Elektronische Signaturen für jede Situation

11. August 2024

Mit einem System für elektronische Signaturen können Sie Dokumente schnell und bequem speichern, ordnen und wiederfinden. Alles liegt elektronisch vor – langwierige Suchen und Papierkram entfallen.

Die Notwendigkeit, Dokumente und Verträge zu unterschreiben, gibt es, seit es Verträge gibt. Mit der Globalisierung und der Ausweitung des Geschäfts über Kontinente und Länder hinweg wurde das Einholen von Unterschriften aller Beteiligten zu einer der großen Herausforderungen des letzten Jahrhunderts. Einfache Post und Papierdokumente wurden durch das Fax abgelöst – gewissermaßen ein Vorläufer digitalisierter Dokumente und elektronischer Signaturen.

Vor mehr als zwei Jahrzehnten veränderten neue Richtlinien und rechtliche Rahmenbedingungen das Geschäft mit elektronischen Signaturen grundlegend – und mit ihm die Art, wie Dokumente unterschrieben, ausgetauscht und beglaubigt werden. Das System der elektronischen Signatur von ZebraSign vereinfacht nicht nur die Dokumentenverwaltung und steigert die Effizienz im Unternehmen, sondern bietet noch weitere wichtige Vorteile, die wir in diesem Artikel vorstellen.

Schnellere Abläufe, geringere Kosten

Einer der größten Vorteile unseres Systems für elektronische Signaturen ist die deutliche Zeitersparnis beim Unterschreiben von Dokumenten. Dateien müssen nicht mehr auf mehrere unterschiedliche Plattformen hochgeladen werden – alles findet an einem Ort statt.

Kein Geheimnis: Mit elektronischen Signaturen muss niemand mehr physisch anwesend sein. Unterzeichnende können von überall auf der Welt mit wenigen Klicks unterschreiben. Das eröffnet neue Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsabläufen und vermeidet die Unannehmlichkeiten, die geografische Distanzen und logistische Hürden sonst verursachen.

Kosten spielen für jedes Unternehmen eine wichtige Rolle, und elektronische Signaturen sowie digitalisierte Dokumente von ZebraSign senken die Kosten für Druck, Versand und Aufbewahrung von Papierdokumenten spürbar.

Maximaler Komfort mit unserem Dokumentendrucker

Komfort und Geschwindigkeit unseres Systems für elektronische Signaturen sichert der ZebraSign-Drucker, den Sie einfach auf Ihrem Computer installieren. Die Bedienung ist denkbar einfach: Öffnen Sie das Dokument, das Sie unterschreiben möchten, wählen Sie auf unserer Plattform die Druckoption aus – und schon liegt eine digitalisierte Version zum Unterschreiben vor!

Egal in welchem Format oder welcher Anwendung Sie arbeiten – drücken Sie einfach auf „Drucken“, und das Dokument wird an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Das verkürzt den Weg zur Unterschrift nicht nur, sondern macht ihn auch deutlich einfacher.

Handschriftliche Signatur und die Zebrasign Signature Pad App

Zu den Funktionen, die den Alltag erleichtern, zählt die handschriftliche Unterschrift im Browserfenster oder auf dem Tablet. Rechtlich gilt eine handschriftliche Signatur als elektronische Signatur mit derselben Rechtswirkung wie eine schriftliche Unterschrift – vorausgesetzt, die Nutzenden haben dieser Form vorab schriftlich zugestimmt und diese Zustimmung lässt sich auf einem dauerhaften Datenträger, etwa per E-Mail, speichern.

All diese Aspekte sind in der ZebraSign-Plattform tadellos umgesetzt – Sie müssen die unterzeichnende Person lediglich persönlich identifizieren, genau wie bei einer Unterschrift auf Papier. Der Rest des Signaturvorgangs geht schnell und einfach, und vor allem müssen Sie die Dokumente nicht auf eine andere Plattform hochladen oder anderswo versenden.

Wir haben auch an Situationen gedacht, in denen aus der Ferne mit nicht persönlich bekannten Personen unterschrieben werden muss: In diesem Fall lässt sich die nötige Authentifizierung während des Signaturvorgangs über eine mobile Signatur oder Smart-ID sicherstellen – Optionen, die Unterzeichnenden aus Litauen, Lettland und Estland zur Verfügung stehen.

Wenn Sie bei elektronischen Signaturen noch zögern, sich aber trotzdem den Komfort einer digitalen Formularlösung wünschen, wird Ihnen die Zebrasign Signature Pad App gefallen. Wir haben sie entwickelt, damit Sie sich von papierbasierten Formularen lösen und den gesamten Prozess digitalisieren können – vom Unterschreiben über das Ausfüllen der Daten bis zum Speichern.

Laden Sie unsere Zebrasign Signature Pad App auf Ihr Tablet und nutzen Sie diese zeitsparende Lösung ab der ersten Minute.

Sicherheit und Compliance – keine Verhandlungssache

Im digitalen Zeitalter ist Sicherheit eines der wichtigsten Fundamente jeder Geschäftskontinuität. Elektronische Signaturen tragen dazu bei. Fortschrittliche Verschlüsselungsalgorithmen und sichere Authentifizierungsmethoden sorgen dafür, dass das Signatursystem von ZebraSign zuverlässig und unsere Signaturen manipulationssicher sind. Digitale Zertifikate und weitere bewährte Technologien schützen die Interessen aller am Signaturprozess Beteiligten und schaffen Vertrauen in die Verlässlichkeit unserer elektronischen Signaturen.

Elektronische Signaturen sind weltweit in vielen Rechtsordnungen als rechtsverbindlich anerkannt, und die Zahl der Länder, in denen sie eingesetzt werden können, wächst stetig. Verschiedene Staaten, darunter die USA und die Mitgliedstaaten der Europäischen Union, haben Gesetze und Vorschriften erlassen, die elektronischen Signaturen Rechtskraft verleihen. Zertifizierte elektronische Signaturen von ZebraSign stellen sicher, dass Unternehmen sie mit Zuversicht einsetzen können – von Verträgen und Vereinbarungen bis zu Einverständniserklärungen und Rechnungen. So unterschriebene Dokumente werden auf unserer benutzerfreundlichen und leistungsstarken Plattform zur Dokumentenablage gespeichert.

Geringeres Betrugsrisiko

Unsere Lösung für elektronische Signaturen verfügt über robuste Sicherheitsfunktionen, sodass Sie sich darauf verlassen können, dass Ihre Dokumente geschützt sind – und sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können. Wir setzen auf Authentifizierung und digitale Zertifikate, um sicherzustellen, dass die unterschreibende Person tatsächlich die ist, für die sie sich ausgibt. Das verringert das Risiko von unbefugtem Zugriff, Fälschung und anderem Betrug, wie er bei traditionellen Unterschriften vorkommen kann.

Vergessen Sie nicht: Sobald alle Dokumente in das digitale Dokumentenarchiv von ZebraSign übertragen wurden, gibt es keinen physischen Zugriff mehr. Ohne Aktenschränke, Regale oder Archive lässt sich viel leichter nachvollziehen, wer ein Dokument zuletzt eingesehen, heruntergeladen oder bearbeitet hat. Unser System für elektronische Signaturen liefert ein transparentes Protokoll des gesamten Signaturprozesses. So lassen sich verdächtige Aktivitäten leichter erkennen – bevor ein Schaden entsteht.

Nachhaltigkeit elektronischer Signaturen

Umweltfreundlichkeit ist ein zentrales Thema unserer Zeit, und elektronische Signaturen leisten einen echten Beitrag, weil sie den Papierverbrauch deutlich senken. Traditionelles Unterschreiben erzeugt viel Papierabfall und trägt zur Abholzung bei.

Mit dem Umstieg auf elektronische Signaturen von ZebraSign wirken Sie sich positiv auf die Umwelt aus und richten Ihr Unternehmen an nachhaltigen Praktiken aus. Dieser Wechsel zu umweltfreundlicheren Lösungen stärkt nicht nur Ihre sozial verantwortliche Ressourcenplanung, sondern kommt auch bei umweltbewussten Kundinnen, Kunden und Kolleginnen und Kollegen gut an.

Bessere Nutzererfahrung und Integrationen

Kein Geheimnis: Elektronische Signaturen verbessern die Erfahrung für Sie, Ihre Kundschaft und alle Beteiligten, weil sie Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Dokumente aus der Ferne unterschreiben zu können, macht persönliche Anwesenheit überflüssig und reduziert den Papierkram. Dieser Komfort lässt Sie die Vorteile moderner, technologiegestützter Prozesse voll ausschöpfen und schnelle, effiziente Abläufe genießen.

Das System für elektronische Signaturen von ZebraSign ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme und Software integrieren lässt. Unsere Dokumentenablagen mit integrierter elektronischer Signatur – verbunden mit CRM-Systemen (Kundenbeziehungsmanagement), ERP-Systemen (Ressourcenplanung) und weiteren Plattformen – sorgen für ein stimmiges, vernetztes digitales Ökosystem. Sie profitieren von den Vorteilen elektronischer Signaturen, ohne Ihre etablierten Arbeitsabläufe zu stören – der Dokumentenprozess wird dadurch deutlich komfortabler und effizienter.

Die unbestreitbaren Vorteile von elektronischen Signaturen und digitaler Dokumentenablage

Die zahlreichen Vorteile eines Systems für elektronische Signaturen mit Dokumentenablage von ZebraSign liegen auf der Hand – von Zeit- und Kostenersparnis bis hin zu mehr Sicherheit und ökologischer Nachhaltigkeit. Elektronische Signaturen gehören längst zum Standard moderner Geschäftspraxis. Mit fortschreitender Technologie haben wir unsere Signaturlösungen mit digitaler Dokumentenablage kombiniert und um weitere benutzerfreundliche Funktionen ergänzt.

Unternehmen, die unser System für elektronische Signaturen einsetzen, gewinnen einen Wettbewerbsvorteil: mehr Agilität, bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, geringere Betriebskosten und ein besseres Erlebnis für Mitarbeitende wie Kundschaft.

Wenn Sie die Vorteile von ZebraSign noch nicht kennengelernt haben, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt dafür. ZebraSign bietet eine 7-tägige kostenlose Testphase, in der Sie selbst erleben können, wie einfach digitale Dokumentenverwaltung sein kann.