Jak cyfryzacja pomogła pokonać wyzwania w zarządzaniu dokumentami | „Namai visiems”

22-05-2025

Organizacja pozarządowa „Namai visiems” mierzyła się ze złożoną obsługą dokumentów i powolnymi procesami wewnętrznymi. Po wypróbowaniu ZebraSign przepływy pracy stały się szybsze, płynniejsze i przyczyniły się do realizacji celów zrównoważonego rozwoju organizacji. Przeczytaj poniżej ich historię sukcesu – może zainspiruje również Ciebie.

O organizacji

„Namai visiems” to organizacja pozarządowa działająca w rejonach Šakiai i Jurbarkas na Litwie. Otwarta i innowacyjna, świadczy zorientowane na osobę usługi dla seniorów, osób z niepełnosprawnościami oraz osób w kryzysie.

Wyzwania przed wdrożeniem ZebraSign

Zanim „Namai visiems” zaczęła korzystać z ZebraSign, mierzyła się z poważnymi problemami w zarządzaniu dokumentami, wynikającymi z nieefektywnych systemów wewnętrznych:

• Dokumenty wewnętrzne trzeba było drukować i podpisywać ręcznie, co komplikowało ich przygotowanie i udostępnianie, zwłaszcza gdy wymagana była większa liczba akceptacji lub zaangażowane były różne lokalizacje.
• Pracownicy pracują w różnych lokalizacjach, co sprawiało, że fizyczne przekazywanie dokumentów było logistycznie wymagające i często opóźniało podejmowanie decyzji.
• Podpis elektroniczny był wykorzystywany tylko do dokumentów zewnętrznych; akceptacje wewnętrzne zależały od dostępności dyrektorki i księgowej, co często powodowało opóźnienia.

Te problemy spowalniały działanie organizacji, zwiększały obciążenie administracyjne i utrudniały efektywne zarządzanie dokumentami.

Historia sukcesu – rozwiązanie cyfrowe

„Namai visiems” to inspirujący przykład tego, jak organizacje kierujące się wartościami mogą wdrażać innowacje na rzecz efektywności operacyjnej. Odchodząc od dokumentacji papierowej, która powodowała wyzwania logistyczne i harmonogramowe, organizacja podjęła naturalny krok w stronę cyfryzacji.

Decyzję o wdrożeniu elektronicznego zarządzania dokumentami z ZebraSign podjęto z uwagi na:

• Innowacyjny i zrównoważony sposób podpisywania dokumentów bezpośrednio na tablecie za pomocą biometrycznego podpisu odręcznego.
• Proste i szybkie udostępnianie dokumentów wielu odbiorcom przez ZebraSign lub e-mail, co zmniejszyło obciążenie administracyjne i usprawniło komunikację w zespole.
• Profesjonalne szkolenie i intuicyjny interfejs: ZebraSign zapewnił przejrzyste szkolenie i przyjazny dla użytkownika system, co umożliwiło szybkie wdrożenie bez zakłócania codziennej pracy.

Dzięki profesjonalnie zorganizowanemu szkoleniu przeprowadzonemu przez zespół ZebraSign oraz przejrzystemu, intuicyjnemu interfejsowi, pracownicy „Namai visiems” szybko przyswoili nowy system i od razu wdrożyli go do codziennej pracy, bez zakłócania działania organizacji.

Rezultaty

Po wdrożeniu ZebraSign i codziennym korzystaniu z podpisu elektronicznego, „Namai visiems” odnotowała wyraźne usprawnienia:

• Dokumenty docierają teraz do odbiorców mailem, a podpis elektroniczny jest dostępny dla wszystkich pracowników.
• Poprawiła się komunikacja wewnętrzna, a zapotrzebowanie na druk zmalało, wspierając cele zrównoważonego rozwoju organizacji.
• Pracownicy szybko przyzwyczaili się do intuicyjnego systemu, doceniając przejrzystą kolejność podpisywania oraz sprawny proces przesyłania i udostępniania dokumentów.
• Według dyrektorki Giedrė Šedbarienė, ZebraSign wzmocnił pracę zespołową, poprawił komunikację i stał się nieodłącznym elementem codziennej pracy, zwiększając efektywność i wspierając zrównoważony rozwój.

„ZebraSign stał się niezbędnym narzędziem w naszej codziennej pracy. Nie tylko upraszcza zarządzanie dokumentami, ale też pozwala nam pracować efektywniej i realizować nasze cele zrównoważonego rozwoju.” – Dyrektorka „Namai visiems”.

Z dumą wspieramy „Namai visiems” w zwiększaniu efektywności operacyjnej i promowaniu transformacji cyfrowej. Wypróbuj ZebraSign sam! Chcesz dowiedzieć się więcej? Odwiedź zebrasign.com lub skontaktuj się z nami, aby umówić konsultację – pomożemy Ci scyfryzować proces podpisywania dokumentów.