Almacenamiento organizado de documentos

El sistema de firma electrónica garantiza la seguridad de los documentos y los protege frente a pérdidas, daños o cambios no deseados. Los documentos se cifran y se guardan de forma centralizada, minimizando riesgos y garantizando su inalterabilidad.

Gracias a los avances tecnológicos y a un entorno de negocio en constante cambio, las empresas modernas centran cada vez más su atención en digitalizar sus operaciones. Los documentos electrónicos están cambiando los hábitos de gestión de la información tanto de particulares como de empresas de todos los tamaños. Trasladar los contratos, consentimientos, informes y demás documentación en papel a un repositorio digital ofrece numerosas ventajas, entre ellas comodidad y eficiencia.

Este artículo repasa brevemente las principales ventajas de la solución de almacenamiento documental electrónico de ZebraSign, que no solo te permitirá disfrutar de una gestión documental eficiente, sino que también facilitará la gestión de la información en tu vida profesional.

Accesibilidad y búsqueda eficiente

Nuestra solución de almacenamiento documental electrónico te permite acceder a tus documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una vez que has subido tus documentos al almacenamiento de ZebraSign, podrás consultar tu información desde una gran variedad de dispositivos, incluidos ordenadores, smartphones y tablets.

Esta flexibilidad mejora la colaboración entre equipos, ya que sus miembros pueden trabajar en los mismos documentos de forma simultánea, sin importar su ubicación física. Puedes crear carpetas, marcar y organizar documentos según la estructura que prefieras. No es ningún secreto que la estructura de los datos puede ser decisiva al trabajar con clientes. Así, esta mejor accesibilidad a la gestión de la información favorece un entorno de trabajo más dinámico y ágil.

Encontrar información concreta en archivadores y carpetas tradicionales llenos de contratos en papel puede ser una tarea que consuma mucho tiempo. El sistema de almacenamiento documental electrónico de ZebraSign incorpora potentes funciones de búsqueda que permiten a los usuarios localizar documentos al instante por palabras clave, etiquetas, carpetas, fechas u otros criterios relevantes. Esta eficiencia en la búsqueda ahorra tiempo y aumenta la productividad.

Envío electrónico de documentos para su firma

Los documentos digitales están años luz por delante de sus antecesores en papel a la hora de firmar. Por lo general, al menos dos partes firman un contrato u otro documento importante de la empresa, y el número de firmas puede aumentar si hay más partes implicadas. Enviar un mismo documento a distintas partes y distribuir después todas las copias firmadas puede resultar, por tanto, costoso en tiempo y en dinero.

Aunque la firma electrónica lleva tiempo consolidada y se ha extendido a numerosos sectores gracias a su comodidad, ZebraSign va más allá al combinar la firma electrónica con la creación de documentos y el envío para firma en un único sistema. Ahora puedes enviar contratos, propuestas comerciales u otros documentos para su firma en un solo lugar, con solo unos clics.

Enviar documentos para firmar por correo electrónico y subirlos después a un sistema aparte genera muchos pasos adicionales, así que poder gestionarlo todo en un único sistema no solo ahorra tiempo, también reduce la probabilidad de errores. Esto es aún más evidente cuando necesitas enviar un documento y conseguir la firma de 10 personas o más: los documentos grupales de ZebraSign te permiten llegar de forma fiable a cualquier grupo, sin importar su tamaño, ¡y hacerlo todo sin imprimir ni una sola hoja!

Los documentos electrónicos liberan espacio en tu oficina

Una de las grandes ventajas del almacenamiento documental electrónico es que elimina la necesidad de espacio físico para guardar documentos. Los documentos tradicionales en papel requieren armarios y zonas de almacenamiento amplias, que ocupan una parte importante del espacio de oficina y exigen ciertas condiciones: una humedad alta puede destruir documentos de forma permanente, y si no se garantiza la seguridad, la pérdida de documentos confidenciales puede ser aún más problemática.

El almacenamiento documental electrónico de ZebraSign, en cambio, permite guardar grandes cantidades de datos, incluidos documentos, en un formato digital compacto. Esto no solo reduce el coste del espacio, también abre esa superficie a usos más productivos.

Trazabilidad de cambios y seguridad

Cuando varias personas editan y crean un mismo documento, es importante saber quién hizo cada corrección y cuándo. Nuestro sistema de almacenamiento documental electrónico ofrece plantillas y formularios para hacer un seguimiento cómodo de los cambios por fecha y persona, garantizando que siempre trabajas con la versión más actualizada de un documento.

Además, los documentos electrónicos están protegidos por medidas de control de acceso, lo que reduce el riesgo de accesos no autorizados y aumenta la seguridad general de los documentos. Siempre sabrás quién ha accedido a tu documento y ha trabajado en él.

Los documentos digitalizados ya no necesitan protección física, vigilantes ni cámaras de seguridad. Que varios usuarios puedan acceder al mismo documento en formato digital mejora enormemente la colaboración entre compañeros que trabajan en distintas ciudades o países, manteniendo el mismo nivel de seguridad documental.

Menores costes y sostenibilidad

El almacenamiento documental electrónico de ZebraSign permite un ahorro de costes considerable. Se reducen de forma significativa los gastos asociados al papel, la tinta, el equipo de impresión y el almacenamiento físico. También se reducen notablemente los costes de distribución de documentos, envíos postales y mensajería, ya que la comunicación digital y el intercambio de archivos se están convirtiendo rápidamente en la norma en el día a día empresarial. A largo plazo, empresas y particulares se benefician enormemente de procesos más ágiles y de menores costes operativos.

La reducción de costes también está estrechamente ligada a la sostenibilidad. El impacto ambiental de la producción y los residuos de papel es una preocupación creciente. El almacenamiento documental electrónico ofrece la oportunidad de contribuir a la sostenibilidad ambiental al reducir el consumo de papel, la necesidad de impresión y, en consecuencia, la huella de carbono asociada al transporte. La digitalización y el almacenamiento ordenado de documentos van de la mano con el respeto por el medio ambiente, convirtiéndose en una opción socialmente responsable.

Copias de seguridad y cumplimiento normativo

El sistema de almacenamiento documental electrónico de ZebraSign incluye funciones de copia de seguridad automática para garantizar que los datos importantes se respaldan de forma regular y segura. Esto reduce el riesgo de pérdida de datos por catástrofes naturales u otros imprevistos, algo que suele preocupar al guardar documentos en papel tradicional. Siempre tendrás la certeza de contar con tu documento y de poder usarlo, pase lo que pase.

Cumplir con los estándares normativos y las leyes de protección de datos es clave en cualquier sector. Nuestro sistema de almacenamiento documental electrónico incluye funciones para garantizar el cumplimiento de la normativa específica de cada sector. Esto incluye cifrado seguro, pistas de auditoría y control de acceso, dando a las organizaciones las herramientas que necesitan para cumplir con los requisitos legales y normativos.

¿Por qué usar la solución de almacenamiento documental electrónico de ZebraSign?

Las ventajas del almacenamiento documental electrónico de ZebraSign están revolucionando la forma de gestionar y consultar la información. A medida que la tecnología sigue evolucionando, la comodidad que ofrece el almacenamiento digital se vuelve cada vez más necesaria. La digitalización reduce la necesidad de espacio físico de almacenamiento y garantiza la accesibilidad y la eficiencia en las búsquedas. Elementos importantes del almacenamiento digital de documentos, como el control de versiones o la seguridad, encajan a la perfección con el ahorro de costes, las copias de seguridad y la recuperación que resultan críticos para cualquier empresa.

El avance de la digitalización es inevitable a medida que crece el volumen de datos, de modo que las copias en papel de los documentos pronto se verán solo en archivos especiales. Los documentos electrónicos de ZebraSign, usados junto con la firma electrónica, te permiten disfrutar de la rapidez y la fiabilidad que importan a cualquier empresa y a cualquier empleado.

Otras ventajas, como la sostenibilidad ambiental y el cumplimiento normativo, contribuyen a un ecosistema digital más ágil y productivo. A medida que empresas y particulares entran en la era digital, el tiempo de los engorrosos sistemas basados en papel va dejando paso a la comodidad y la eficiencia de las soluciones de almacenamiento documental electrónico.

Si todavía no has explorado las ventajas de ZebraSign, este es el momento perfecto para empezar. ZebraSign ofrece una prueba gratuita de 7 días, que te permite comprobar de primera mano lo fácil que es gestionar documentos de forma digital.