Vers un avenir sans documents papier

29 juillet 2024

Les documents numérisés vous permettent de profiter des avantages de la signature électronique, d'un stockage simple et d'une recherche rapide, et de gagner en efficacité au quotidien.

Toute personne qui traite ou signe des documents vous le confirmera sans hésiter : les versions numériques des documents et formulaires sont le chemin le plus court vers l'efficacité et la simplicité. Avec l'émergence des modèles générés en ligne, la création de documents a profondément changé. Aujourd'hui, tout utilisateur connecté à son compte ZebraSign peut créer facilement et efficacement une grande variété de modèles et de formulaires numériques.

Les modèles de documents disponibles sur notre plateforme simplifient non seulement la création elle-même, mais renforcent aussi la cohérence, la collaboration entre collègues et la productivité globale. Besoin d'une fonction de signature électronique et d'un stockage documentaire pratique ? Nous avons pensé à tout !

Cohérence et image de l'entreprise

Veiller à ce que tous les documents aient une apparence professionnelle et homogène est essentiel pour construire une bonne image d'entreprise et éviter tout problème de crédibilité auprès des clients. Les modèles de documents créés sur la plateforme ZebraSign sont idéaux pour celles et ceux qui produisent un grand nombre de documents selon des formats répétitifs.

Les modèles de documents numériques garantissent l'uniformité de la mise en page, des polices et de la présentation. Cette cohérence renforce non seulement l'identité d'une entreprise, d'une marque, d'un établissement ou d'une personne, mais elle améliore aussi l'attrait visuel des documents. Créez-vous souvent des demandes, des contrats de travail, des bons de commande ou des propositions commerciales similaires ? Vous pouvez personnaliser vos modèles en y intégrant logos, couleurs et autres éléments de votre identité visuelle, afin de donner à vos documents une apparence cohérente et professionnelle.

Les champs glisser-déposer de ZebraSign

Il est parfois nécessaire de prévoir des champs à remplir au moment de signer un document donné, comme un reçu de service ou une demande de congé. Le besoin de saisir des informations complémentaires signifie que la seule fonction de signature électronique ne suffit pas pour ce type de document. Notre plateforme dispose d'une fonctionnalité dédiée à cet usage – les champs glisser-déposer.

Notre générateur de champs vous permet d'ajouter instantanément un champ de texte, de date, de consentement, de signature ou une case à cocher. Au moment de signer, il vous suffira de remplir ces champs en quelques clics, et votre document électronique, avec toutes les informations complémentaires, prendra effet dès la signature.

Efficacité et productivité

Créer des documents numériques à partir de zéro peut prendre du temps, exigeant souvent une mise en forme soignée, des choix de conception et les compétences nécessaires pour les mettre en œuvre. Les modèles de documents en ligne de ZebraSign simplifient ce processus en fournissant une structure toute prête et des champs complémentaires faciles à utiliser.

Une fois connecté à son compte, l'utilisateur peut se concentrer sur la rédaction du contenu, en sachant que notre plateforme se charge des détails de mise en forme. Cette approche, qui fait gagner du temps, est particulièrement précieuse dans un environnement de travail exigeant en rythme, car elle permet de produire des documents de qualité sans perdre de temps.

Le confort des documents de groupe

L'essor de la signature électronique a profondément changé notre manière d'envisager la signature de documents, et elle est rapidement devenue la norme dans le monde des affaires moderne. Le système de signature électronique de ZebraSign propose des formulaires en ligne idéaux lorsque 10, 100 personnes ou plus doivent signer un même document.

L'un des principaux avantages des formulaires en ligne à 10 signataires ou plus est l'efficacité du processus, qui supprime les contraintes physiques et logistiques liées au recueil d'un grand nombre de signatures. En quelques clics, les signataires peuvent apposer leur signature numérique sur le document, ce qui accélère considérablement le temps global de signature. Cette efficacité est particulièrement précieuse lorsque des accords ou validations doivent être signés par différents groupes de parties prenantes ou par plusieurs membres d'un même groupe.

Comme la disponibilité des formulaires en ligne ne dépend ni de la localisation géographique ni de la présence physique des personnes, ils peuvent être signés sans difficulté par des personnes situées sur différents continents ou fuseaux horaires. Ce processus améliore la collaboration entre équipes, clients et parties prenantes, et fait de la validation des documents une tâche simple et rapide.

De plus, la signature électronique offre un processus d'authentification et de vérification fiable. Les technologies modernes de chiffrement des données assurent la sécurité, réduisant le risque de fraude ou de modification non autorisée. C'est particulièrement important pour les contrats impliquant plusieurs parties, où la validité juridique et l'authenticité de chaque signature doivent être garanties.

Les documents de groupe signés par 10 personnes ou plus simplifient non seulement la charge administrative liée à la validation des documents, mais réduisent aussi considérablement les difficultés de collaboration et de finalisation des accords pour les organisations.

Personnalisation et flexibilité

Bien que les modèles de documents ZebraSign disposent déjà d'une base structurée, ils peuvent aussi être très facilement personnalisés pour répondre à des besoins individuels ou organisationnels. Les utilisateurs de notre plateforme peuvent modifier facilement le contenu, la mise en page et les éléments de design selon leurs besoins spécifiques. Cette flexibilité garantit que le document final répond à des préférences et objectifs uniques, offrant le meilleur des deux mondes : une version initiale qui fait gagner du temps, et la possibilité d'y apporter de nombreuses modifications pour l'adapter à des besoins précis.

Des coûts réduits

Le coût et le temps initiaux liés au passage au stockage documentaire numérique sont rapidement amortis, car sur le long terme, la rentabilité des documents numériques et de la signature électronique dépasse celle des processus papier traditionnels. Imprimer, photocopier et conserver des documents physiques implique des coûts continus – papier, encre, entretien des espaces de stockage. Les fichiers numériques évitent ces dépenses mensuelles ou annuelles et constituent donc une solution clairement plus rentable et, à long terme, plus durable.

Le forfait, c'est vous qui choisissez

Vous pouvez choisir le forfait ZebraSign de signature électronique et de stockage documentaire qui correspond à vos besoins – nous avons déjà préparé les scénarios d'utilisation les plus courants. Le forfait gratuit est parfait pour les utilisateurs individuels ayant des besoins de signature basiques. Une fois votre compte créé, vous pourrez utiliser gratuitement les fonctionnalités de base, comme la conservation de vos documents et la fonction de signature ponctuelle.

Pour les entreprises ou les particuliers qui traitent des documents régulièrement, nos forfaits standards offrent des fonctionnalités pratiques : imprimante virtuelle ZebraSign et Zebrasign Signature Pad, modèles de documents, un espace de stockage confortable et un nombre de signatures gratuites adapté.

Si vous avez besoin de fonctionnalités spécifiques et que vos processus de signature sont complexes, nous sommes prêts à vous proposer des forfaits sur mesure et à étudier chacun de vos besoins au cas par cas. Le système de signature électronique et de stockage documentaire de ZebraSign convient aussi bien aux signataires occasionnels qu'aux grandes organisations ayant des besoins spécifiques.

Intégration avec d'autres systèmes métiers

Le système de signature électronique et de stockage documentaire de ZebraSign est conçu pour s'utiliser facilement avec d'autres plateformes ou solutions de gestion d'entreprise. Contrairement aux versions électroniques, les documents papier sont totalement déconnectés des données numériques, et toute intégration peut s'avérer, au mieux, complexe.

Notre système permet aux organisations de tirer parti des nouvelles technologies pour améliorer la gestion documentaire, optimiser les flux de travail et la gestion des données.

ZebraSign – pour la simplicité de votre quotidien

Nos modèles de documents numériques vous permettent de faire un véritable bond en avant dans la création de documents numériques. Associés à des avantages essentiels pour l'entreprise – accessibilité, cohérence, gain de temps, facilité de collaboration et usage de la signature électronique – ces modèles permettent à tout utilisateur de créer facilement des documents professionnels et soignés.

Alors que la demande pour des processus de travail optimisés et efficaces ne cesse de croître, et que chacun manque toujours de temps, l'usage de modèles de documents en ligne associés à notre système de signature électronique vous permettra de profiter pleinement de l'évolution de la gestion documentaire numérique, qui transforme la façon dont particuliers et organisations envisagent la gestion des données au format numérique.