El futuro sin documentos en papel

29-07-2024

Los documentos digitalizados te permiten aprovechar las ventajas de la firma electrónica, un almacenamiento y una búsqueda sencillos, y disfrutar de un trabajo más eficiente.

Cualquiera que trabaje con documentos o los firme no dudará en confirmar que las versiones digitales de documentos y formularios son el camino hacia la eficiencia y la sencillez. Con la aparición de las plantillas generadas online, la creación de documentos ha cambiado radicalmente. Ahora, cualquier usuario con sesión iniciada en su cuenta de ZebraSign puede crear de forma fluida y eficiente todo tipo de plantillas y formularios digitales.

Las plantillas de documentos disponibles en nuestra plataforma no solo simplifican el propio proceso de creación, sino que también aumentan la coherencia, la colaboración entre compañeros y la productividad general. ¿Necesitas una función de firma electrónica y un almacenamiento de documentos cómodo? Lo hemos pensado todo.

Coherencia e imagen de empresa

Garantizar que todos los documentos tengan un aspecto profesional y uniforme es esencial para transmitir la imagen corporativa adecuada y evitar problemas de credibilidad ante los clientes. Las plantillas de documentos creadas en la plataforma ZebraSign son ideales para quienes generan un gran volumen de documentos con formatos repetitivos.

Las plantillas de documentos digitales garantizan la uniformidad del diseño, las tipografías y la maquetación. Esta coherencia no solo refuerza la identidad de una empresa, una marca, una institución o una persona, sino que también aumenta el atractivo visual de los documentos. ¿Creas a menudo solicitudes, contratos laborales, pedidos o propuestas comerciales similares? Puedes personalizar las plantillas incorporando logotipos, paletas de colores y otros elementos de marca para dar a tus documentos un aspecto coherente y profesional.

Campos de arrastrar y soltar de ZebraSign

A veces hace falta incluir campos para rellenar al firmar un documento concreto, como un recibo de servicio o una solicitud de vacaciones. La necesidad de introducir datos adicionales relevantes hace que la función de firma electrónica por sí sola no sea suficiente para ese tipo de documentos. Nuestra plataforma cuenta con una función pensada precisamente para esto: los campos de arrastrar y soltar.

Puedes usar nuestro generador de campos para añadir al instante un campo de texto, fecha, consentimiento, firma o casilla de verificación. Al firmar, solo tendrás que rellenar esos campos con unos pocos clics, y tu documento electrónico, junto con toda la información adicional, tendrá efecto desde el momento de la firma.

Eficiencia y productividad

Crear documentos digitales desde cero puede llevar mucho tiempo, y suele exigir decisiones cuidadosas de formato y diseño, además de las habilidades necesarias para llevarlas a cabo. Las plantillas online de ZebraSign simplifican este proceso ofreciendo una estructura ya definida y campos adicionales clave, fáciles de usar.

Una vez con la sesión iniciada, los usuarios pueden centrarse en crear contenido, sabiendo que nuestra plataforma se encarga de los detalles de formato. Este ahorro de tiempo resulta especialmente valioso en un entorno de trabajo acelerado, ya que permite generar documentos de calidad sin perder demasiado tiempo.

La comodidad de los documentos grupales

El auge de la firma electrónica ha cambiado radicalmente nuestra forma de entender la firma de documentos y se ha convertido rápidamente en la norma en los negocios modernos. El sistema de firma electrónica de ZebraSign ofrece formularios online ideales para situaciones en las que 10, 100 o más personas deben firmar un mismo documento.

Una de las principales ventajas de los formularios online con 10 o más firmantes es la eficiencia del proceso, ya que elimina las limitaciones físicas y los problemas logísticos de recoger un gran número de firmas. Con solo unos clics, los firmantes pueden estampar su firma digitalmente en el documento, acelerando notablemente el tiempo total de firma. Esta eficiencia es especialmente importante cuando los acuerdos o las aprobaciones deben firmarlos distintos grupos de interesados o varios miembros de un mismo grupo.

Como la disponibilidad de los formularios online no depende de la ubicación geográfica ni física de cada persona, pueden firmarse sin fricciones desde distintos continentes o zonas horarias. Este proceso mejora la colaboración entre equipos, clientes e interesados, y convierte la validación de documentos en una tarea sencilla y rápida.

Además, la firma electrónica ofrece un proceso de autenticación y verificación fiable. La tecnología moderna de cifrado de datos aporta seguridad y reduce el riesgo de fraude o cambios no autorizados. Esto es especialmente importante en contratos con varias partes, donde es necesario garantizar la validez legal y la autenticidad de cada firma.

Los documentos grupales firmados por 10 o más personas no solo simplifican la carga administrativa de aprobar los documentos, sino que también reducen notablemente las dificultades para que las organizaciones colaboren y cierren acuerdos.

Personalización y flexibilidad

Aunque las plantillas de documentos de ZebraSign ya cuentan con una base estructurada, también pueden personalizarse con mucha facilidad para adaptarse a las necesidades individuales u organizativas. Los usuarios de nuestra plataforma pueden modificar fácilmente el contenido, la maquetación y los elementos de diseño para cumplir requisitos específicos. Esta flexibilidad garantiza que el documento final se ajuste a preferencias y objetivos concretos, ofreciendo lo mejor de ambos mundos: una versión inicial que ahorra tiempo y la posibilidad de introducir todos los cambios necesarios para adaptar el documento a necesidades específicas.

Reducción de costes

El coste y el tiempo iniciales de pasarse al almacenamiento digital de documentos se amortizan muy rápido, ya que a largo plazo la rentabilidad de los documentos digitales y la firma electrónica supera con creces el coste de los procesos tradicionales en papel. Imprimir, fotocopiar y almacenar documentos físicos conlleva costes continuos —papel, tinta y mantenimiento de espacios de almacenamiento físico—. Los archivos digitales evitan esos gastos mensuales o anuales y son, por tanto, claramente una solución más rentable y, a largo plazo, más sostenible.

El plan, a tu elección

Puedes elegir el plan del sistema de firma electrónica y almacenamiento documental de ZebraSign que mejor se adapte a tus necesidades; ya hemos preparado algunos de los escenarios de uso más habituales. El plan gratuito es perfecto para usuarios individuales con necesidades de firma básicas. Una vez creada tu cuenta, podrás usar gratis las funciones básicas, como guardar tus documentos y usar la función de firma puntual.

Para empresas o particulares que trabajan con documentos de forma habitual, nuestros planes estándar ofrecen funciones cómodas como ZebraSign Printer y Zebrasign Signature Pad, plantillas de documentos, amplio espacio de almacenamiento y un número adecuado de firmas gratuitas.

Si necesitas funciones no estándar y tus procesos de firma son complejos, estamos listos para ofrecerte planes exclusivos y hablar de todos tus requisitos caso por caso. El sistema de firma electrónica y almacenamiento documental de ZebraSign es ideal tanto para firmantes individuales poco habituales como para grandes organizaciones con necesidades especiales.

Integración con otros sistemas empresariales

El sistema de firma electrónica y almacenamiento documental de ZebraSign está diseñado para usarse fácilmente junto con otras plataformas o soluciones de gestión empresarial. Los documentos en papel, a diferencia de las versiones electrónicas, están completamente separados de los datos digitales, y cualquier integración puede resultar, cuanto menos, complicada.

Nuestro sistema permite a las organizaciones aprovechar nuevas tecnologías pensadas para mejorar la gestión documental y optimizar el flujo de trabajo y la gestión de datos.

ZebraSign: para la comodidad de tu día a día

Nuestros formularios de documentos digitales te permitirán dar un salto cualitativo en la creación de documentos digitales. Junto con ventajas clave para el negocio como la accesibilidad, la coherencia, el ahorro de tiempo, la facilidad de colaboración y el uso de la firma electrónica, estas plantillas hacen que cualquier usuario pueda crear documentos profesionales y cuidados con facilidad.

Como la demanda de procesos de trabajo optimizados y eficientes no deja de crecer, y todo el mundo anda siempre falto de tiempo, el uso de plantillas de documentos online junto con nuestro sistema de firma electrónica te permitirá aprovechar la evolución de la gestión documental digital, que está transformando la forma en que personas y organizaciones piensan en la gestión de datos en formato digital.