La signature électronique, pour toutes les situations

11 août 2024

Un système de signature électronique vous permet de stocker, organiser et retrouver rapidement et facilement les documents dont vous avez besoin. Tout étant électronique, plus besoin de longues recherches ni de paperasse.

Le besoin de signer des documents et des contrats existe depuis que la notion même de contrat existe. Avec la mondialisation et le développement des échanges commerciaux entre continents et pays, obtenir la signature de toutes les parties est devenu l'un des grands défis du siècle dernier. Le courrier et les documents papier ont d'abord cédé la place au fax, une sorte d'ancêtre de la numérisation documentaire et de la signature électronique.

Il y a plus de vingt ans, des directives et des évolutions du cadre juridique ont transformé le secteur de la signature électronique et changé la façon de signer, d'échanger et d'authentifier les documents. Le système de signature électronique de ZebraSign ne se contente pas de simplifier la gestion documentaire et d'améliorer l'efficacité des entreprises : il apporte aussi d'autres avantages importants, que nous allons passer en revue dans cet article.

Un travail plus rapide et des coûts réduits

L'un des principaux atouts de notre système de signature électronique est la réduction significative du temps nécessaire pour signer un document. Plus besoin de téléverser des fichiers sur plusieurs plateformes différentes – tout se passe au même endroit.

Ce n'est un secret pour personne : avec la signature électronique, la présence physique n'est plus nécessaire. Les signataires peuvent agir depuis n'importe où dans le monde, en quelques clics. Cela ouvre de nouvelles perspectives d'optimisation pour l'entreprise et évite les désagréments que peuvent causer les distances géographiques ou les contraintes logistiques.

Les coûts comptent pour toute entreprise, et la signature électronique ZebraSign associée à la numérisation des documents réduit sensiblement les dépenses liées à l'impression, à l'envoi postal et à la conservation des documents papier.

Un maximum de praticité avec notre imprimante virtuelle

La simplicité et la rapidité de notre système de signature électronique reposent sur l'imprimante ZebraSign, que vous pouvez simplement installer sur votre ordinateur. Son usage est simple : lorsque vous ouvrez le document à signer, il vous suffit de sélectionner l'option d'impression sur notre plateforme, et vous obtenez immédiatement une copie numérisée du document, prête à signer !

Peu importe le format ou le logiciel que vous utilisez : il suffit d'appuyer sur le bouton d'impression, et le document est envoyé à l'adresse e-mail du contact que vous avez indiqué. Cela raccourcit non seulement le processus d'obtention d'une signature, mais le simplifie également considérablement.

Signature manuscrite et application Zebrasign Signature Pad

Parmi les fonctionnalités qui simplifient le quotidien, la signature manuscrite dans le navigateur ou sur tablette mérite d'être mentionnée. Sur le plan juridique, une signature manuscrite est considérée comme une signature électronique et a la même valeur légale qu'une signature écrite, à condition que les utilisateurs de cette signature électronique aient donné leur accord écrit au préalable et que cet accord puisse être conservé sur un support durable, comme un e-mail.

Tous ces aspects sont parfaitement mis en œuvre sur la plateforme ZebraSign – il vous suffit d'identifier personnellement le signataire, comme vous le feriez pour une signature papier. Le reste du processus de signature est ensuite très rapide et simple, et surtout, vous n'aurez pas besoin de téléverser les documents sur une autre plateforme ni de les envoyer ailleurs.

Nous avons également pensé aux situations où il est nécessaire de faire signer des personnes non identifiées à distance : dans ce cas, l'authentification requise peut être assurée pendant le processus de signature grâce à la signature mobile ou à Smart-ID, proposées aux signataires originaires de Lituanie, de Lettonie et d'Estonie.

Si vous hésitez encore à passer à la signature électronique, mais que vous souhaitez tout de même profiter du confort d'une solution numérique pour vos formulaires, l'application Zebrasign Signature Pad va vous plaire. Nous l'avons conçue pour vous permettre d'abandonner les formulaires papier et de numériser tout le processus – de la signature à la saisie des données, jusqu'à leur conservation.

Téléchargez notre application Zebrasign Signature Pad sur votre tablette et commencez à profiter de cette solution qui vous fait gagner du temps dès la première minute.

Sécurité et conformité – une nécessité non négociable

À l'ère du numérique, la sécurité est l'un des fondements essentiels de la continuité de toute activité. La signature électronique contribue à la garantir. Des algorithmes de chiffrement avancés et des méthodes d'authentification sécurisées assurent la fiabilité du système de signature électronique de ZebraSign, rendant nos signatures infalsifiables. Les certificats numériques et d'autres technologies conformes aux meilleures pratiques protègent les intérêts de toutes les parties impliquées dans le processus de signature, tout en garantissant la fiabilité de nos signatures électroniques.

La signature électronique est largement reconnue dans le monde comme ayant valeur légale dans de nombreuses juridictions. Le nombre de contextes où elle peut être utilisée ne cesse de croître. Plusieurs pays, dont les États-Unis et les États membres de l'Union européenne, ont adopté des lois et règlements donnant force légale à la signature électronique. Les signatures électroniques certifiées de ZebraSign permettent ainsi aux entreprises de les utiliser en toute confiance pour signer des documents allant des contrats et accords aux formulaires de consentement et aux factures. Les documents ainsi signés sont conservés sur notre plateforme de stockage documentaire, conviviale et performante.

Un risque de fraude réduit

Notre solution de signature électronique dispose de fonctionnalités de sécurité robustes, vous permettant d'avoir l'esprit tranquille quant à la protection de vos documents et de vous concentrer sur votre activité. Nous misons sur l'authentification et les certificats numériques pour garantir que la personne qui signe le document est bien celle qu'elle prétend être. Cela réduit le risque d'accès non autorisé, de falsification et d'autres fraudes associées aux signatures traditionnelles.

N'oubliez pas qu'une fois tous les documents transférés dans le coffre-fort numérique de ZebraSign, il n'existe plus aucun accès physique. Sans tiroirs, étagères ni archives papier, il devient beaucoup plus facile de savoir qui a consulté, téléchargé ou modifié un document en dernier. Notre système de signature électronique fournit un historique transparent du processus de signature, ce qui facilite la détection d'activités suspectes et permet de prévenir les dommages avant qu'ils ne surviennent.

La durabilité de la signature électronique

La protection de l'environnement est un sujet central aujourd'hui, et la signature électronique contribue certainement à préserver l'environnement en réduisant considérablement la consommation de papier. La signature traditionnelle génère beaucoup de déchets papier et contribue à la déforestation.

En adoptant la signature électronique ZebraSign, vous pouvez avoir un impact positif sur l'environnement en alignant votre entreprise sur des pratiques plus responsables. Cette transition vers des solutions plus respectueuses de l'environnement contribue non seulement à une planification des ressources plus responsable sur le plan social, mais elle résonne aussi positivement auprès de clients ou de collègues soucieux de l'environnement.

Une meilleure expérience utilisateur et de meilleures intégrations

Ce n'est un secret pour personne : l'usage de la signature électronique améliore l'expérience globale pour vous, vos clients et toutes les autres personnes impliquées, en simplifiant et en accélérant les processus. Pouvoir signer des documents à distance supprime le besoin d'être physiquement présent pendant la signature et allège la charge de paperasse. Ce confort vous permet de tirer pleinement parti des processus reposant sur les nouvelles technologies et de profiter de services rapides et efficaces.

Le système de signature électronique ZebraSign est conçu pour s'intégrer parfaitement aux systèmes et logiciels métiers déjà en place. Nos espaces de stockage documentaire, associés à la signature électronique, s'intègrent à la gestion de la relation client (CRM), à la planification des ressources d'entreprise (ERP) et à d'autres plateformes, garantissant un écosystème numérique cohérent et connecté. Vous pouvez ainsi profiter des avantages de la signature électronique sans bouleverser vos flux de travail existants – vos processus documentaires n'en seront que plus pratiques et efficaces.

Les avantages indéniables de la signature électronique et du stockage documentaire numérique

Les multiples avantages d'un système de signature électronique ZebraSign associé au stockage documentaire sont indéniables – gains de temps et de coûts, sécurité renforcée et durabilité environnementale. La signature électronique est depuis longtemps devenue une norme dans les pratiques commerciales modernes. À mesure que la technologie progresse, nous avons associé nos solutions de signature au stockage documentaire numérique et ajouté de nouvelles fonctionnalités conviviales.

Les entreprises qui adoptent notre système de signature électronique peuvent gagner un avantage concurrentiel en renforçant leur agilité, en facilitant la collaboration entre services, en réduisant leurs coûts opérationnels et en offrant une meilleure expérience à leurs employés comme à leurs clients.

Si vous n'avez pas encore exploré les avantages de ZebraSign, c'est le moment idéal pour commencer. ZebraSign propose un essai gratuit de 7 jours, vous permettant de découvrir par vous-même à quel point il est facile de gérer vos documents numériquement.