ihnen gewählten Struktur organisieren. Es ist kein Geheimnis, dass die Datenstruktur bei der Arbeit mit Kundschaft entscheidend sein kann. Dieser deutlich bessere Zugang zur Datenverwaltung fördert somit ein dynamischeres und agileres Arbeitsumfeld.

Bestimmte Informationen in klassischen Aktenschränken und Ordnern voller Papierverträge zu finden, kann zeitaufwendig sein. Das elektronische Ablagesystem von ZebraSign bietet leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen Nutzerinnen und Nutzer Dokumente schnell anhand von Stichworten, Tags, Ordnern, Daten oder anderen relevanten Kriterien finden. Diese Sucheffizienz spart Zeit und steigert die Produktivität.

Elektronische Einreichung von Dokumenten zur Unterschrift

Digitale Dokumente sind ihren Vorgängern aus Papier beim Unterschreiben um Lichtjahre voraus. In der Regel unterschreiben mindestens zwei Parteien einen Vertrag oder ein anderes wichtiges Unternehmensdokument, und die Zahl der Unterschriften kann steigen, wenn mehr Parteien beteiligt sind. Ein solches Dokument an verschiedene Parteien zu senden und alle unterschriebenen Exemplare zu verteilen, kann daher zeitaufwendig und teuer sein.

Während E-Signaturen längst etabliert sind und sich aufgrund ihrer Bequemlichkeit in zahlreichen Branchen durchgesetzt haben, geht ZebraSign noch weiter, indem es E-Signaturen mit Dokumentenerstellung und Einreichung zur Unterschrift in einem einzigen System vereint. Jetzt können Sie Verträge, Angebote oder andere Dokumente an einem Ort zur Unterschrift einreichen – mit nur wenigen Klicks.

Dokumente per E-Mail zum Unterschreiben zu versenden und sie anschließend in ein separates System hochzuladen, erfordert viele zusätzliche Schritte. Alles in einem System zu verwalten spart daher nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Wahrscheinlichkeit möglicher Fehler. Das gilt umso mehr, wenn Sie ein Dokument versenden und Unterschriften von 10 oder mehr Personen einholen müssen – mit ZebraSign-Gruppendokumenten erreichen Sie zuverlässig eine Gruppe beliebiger Größe, und das ganz ohne ein einziges Blatt zu drucken!

Elektronische Dokumente schaffen Platz im Büro

Einer der wichtigsten Vorteile der elektronischen Dokumentenablage ist der Wegfall des physischen Platzbedarfs für die Aufbewahrung von Dokumenten. Klassische Papierdokumente benötigen große Aktenschränke und Lagerflächen, die einen erheblichen Teil der Bürofläche beanspruchen und bestimmte Bedingungen erfordern – hohe Luftfeuchtigkeit kann Dokumente dauerhaft zerstören, und ohne ausreichende Sicherheit kann der Verlust vertraulicher Dokumente noch problematischer sein.

Die elektronische Dokumentenablage von ZebraSign hingegen ermöglicht es, große Datenmengen einschließlich Dokumenten in kompakter digitaler Form zu speichern. Das senkt nicht nur die Kosten für Lagerfläche, sondern schafft auch Raum für eine produktivere Nutzung.

Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Sicherheit

Wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten und es bearbeiten, ist es wichtig zu wissen, wer wann eine Korrektur vorgenommen hat. Unser System für die elektronische Dokumentenablage bietet Vorlagen und Formulare, mit denen sich Änderungen bequem nach Datum und Person nachverfolgen lassen – so arbeiten Sie stets mit der aktuellsten Version eines Dokuments.

Darüber hinaus sind elektronische Dokumente durch Zugriffskontrollen geschützt, was das Risiko unbefugten Zugriffs verringert und die Gesamtsicherheit der Dokumente erhöht. Sie wissen jederzeit, wer auf Ihr Dokument zugegriffen und daran gearbeitet hat.

Digitalisierte Dokumente benötigen keinen physischen Schutz, keine Wachen und keine Überwachungskameras mehr. Die Möglichkeit, dass mehrere Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig auf dasselbe digitale Dokument zugreifen, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Kolleginnen und Kollegen an verschiedenen Standorten oder in verschiedenen Ländern erheblich – bei gleichbleibend hohem Sicherheitsniveau.

Geringere Kosten und Nachhaltigkeit

Mit der elektronischen Dokumentenablage von ZebraSign lassen sich erhebliche Kosten einsparen. Ausgaben für Papier, Tinte, Druckgeräte und physische Lagerung werden deutlich reduziert. Auch Kosten für Versand, Post und Kurierdienste sinken spürbar, da digitale Kommunikation und Dateiaustausch im Geschäftsalltag zunehmend zur Norm werden. Langfristig profitieren Unternehmen und Einzelpersonen erheblich von effizienteren Prozessen und geringeren Betriebskosten.

Geringere Kosten hängen zudem eng mit Nachhaltigkeit zusammen. Die Umweltauswirkungen von Papierherstellung und -abfall sind eine wachsende Sorge. Die elektronische Dokumentenablage bietet die Möglichkeit, zur Umweltverträglichkeit beizutragen, indem der Papierverbrauch sinkt, der Bedarf an Drucken zurückgeht und ein deutlich geringerer CO2-Fußabdruck beim Transport entsteht. Digitalisierung und geordnete Dokumentenablage gehen Hand in Hand mit Umweltfreundlichkeit und sind damit eine gesellschaftlich verantwortungsvolle Wahl.

Backups und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Das System zur elektronischen Dokumentenablage von ZebraSign verfügt über automatische Backup-Funktionen, die sicherstellen, dass wertvolle Daten regelmäßig und sicher gesichert werden. Das verringert das Risiko von Datenverlust durch Naturkatastrophen oder andere unvorhergesehene Ereignisse – ein Aspekt, der bei klassischer Papieraufbewahrung häufig eine Rolle spielt. Sie können sich stets sicher sein, dass Ihr Dokument verfügbar bleibt und nutzbar ist, egal was passiert.

Die Einhaltung regulatorischer Standards und Datenschutzvorgaben ist branchenübergreifend entscheidend. Unser System zur elektronischen Dokumentenablage verfügt über Funktionen, die die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften sicherstellen. Dazu gehören sichere Verschlüsselung, Prüfpfade und Zugriffskontrolle – die Werkzeuge, die Organisationen benötigen, um rechtliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Warum die elektronische Dokumentenablage von ZebraSign nutzen?

Die Vorteile der elektronischen Dokumentenablage von ZebraSign verändern grundlegend, wie Informationen verwaltet und abgerufen werden. Mit dem Fortschritt der Technologie wird die Bequemlichkeit digitaler Dokumentenablage zunehmend unverzichtbar. Die Digitalisierung reduziert den Bedarf an physischem Lagerraum und sorgt für Zugänglichkeit und Sucheffizienz. Wichtige Elemente der digitalen Dokumentenablage wie Versionskontrolle oder Sicherheit fügen sich perfekt in die Kosteneinsparung, Datensicherung und Wiederherstellung ein, die für jedes Unternehmen entscheidend sind.

Die Entwicklung der Digitalisierung ist angesichts wachsender Datenmengen unaufhaltsam, sodass Papierkopien von Dokumenten in naher Zukunft wohl nur noch in speziellen Archiven zu finden sein werden. Elektronische Dokumente von ZebraSign in Verbindung mit elektronischen Signaturen ermöglichen es Ihnen, die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit zu genießen, die für jedes Unternehmen und jede Mitarbeiterin wichtig ist.

Weitere Vorteile, darunter ökologische Nachhaltigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, tragen zu einem effizienteren und produktiveren digitalen Ökosystem bei. Während Unternehmen und Einzelpersonen ins digitale Zeitalter eintreten, weicht die Ära umständlicher papierbasierter Systeme der Bequemlichkeit und Effizienz elektronischer Lösungen zur Dokumentenablage.

Wenn Sie die Vorteile von ZebraSign noch nicht entdeckt haben, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt dafür. ZebraSign bietet eine 7-tägige kostenlose Testphase, in der Sie aus erster Hand erleben, wie einfach die digitale Dokumentenverwaltung ist.