Zukunft ohne Papierdokumente

29. Juli 2024

Digitalisierte Dokumente bringen Ihnen die Vorteile der elektronischen Signatur, eine einfache Ablage und schnelles Wiederfinden – und damit deutlich effizienteres Arbeiten.

Wer mit Dokumenten arbeitet oder sie unterschreibt, wird ohne zu zögern bestätigen: Digitale Versionen von Dokumenten und Vorlagen sind der Weg zu Effizienz und Einfachheit. Mit dem Aufkommen webbasierter Vorlagen hat sich die Dokumentenerstellung grundlegend verändert. Jede Person, die in ihrem ZebraSign-Konto angemeldet ist, kann heute mühelos und effizient die unterschiedlichsten digitalen Dokumentvorlagen und Formulare erstellen.

Die auf unserer Plattform verfügbaren Dokumentvorlagen vereinfachen nicht nur den Erstellungsprozess selbst, sondern erhöhen auch die Einheitlichkeit, die Zusammenarbeit im Team und die Produktivität insgesamt. Sie brauchen eine Funktion für elektronische Signaturen und eine bequeme Dokumentenablage? Daran haben wir gedacht!

Einheitlichkeit und Unternehmensstil

Dafür zu sorgen, dass alle Dokumente professionell und einheitlich wirken, ist entscheidend für ein stimmiges Unternehmensbild und um Glaubwürdigkeitsprobleme bei Kundschaft zu vermeiden. Die auf der ZebraSign-Plattform erstellten Dokumentvorlagen eignen sich ideal für alle, die eine große Zahl an Dokumenten in wiederkehrenden Formaten erstellen.

Digitale Dokumentvorlagen sorgen für Einheitlichkeit bei Design, Schrift und Layout. Diese Konsistenz stärkt nicht nur die Identität eines Unternehmens, einer Marke oder einer Institution, sondern erhöht auch die optische Wirkung der Dokumente. Erstellen Sie häufig ähnliche Anträge, Arbeitsverträge, Bestellungen oder Angebote? Sie können Vorlagen mit Logos, Farbschemata und anderen Markenelementen anpassen, um Ihren Unterlagen ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild zu geben.

Drag-&-Drop-Felder von ZebraSign

Manchmal braucht es beim Unterschreiben eines Dokuments zusätzliche, auszufüllende Felder – etwa bei einer Leistungsbestätigung oder einem Urlaubsantrag. Weil zusätzliche relevante Daten erfasst werden müssen, reicht die reine Signaturfunktion für solche Dokumente nicht aus. Genau dafür hat unsere Plattform eine eigene Funktion: Drag-&-Drop-Felder.

Mit unserem Feldgenerator fügen Sie im Handumdrehen ein Text-, Datums-, Zustimmungs-, Signatur- oder Checkbox-Feld ein. Beim Unterschreiben müssen Sie solche Felder nur noch mit wenigen Klicks ausfüllen, und Ihr elektronisches Dokument samt aller zusätzlichen Angaben wird ab dem Moment der Signatur wirksam.

Effizienz und Produktivität

Digitale Dokumente von Grund auf zu erstellen kann zeitaufwendig sein – oft braucht es sorgfältige Formatierungs- und Gestaltungsentscheidungen sowie die passenden Kenntnisse dafür. Die Online-Dokumentvorlagen von ZebraSign vereinfachen diesen Prozess durch einen strukturierten Rahmen und leicht verständliche Zusatzfelder.

Nach dem Login können sich Nutzende ganz auf den Inhalt konzentrieren – die Formatierung übernimmt unsere Plattform. Dieser zeitsparende Ansatz ist besonders in einem schnelllebigen Arbeitsumfeld wertvoll, weil er hochwertige Dokumente ermöglicht, ohne zu viel Zeit zu verschwenden.

Der Komfort von Gruppendokumenten

Der Siegeszug der elektronischen Signatur hat unseren Blick auf das Unterschreiben von Dokumenten grundlegend verändert und ist im modernen Geschäftsleben längst zur Norm geworden. Das System für elektronische Signaturen von ZebraSign bietet Online-Formulare, die sich ideal eignen, wenn 10, 100 oder mehr Personen ein einziges Dokument unterschreiben sollen.

Einer der größten Vorteile von Online-Formularen mit 10 oder mehr Unterzeichnenden ist die Effizienz des Prozesses: Physische Einschränkungen und logistische Hürden beim Einholen zahlreicher Unterschriften entfallen. Mit nur wenigen Klicks können Unterzeichnende ihre Signatur digital anbringen, was die gesamte Unterschriftszeit deutlich verkürzt. Das ist besonders wichtig, wenn Vereinbarungen oder Freigaben von unterschiedlichen Interessengruppen oder mehreren Mitgliedern einer Gruppe unterschrieben werden müssen.

Da Online-Formulare unabhängig vom geografischen und physischen Standort der Person verfügbar sind, können sie nahtlos von Menschen auf verschiedenen Kontinenten oder in unterschiedlichen Zeitzonen unterschrieben werden. Das verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams, Kundschaft und Interessengruppen und macht die Dokumentenvalidierung zu einer einfachen und schnellen Aufgabe.

Zusätzlich bieten elektronische Signaturen einen verlässlichen Authentifizierungs- und Verifizierungsprozess. Moderne Verschlüsselungstechnologie sorgt für Sicherheit und senkt das Risiko von Betrug oder unbefugten Änderungen. Das ist besonders wichtig bei Verträgen mit mehreren Parteien, bei denen die Rechtsgültigkeit und Echtheit jeder einzelnen Signatur sichergestellt werden muss.

Gruppendokumente, die von 10 oder mehr Personen unterschrieben werden, vereinfachen nicht nur den administrativen Aufwand bei der Freigabe, sondern erleichtern Organisationen auch die Zusammenarbeit und den Abschluss von Vereinbarungen erheblich.

Anpassung und Flexibilität

Auch wenn die Dokumentvorlagen von ZebraSign bereits eine strukturierte Basis bieten, lassen sie sich sehr einfach an individuelle oder organisatorische Bedürfnisse anpassen. Nutzende unserer Plattform können Inhalt, Layout und Gestaltungselemente problemlos anpassen, um spezifische Anforderungen zu erfüllen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass das fertige Dokument individuellen Vorlieben und Zielen gerecht wird – und bietet das Beste aus beiden Welten: eine zeitsparende Ausgangsversion und die Möglichkeit zahlreicher Anpassungen für den jeweiligen Bedarf.

Geringere Kosten

Die anfänglichen Kosten und der Zeitaufwand für den Umstieg auf digitale Dokumentenablage amortisieren sich sehr schnell, denn langfristig überwiegt die Kosteneffizienz digitaler Dokumente und elektronischer Signaturen gegenüber traditionellen, papierbasierten Prozessen. Drucken, Kopieren und die Aufbewahrung physischer Dokumente verursachen laufende Kosten – für Papier, Tinte und die Instandhaltung physischer Lagerorte. Digitale Dateien vermeiden solche monatlichen oder jährlichen Kosten und sind damit eindeutig die wirtschaftlichere und langfristig nachhaltigere Lösung.

Der Plan ist Ihre Entscheidung

Sie können den ZebraSign-Plan für elektronische Signaturen und Dokumentenablage wählen, der zu Ihnen passt – wir haben bereits einige der wahrscheinlichsten Nutzungsszenarien vorbereitet. Der kostenlose Plan eignet sich ideal für Einzelpersonen mit grundlegenden Signaturbedürfnissen. Nach der Kontoerstellung können Sie die Basisfunktionen kostenlos nutzen, etwa das Speichern von Dokumenten und die einmalige Signaturfunktion.

Für Unternehmen oder Einzelpersonen, die regelmäßig mit Dokumenten arbeiten, bieten unsere Standardpläne praktische Funktionen wie den ZebraSign-Drucker und die Zebrasign Signature Pad App, Dokumentvorlagen, ausreichend Speicherplatz und eine angemessene Anzahl kostenloser Signaturen.

Benötigen Sie besondere Funktionen und sind Ihre Signaturprozesse komplex, bieten wir gerne individuelle Pläne an und besprechen alle Ihre Anforderungen im Einzelfall. Das System für elektronische Signaturen und Dokumentenablage von ZebraSign eignet sich sowohl für Einzelpersonen mit gelegentlichem Signaturbedarf als auch für große Organisationen mit besonderen Anforderungen.

Integration mit anderen Unternehmenssystemen

Das System für elektronische Signaturen und Dokumentenablage von ZebraSign ist so konzipiert, dass es sich leicht mit anderen Plattformen oder Unternehmenslösungen verbinden lässt. Anders als elektronische Versionen sind Papierdokumente vollständig von digitalen Daten getrennt – jede Integration kann dadurch kompliziert werden.

Unser System ermöglicht es Organisationen, neue Technologien zu nutzen, die speziell darauf ausgelegt sind, die Dokumentenverwaltung zu verbessern und Arbeitsabläufe sowie Datenmanagement zu optimieren.

ZebraSign – für den Komfort Ihres Arbeitsalltags

Unsere digitalen Dokumentvorlagen ermöglichen Ihnen einen großen Schritt nach vorn bei der digitalen Dokumentenerstellung. Zusammen mit geschäftskritischen Vorteilen wie Zugänglichkeit, Einheitlichkeit, Zeitersparnis, einfacher Zusammenarbeit und dem Einsatz elektronischer Signaturen machen diese Vorlagen es jeder Person leicht, professionelle und durchdachte Dokumente zu erstellen.

Da die Nachfrage nach optimierten und effizienten Arbeitsprozessen stetig wächst und Zeit für alle knapp ist, ermöglicht Ihnen der Einsatz von Online-Dokumentvorlagen zusammen mit unserem System für elektronische Signaturen, von der Weiterentwicklung der digitalen Dokumentenverwaltung zu profitieren – einer Entwicklung, die verändert, wie Einzelpersonen und Organisationen über die Verwaltung digitaler Daten denken.