Cómo la digitalización ayudó a superar los retos de gestión documental | «Namai visiems»

22-05-2025

La ONG «Namai visiems» se enfrentaba a una gestión documental compleja y a procesos internos lentos. Tras probar ZebraSign, sus flujos de trabajo se volvieron más rápidos, más fluidos y contribuyeron a los objetivos de sostenibilidad de la organización. Lee a continuación su historia de éxito; puede que también te inspire a ti.

Sobre la organización

«Namai visiems» es una organización no gubernamental que opera en los distritos de Šakiai y Jurbarkas, en Lituania. Abierta e innovadora, ofrece servicios centrados en la persona a personas mayores, personas con discapacidad y personas en situación de crisis.

Los retos antes de ZebraSign

Antes de usar ZebraSign, «Namai visiems» se enfrentaba a importantes problemas de gestión documental debido a la ineficiencia de sus sistemas internos:

• Los documentos internos había que imprimirlos y firmarlos a mano, lo que complicaba su preparación y su reparto, sobre todo cuando intervenían varias aprobaciones o distintas ubicaciones.
• El personal trabaja en distintas ubicaciones, lo que hacía que el traslado físico de documentos fuera muy exigente en términos logísticos y a menudo retrasaba la toma de decisiones.
• La firma electrónica solo se usaba para documentos externos; las aprobaciones internas dependían de la disponibilidad de la directora y del contable, lo que causaba retrasos con frecuencia.

Estos problemas ralentizaban las operaciones, aumentaban la carga administrativa y dificultaban una gestión documental eficaz.

Caso de éxito: la solución de la digitalización

«Namai visiems» es un ejemplo inspirador de cómo las organizaciones guiadas por sus valores pueden adoptar la innovación para ganar eficiencia operativa. Al dejar atrás la documentación en papel, que planteaba problemas logísticos y de calendario, la organización dio un paso natural hacia la digitalización.

La decisión de adoptar la gestión documental electrónica con ZebraSign estuvo motivada por:

• Una forma innovadora y sostenible de firmar documentos directamente en una tableta mediante firmas manuscritas biométricas.
• Un reparto de documentos sencillo y rápido con varios destinatarios a través de ZebraSign o del correo electrónico, reduciendo la carga administrativa y agilizando la comunicación dentro del equipo.
• Una formación profesional y una interfaz intuitiva: ZebraSign ofreció una formación clara y un sistema fácil de usar, lo que permitió adoptarlo rápidamente sin alterar las operaciones diarias.

Gracias a la formación organizada de forma profesional por el equipo de ZebraSign y a una interfaz de usuario clara e intuitiva, el personal de «Namai visiems» adoptó rápidamente el nuevo sistema y lo integró de inmediato en su trabajo diario sin alterar el funcionamiento de la organización.

Resultados

Tras implantar ZebraSign y usar la firma electrónica a diario, «Namai visiems» experimentó mejoras claras:

• Ahora los documentos llegan a los destinatarios por correo electrónico, y la firma electrónica es accesible para todo el personal.
• La comunicación interna mejoró y se redujo la necesidad de imprimir, contribuyendo a los objetivos de sostenibilidad de la organización.
• El personal se adaptó rápidamente al sistema intuitivo, valorando la secuencia de firma clara y el proceso eficiente de subida y reparto de documentos.
• Según la directora Giedrė Šedbarienė, ZebraSign ha reforzado el trabajo en equipo, ha mejorado la comunicación y se ha convertido en una parte esencial del día a día, mejorando la eficiencia y la sostenibilidad.

«ZebraSign se ha convertido en una herramienta indispensable en nuestro trabajo diario. No solo simplifica la gestión documental, sino que también nos permite trabajar con más eficiencia y contribuir a nuestros objetivos de sostenibilidad.» – Directora de «Namai visiems».

Estamos orgullosos de ayudar a «Namai visiems» a mejorar su eficiencia operativa e impulsar su transformación digital. ¡Prueba ZebraSign tú mismo! ¿Quieres saber más? Visita zebrasign.com o ponte en contacto con nosotros para una consulta: te ayudaremos a digitalizar tus procesos de firma de documentos.