Come la digitalizzazione ha aiutato a superare le difficoltà di gestione documentale | "Namai visiems"

22 maggio 2025

L'ONG "Namai visiems" affrontava una gestione documentale complessa e processi interni lenti. Dopo aver provato ZebraSign, i flussi di lavoro sono diventati più veloci, più fluidi e hanno contribuito agli obiettivi di sostenibilità dell'organizzazione. Leggi qui sotto la loro storia di successo – potrebbe ispirare anche te.

L'organizzazione

"Namai visiems" è un'organizzazione non governativa attiva nei distretti di Šakiai e Jurbarkas, in Lituania. Aperta e innovativa, offre servizi centrati sulla persona ad anziani, persone con disabilità e individui in situazioni di crisi.

Le difficoltà prima di ZebraSign

Prima di usare ZebraSign, "Namai visiems" affrontava importanti problemi di gestione documentale dovuti a sistemi interni poco efficienti:

• I documenti interni dovevano essere stampati e firmati manualmente, complicando la preparazione e la condivisione, soprattutto quando erano necessarie più approvazioni o sedi diverse.
• Il personale lavora in sedi diverse, rendendo il trasferimento fisico dei documenti logisticamente impegnativo e spesso rallentando le decisioni.
• La firma elettronica era usata solo per i documenti esterni; le approvazioni interne dipendevano dalla disponibilità del direttore e del contabile, causando spesso ritardi.

Questi problemi rallentavano le operazioni, aumentavano il carico amministrativo e ostacolavano una gestione documentale efficace.

La storia di successo – la soluzione della digitalizzazione

"Namai visiems" è un esempio ispirante di come le organizzazioni guidate da valori possano adottare l'innovazione per migliorare l'efficienza operativa. Abbandonando la documentazione cartacea, che poneva difficoltà logistiche e organizzative, l'organizzazione ha compiuto un passo naturale verso la digitalizzazione.

La decisione di adottare la gestione documentale elettronica con ZebraSign è stata motivata da:

• Un modo innovativo e sostenibile di firmare documenti direttamente su tablet, usando firme autografe biometriche.
• Condivisione semplice e rapida dei documenti con più destinatari tramite ZebraSign o email, riducendo il carico amministrativo e semplificando la comunicazione all'interno del team.
• Formazione professionale e interfaccia intuitiva: ZebraSign ha fornito una formazione chiara e un sistema semplice da usare, permettendo un'adozione rapida senza interrompere le attività quotidiane.

Grazie alla formazione organizzata in modo professionale dal team di ZebraSign e all'interfaccia utente chiara e intuitiva, il personale di "Namai visiems" ha adottato rapidamente il nuovo sistema e lo ha integrato subito nelle proprie attività quotidiane, senza interrompere il flusso di lavoro dell'organizzazione.

I risultati

Dopo aver implementato ZebraSign e aver iniziato a usare la firma elettronica ogni giorno, "Namai visiems" ha registrato miglioramenti evidenti:

• I documenti ora raggiungono i destinatari via email, e la firma elettronica è accessibile a tutto il personale.
• La comunicazione interna è migliorata e la necessità di stampare è diminuita, sostenendo gli obiettivi di sostenibilità dell'organizzazione.
• Il personale si è adattato rapidamente al sistema intuitivo, apprezzando la chiara sequenza di firma e il processo efficiente di caricamento e condivisione dei documenti.
• Secondo la direttrice Giedrė Šedbarienė, ZebraSign ha rafforzato il lavoro di squadra, migliorato la comunicazione ed è diventato una parte essenziale delle attività quotidiane, aumentando efficienza e sostenibilità.

"ZebraSign è diventato uno strumento indispensabile nel nostro lavoro quotidiano. Non solo semplifica la gestione dei documenti, ma ci permette anche di lavorare in modo più efficiente e di contribuire ai nostri obiettivi di sostenibilità." – Direttrice di "Namai visiems".

Siamo orgogliosi di supportare "Namai visiems" nel migliorare la propria efficienza operativa e nel promuovere la trasformazione digitale. Provalo anche tu! Vuoi saperne di più? Visita zebrasign.com o mettiti in contatto con noi per una consulenza: ti aiuteremo a digitalizzare i tuoi processi di firma dei documenti.