Podpis elektroniczny na każdą okazję

11-08-2024

System podpisu elektronicznego pozwala przechowywać, porządkować i szybko odnajdywać potrzebne dokumenty. Wszystkie zapisy są cyfrowe, więc nie trzeba już poświęcać czasu na żmudne przeszukiwanie papierów.

Potrzeba podpisywania dokumentów i umów istnieje odkąd istnieje sama koncepcja umowy. Wraz z globalizacją świata i rozwojem biznesu między różnymi kontynentami i krajami, uzyskiwanie podpisów wszystkich zaangażowanych stron stało się jednym z większych wyzwań minionego stulecia. Zwykłą pocztę i papierowe dokumenty zastąpiły faksy, które można uznać za swoisty pierwowzór cyfrowych dokumentów i podpisu elektronicznego.

Ponad dwie dekady temu dyrektywy i zmiany w prawie przekształciły branżę podpisu elektronicznego oraz sposób, w jaki dokumenty są podpisywane, wymieniane i uwierzytelniane. System podpisu elektronicznego ZebraSign nie tylko upraszcza zarządzanie dokumentami i zwiększa efektywność biznesu, ale też przynosi szereg innych ważnych korzyści, które omówimy w tym artykule.

Szybsza praca i niższe koszty

Jedną z kluczowych zalet naszego systemu podpisu elektronicznego jest znaczne skrócenie czasu potrzebnego na podpisanie dokumentu. Pliki nie muszą już być przesyłane do kilku różnych platform – wszystko odbywa się w jednym miejscu.

Nie jest tajemnicą, że przy podpisie elektronicznym nie trzeba być fizycznie obecnym podczas całego procesu. Osoby podpisujące mogą to zrobić z dowolnego miejsca na świecie za pomocą zaledwie kilku kliknięć. To otwiera nowe możliwości optymalizacji biznesu i pozwala uniknąć niedogodności, jakie mogłyby wynikać z barier geograficznych i wyzwań logistycznych.

Koszty są ważne dla każdej firmy, a podpis elektroniczny i cyfrowe dokumenty ZebraSign znacząco obniżają wydatki związane z drukowaniem, wysyłką pocztową i przechowywaniem papierowych dokumentów.

Maksymalna wygoda dzięki naszej drukarce dokumentów

Wygodę i szybkość naszego systemu podpisu elektronicznego zapewnia drukarka ZebraSign, którą można po prostu zainstalować na komputerze. Jej obsługa jest prosta – gdy otworzysz dokument, który chcesz podpisać, wystarczy wybrać opcję druku na naszej platformie, a otrzymasz jego cyfrową wersję gotową do podpisania!

Nieważne, w jakim formacie czy aplikacji pracujesz – wystarczy kliknąć przycisk drukowania, a dokument zostanie wysłany na wskazany przez Ciebie adres e-mail. To nie tylko skraca proces uzyskiwania podpisu, ale też znacznie go upraszcza.

Podpis odręczny i aplikacja Zebrasign Signature Pad

Wśród funkcji, które ułatwiają codzienną pracę, warto wspomnieć o podpisie odręcznym składanym w oknie przeglądarki lub na tablecie. Z prawnego punktu widzenia podpis odręczny uznawany jest za podpis elektroniczny i ma taką samą moc prawną jak podpis pisemny, pod warunkiem że osoby korzystające z takiego podpisu elektronicznego wcześniej wyraziły na to pisemną zgodę oraz że możliwe jest zapisanie tej zgody na trwałym nośniku, na przykład w formie e-maila.

Wszystkie te aspekty zostały w platformie ZebraSign wdrożone bezbłędnie – wystarczy, że osobiście zidentyfikujesz osobę podpisującą, dokładnie tak, jak zrobiłbyś to przy podpisie na papierze. Reszta procesu podpisywania przebiega bardzo szybko i prosto, a co najważniejsze, nie musisz przesyłać dokumentów na inną platformę ani wysyłać ich nigdzie indziej.

Pomyśleliśmy też o sytuacji, w której konieczne jest podpisanie dokumentu na odległość z osobami wcześniej niezidentyfikowanymi – w takim przypadku niezbędne uwierzytelnienie można przeprowadzić bezpośrednio podczas procesu podpisywania za pomocą podpisu mobilnego lub Smart-ID, dostępnych dla osób podpisujących z krajów bałtyckich (Litwy, Łotwy i Estonii).

Jeśli wciąż wahasz się co do podpisu elektronicznego, ale zależy Ci na wygodzie cyfrowego rozwiązania formularzy dokumentowych, spodoba Ci się aplikacja Zebrasign Signature Pad. Stworzyliśmy ją, byś mógł odejść od papierowych formularzy i scyfryzować cały proces – od podpisu, przez wypełnianie danych, aż po ich zapisanie.

Pobierz naszą aplikację Zebrasign Signature Pad na swój tablet i już od pierwszej minuty zacznij korzystać z tego oszczędzającego czas rozwiązania.

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – warunek konieczny

W erze cyfrowej bezpieczeństwo to jeden z najważniejszych fundamentów ciągłości działania każdej firmy. Podpis elektroniczny pomaga to zapewnić. Zaawansowane algorytmy szyfrowania i bezpieczne metody uwierzytelniania sprawiają, że system podpisu elektronicznego ZebraSign jest niezawodny, a nasze podpisy odporne na manipulacje. Certyfikaty cyfrowe i inne najlepsze praktyki technologiczne chronią interesy wszystkich stron zaangażowanych w proces podpisywania. Dają też pewność co do wiarygodności naszych podpisów elektronicznych.

Podpis elektroniczny jest powszechnie uznawany na świecie za prawnie wiążący w wielu jurysdykcjach. Liczba miejsc, w których można go stosować, stale rośnie. Różne kraje, w tym Stany Zjednoczone i państwa Unii Europejskiej, wprowadziły przepisy i regulacje nadające podpisowi elektronicznemu moc prawną. Dzięki temu certyfikowane podpisy elektroniczne ZebraSign pozwalają firmom śmiało podpisywać nimi dokumenty – od umów i porozumień po formularze zgody i faktury. Dokumenty podpisane w ten sposób są przechowywane na naszej przyjaznej i wydajnej platformie do archiwizacji dokumentów.

Mniejsze ryzyko nadużyć

Nasze rozwiązanie do podpisu elektronicznego ma solidne zabezpieczenia, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoje dokumenty są chronione, i skupić się na prowadzeniu biznesu. Stawiamy na uwierzytelnianie i certyfikaty cyfrowe, aby mieć pewność, że osoba podpisująca dokument jest tym, za kogo się podaje. Ogranicza to ryzyko nieautoryzowanego dostępu, podrobienia podpisu i innych nadużyć związanych z tradycyjnymi podpisami.

Pamiętaj, że gdy wszystkie dokumenty trafią już do cyfrowego repozytorium ZebraSign, nie ma do nich żadnego dostępu fizycznego. Bez szuflad, półek czy archiwów znacznie łatwiej jest ustalić, kto ostatnio przeglądał, pobrał lub edytował dany dokument. Nasz system podpisu elektronicznego zapewnia przejrzysty zapis całego procesu podpisywania. Dzięki temu łatwiej wykryć podejrzaną aktywność i zapobiec szkodom, zanim jeszcze do nich dojdzie.

Podpis elektroniczny a zrównoważony rozwój

Ochrona środowiska to dziś gorący temat, a podpis elektroniczny z pewnością pomaga chronić naturę, znacząco ograniczając zużycie papieru. Tradycyjne podpisywanie generuje mnóstwo papierowych odpadów i przyczynia się do wylesiania.

Przechodząc na podpis elektroniczny ZebraSign, możesz pozytywnie wpłynąć na środowisko, dostosowując swój biznes do praktyk proekologicznych. Takie przejście na bardziej ekologiczne rozwiązania to nie tylko wkład w odpowiedzialne społecznie planowanie zasobów, ale też pozytywny sygnał dla klientów czy współpracowników dbających o środowisko.

Lepsze doświadczenie użytkownika i integracje

Nie jest tajemnicą, że korzystanie z podpisu elektronicznego poprawia doświadczenie zarówno Twoje, jak i Twoich klientów oraz innych zaangażowanych osób, upraszczając i przyspieszając procesy. Możliwość podpisywania dokumentów zdalnie eliminuje konieczność fizycznej obecności podczas podpisywania i zmniejsza ilość papierkowej roboty. Ta wygoda pozwala w pełni wykorzystać korzyści procesów opartych na nowych technologiach i cieszyć się szybką, efektywną obsługą.

System podpisu elektronicznego ZebraSign został zaprojektowany tak, aby bezproblemowo integrować się z istniejącymi systemami i oprogramowaniem firmowym. Nasze repozytoria dokumentów z integracją podpisu elektronicznego z systemami zarządzania relacjami z klientami (CRM), planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i innymi platformami zapewniają spójny i połączony ekosystem cyfrowy. Możesz korzystać z zalet podpisu elektronicznego bez zakłócania ustalonych przepływów pracy – taki proces obsługi dokumentów będzie znacznie wygodniejszy i efektywniejszy.

Niepodważalne korzyści podpisu elektronicznego i cyfrowego przechowywania dokumentów

Liczne korzyści systemu podpisu elektronicznego ZebraSign wraz z przechowywaniem dokumentów są niepodważalne – od oszczędności czasu i kosztów po wyższe bezpieczeństwo i zrównoważony rozwój. Podpis elektroniczny od dawna jest standardem w nowoczesnej praktyce biznesowej. Wraz z rozwojem technologii połączyliśmy nasze rozwiązania do podpisu z cyfrowym przechowywaniem dokumentów i dodaliśmy kolejne funkcje przyjazne użytkownikowi.

Firmy wdrażające nasz system podpisu elektronicznego mogą zyskać przewagę konkurencyjną dzięki większej elastyczności, ułatwieniu pracy między działami, obniżeniu kosztów operacyjnych i lepszemu doświadczeniu zarówno dla pracowników, jak i klientów.

Jeśli jeszcze nie poznałeś korzyści płynących z ZebraSign, teraz jest na to idealny moment. ZebraSign oferuje 7-dniowy bezpłatny okres próbny, dzięki któremu na własne oczy przekonasz się, jak łatwo zarządzać dokumentami cyfrowo.