Comment la digitalisation a aidé à surmonter les défis de gestion documentaire | « Namai visiems »

22 mai 2025

L'ONG lituanienne « Namai visiems » faisait face à une gestion documentaire complexe et à des processus internes lents. Après avoir adopté ZebraSign, ses flux de travail sont devenus plus rapides, plus fluides, et ont contribué à ses objectifs de durabilité. Découvrez leur témoignage ci-dessous – il pourrait aussi vous inspirer.

À propos de l'organisation

« Namai visiems » est une organisation non gouvernementale active dans les districts de Šakiai et de Jurbarkas, en Lituanie. Ouverte et innovante, elle propose des services centrés sur la personne, à destination des seniors, des personnes en situation de handicap et des personnes en situation de crise.

Les défis avant ZebraSign

Avant d'utiliser ZebraSign, « Namai visiems » rencontrait d'importantes difficultés de gestion documentaire, liées à des systèmes internes peu efficaces :

• Les documents internes devaient être imprimés et signés manuellement, ce qui compliquait leur préparation et leur diffusion, en particulier lorsque plusieurs validations ou plusieurs sites étaient concernés.
• Le personnel travaillait sur différents sites, rendant le transfert physique des documents logistiquement lourd et retardant souvent la prise de décision.
• La signature électronique n'était utilisée que pour les documents externes ; les validations internes dépendaient de la disponibilité de la directrice et du comptable, ce qui entraînait fréquemment des retards.

Ces difficultés ralentissaient les activités, alourdissaient la charge administrative et freinaient une gestion documentaire efficace.

Témoignage de réussite – la solution de digitalisation

« Namai visiems » illustre parfaitement comment des organisations portées par des valeurs fortes peuvent adopter l'innovation pour gagner en efficacité opérationnelle. En s'éloignant de la documentation papier, source de contraintes logistiques et d'organisation, l'organisation a fait un pas naturel vers la digitalisation.

La décision d'adopter la gestion documentaire électronique avec ZebraSign a été motivée par :

• Une méthode innovante et durable pour signer les documents directement sur tablette, grâce à la signature manuscrite biométrique.
• Un partage de documents simple et rapide avec plusieurs destinataires, via ZebraSign ou par e-mail, réduisant la charge administrative et fluidifiant la communication au sein de l'équipe.
• Une formation professionnelle et une interface intuitive : ZebraSign a assuré une formation claire et proposé un système convivial, permettant une adoption rapide sans perturber les activités quotidiennes.

Grâce à la formation organisée de façon professionnelle par l'équipe ZebraSign et à une interface utilisateur claire et intuitive, le personnel de « Namai visiems » a rapidement adopté le nouveau système et l'a immédiatement intégré à son fonctionnement quotidien, sans perturber l'activité de l'organisation.

Les résultats

Après avoir mis en place ZebraSign et utilisé la signature électronique au quotidien, « Namai visiems » a constaté des améliorations concrètes :

• Les documents parviennent désormais aux destinataires par e-mail, et la signature électronique est accessible à l'ensemble du personnel.
• La communication interne s'est améliorée, et le besoin d'impression a diminué, ce qui soutient les objectifs de durabilité de l'organisation.
• Le personnel s'est rapidement adapté à ce système intuitif, appréciant la clarté du parcours de signature ainsi que la simplicité du téléversement et du partage des documents.
• Selon la directrice Giedrė Šedbarienė, ZebraSign a renforcé le travail d'équipe, amélioré la communication et est devenu un élément essentiel du quotidien, en gagnant en efficacité et en durabilité.

« ZebraSign est devenu un outil indispensable dans notre travail quotidien. Il simplifie la gestion documentaire, mais nous permet aussi de travailler plus efficacement et de contribuer à nos objectifs de durabilité. » – Directrice de « Namai visiems ».

Nous sommes fiers d'accompagner « Namai visiems » dans l'amélioration de son efficacité opérationnelle et dans sa transformation numérique. Essayez ZebraSign par vous-même ! Vous souhaitez en savoir plus ? Rendez-vous sur zebrasign.com ou contactez-nous pour un échange – nous vous aiderons à digitaliser vos processus de signature de documents.