Wie die Digitalisierung half, Herausforderungen der Dokumentenverwaltung zu meistern | „Namai visiems“

22. Mai 2025

Die litauische NGO „Namai visiems“ kämpfte mit komplexer Dokumentenverwaltung und langsamen internen Abläufen. Nach dem Umstieg auf ZebraSign wurden die Arbeitsabläufe schneller, reibungsloser und trugen zu den Nachhaltigkeitszielen der Organisation bei. Lesen Sie unten die Erfolgsgeschichte – vielleicht inspiriert sie auch Sie.

Über die Organisation

„Namai visiems“ ist eine litauische Nichtregierungsorganisation, die in den Bezirken Šakiai und Jurbarkas tätig ist. Offen und innovativ bietet sie personenzentrierte Dienstleistungen für Seniorinnen und Senioren, Menschen mit Behinderungen und Personen in Krisensituationen.

Herausforderungen vor ZebraSign

Vor der Nutzung von ZebraSign kämpfte „Namai visiems“ aufgrund ineffizienter interner Systeme mit erheblichen Problemen in der Dokumentenverwaltung:

• Interne Dokumente mussten manuell gedruckt und unterschrieben werden, was die Erstellung und Weitergabe erschwerte – besonders wenn mehrere Freigaben oder verschiedene Standorte beteiligt waren.
• Die Mitarbeitenden arbeiten an unterschiedlichen Standorten, was den physischen Dokumententransport logistisch aufwendig machte und Entscheidungen häufig verzögerte.
• Elektronische Signaturen kamen nur bei externen Dokumenten zum Einsatz; interne Freigaben hingen von der Verfügbarkeit von Direktorin und Buchhaltung ab, was häufig zu Verzögerungen führte.

Diese Probleme verlangsamten den Betrieb, erhöhten den administrativen Aufwand und erschwerten eine wirksame Dokumentenverwaltung.

Erfolgsgeschichte – die digitale Lösung

„Namai visiems“ ist ein inspirierendes Beispiel dafür, wie wertebasierte Organisationen Innovation für mehr betriebliche Effizienz nutzen können. Mit dem Abschied von der papierbasierten Dokumentation, die logistische und terminliche Herausforderungen mit sich brachte, machte die Organisation einen natürlichen Schritt in Richtung Digitalisierung.

Die Entscheidung für die elektronische Dokumentenverwaltung mit ZebraSign wurde getragen von:

• Einer innovativen und nachhaltigen Möglichkeit, Dokumente direkt auf dem Tablet zu unterschreiben – mit biometrischer, handschriftlicher Signatur.
• Einfacher und schneller Dokumentenweitergabe an mehrere Empfängerinnen und Empfänger über ZebraSign oder E-Mail, was den administrativen Aufwand senkte und die Kommunikation im Team verbesserte.
• Professioneller Schulung und intuitiver Oberfläche: ZebraSign bot eine klare Einführung und ein benutzerfreundliches System, das eine schnelle Einführung ohne Störung des Tagesgeschäfts ermöglichte.

Dank der professionell organisierten Schulung durch das ZebraSign-Team und der klaren, intuitiven Benutzeroberfläche nahmen die Mitarbeitenden von „Namai visiems“ das neue System schnell an und integrierten es sofort in ihren Arbeitsalltag, ohne die Abläufe der Organisation zu stören.

Ergebnisse

Nach der Einführung von ZebraSign und der täglichen Nutzung elektronischer Signaturen erlebte „Namai visiems“ deutliche Verbesserungen:

• Dokumente erreichen Empfängerinnen und Empfänger nun per E-Mail, und die elektronische Signatur steht allen Mitarbeitenden offen.
• Die interne Kommunikation verbesserte sich, der Druckbedarf sank – ein Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen der Organisation.
• Die Mitarbeitenden gewöhnten sich schnell an das intuitive System und schätzten die klare Signaturreihenfolge sowie den effizienten Upload- und Freigabeprozess für Dokumente.
• Laut Direktorin Giedrė Šedbarienė hat ZebraSign die Teamarbeit gestärkt, die Kommunikation verbessert und ist zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags geworden – mit spürbaren Effizienz- und Nachhaltigkeitsgewinnen.

„ZebraSign ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug in unserer täglichen Arbeit geworden. Es vereinfacht nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern erlaubt es uns auch, effizienter zu arbeiten und zu unseren Nachhaltigkeitszielen beizutragen.“ – Direktorin von „Namai visiems“.

Wir sind stolz darauf, „Namai visiems“ dabei zu unterstützen, die betriebliche Effizienz zu steigern und den digitalen Wandel voranzutreiben. Testen Sie ZebraSign selbst! Möchten Sie mehr erfahren? Besuchen Sie zebrasign.com oder nehmen Sie Kontakt auf für eine Beratung – wir helfen Ihnen, Ihre Signaturprozesse zu digitalisieren.