Wie funktioniert die elektronische Signatur? Das müssen Sie 2026 wissen

21. Mai 2025

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Lösung, mit der Sie Dokumente schnell und sicher online unterschreiben können – unabhängig von Ihrem Standort. Viele haben davon gehört, doch Fragen bleiben: Wie funktioniert sie? Ist sie rechtsgültig? Was unterscheidet die verschiedenen Signaturarten, und wie wählt man die richtige aus?

Wenn Sie gleich jetzt ein Dokument unterschreiben möchten, statt darüber zu lesen: Auf der Seite zur elektronischen Signatur laden Sie eine Datei hoch und unterschreiben. Dieser Artikel erklärt, was hinter diesem Button passiert.

Da 2026 immer mehr Dienstleistungen online abgewickelt werden, wird die elektronische Signatur zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Privatpersonen und Unternehmen. Dieser Artikel behandelt, was eine elektronische Signatur ist, wie sie funktioniert, welche Art zu wählen ist und worauf bei der Nutzung zu achten ist.

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist ein digitaler Weg, um die Echtheit eines Dokuments zu bestätigen, Verträge zu unterschreiben oder amtliche Anträge online einzureichen. Ihr Hauptzweck ist sicherzustellen, dass das Dokument von der Person unterschrieben wurde, die diese Identität für sich beansprucht.

Rechtlicher Status elektronischer Signaturen

Nach der EU-eIDAS-Verordnung sind elektronische Signaturen in allen EU-Ländern rechtlich anerkannt. Allerdings haben unterschiedliche Signaturarten unterschiedliche Rechtskraft, daher ist es wichtig, ihre Unterschiede zu kennen.

Arten elektronischer Signaturen:

• Einfache elektronische Signatur (SES): Die grundlegendste Art, genutzt in alltäglichen Situationen wie einer gescannten Unterschrift in einem PDF oder einem eingetippten Namen in einer E-Mail. Diese sind nicht direkt mit der Identität des Unterzeichners verknüpft, was die Echtheit im Streitfall schwerer nachweisbar macht.

• Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES): Bietet ein höheres Sicherheitsniveau, identifiziert den Unterzeichner und verknüpft die Signatur untrennbar mit dem Dokument. Zum Beispiel durch Identitätsbestätigung per SMS-Code oder das Klicken auf „Ich stimme zu".

• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Das höchste Sicherheitsniveau, rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Erstellt mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit und auf Basis eines Zertifikats eines vertrauenswürdigen Anbieters. In Litauen ist die Mobile-ID ein Beispiel dafür. Für die Unterschrift bestimmter amtlicher Dokumente (z. B. notarielle Urkunden, gesetzliche Verpflichtungen) ist eine QES erforderlich.

Wie funktioniert eine elektronische Signatur?

Trotz der komplexen Technik dahinter ist der Ablauf einfach und benutzerfreundlich:

1. Identitätsbestätigung: Für Unterzeichnende aus Litauen, Lettland und Estland stehen Smart-ID, Mobile-ID oder der litauische Personalausweis (LT ID) zur Verfügung. Alle anderen bestätigen ihre Identität über eine handschriftliche Unterschrift im Browser (Maus/Touch), eine biometrische handschriftliche Unterschrift auf dem Tablet oder einen generierten Signaturstil bzw. ein Signaturbild – jeweils mit Zeitstempel und Prüfpfad.
2. Dokumentenverknüpfung: Das System weist einem bestimmten Dokument eine eindeutige digitale Signatur zu und stellt es damit rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleich.
3. Datenschutz: Nach der Unterschrift macht jede Änderung am Dokument die Signatur ungültig.

ZebraSign biometrische handschriftliche Signatur

Wenn Sie die volle Funktionalität einer elektronischen Signatur wünschen, wählen Sie die biometrische handschriftliche Signatur von ZebraSign, versehen mit einem Zeitstempel. Sie erfasst biometrische Daten – darunter Koordinaten, Geschwindigkeit, Zeit und Druck – zur Echtheitsprüfung, gemäß den Standards ISO/IEC 19794-7:2021, und eignet sich damit auch für eine gutachterliche Analyse vor Gericht.

Vor- und Nachteile elektronischer Signaturen:

Vorteile:

• Geschwindigkeit: In Sekunden von überall unterschreiben.

• Sicherheit: Fortschrittliche Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung.

• Komfort: Vollständig digital – kein Drucken oder Scannen.

• EU-weite Anerkennung: Qualifizierte Signaturen sind EU-weit rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Nachteile:

• Technische Voraussetzungen: Bestimmte Geräte, Apps oder Internetzugang können nötig sein.

• Begrenzte Gültigkeit: Zertifikate sind in der Regel bis zu 5 Jahre gültig.

• Geräteabhängigkeit: Ein Gerätewechsel kann eine erneute Einrichtung erfordern.

Trotz dieser Einschränkungen werden elektronische Signaturen im modernen Leben zunehmend unverzichtbar – besonders für alle, denen Geschwindigkeit und Sicherheit wichtig sind.

Zusammenfassung

Die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse zu wählen, kann sowohl den privaten als auch den geschäftlichen Dokumentenalltag vereinfachen. Trotz einiger technischer Voraussetzungen ist es eine effektive Möglichkeit, im digitalen Umfeld zu arbeiten. Testen Sie ZebraSign – Dokumente unterschreiben war noch nie so einfach!

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