Dzienniki i rejestry elektroniczne
Twórz własne dzienniki elektroniczne, wypełniaj wpisy i podpisuj je podpisem elektronicznym — uprość zgodność z przepisami i ewidencję. Oszczędzaj czas.
Dlaczego to ważne
Papierowe dzienniki giną, a wpisy się opóźniają
Bez ZebraSign
- Papierowe dzienniki giną lub ulegają zniszczeniu
- Trudno udowodnić, kto i kiedy wypełnił wpis
- Podczas kontroli trzeba szukać w papierach
Z ZebraSign
- Wszystkie dzienniki bezpieczne w jednym cyfrowym systemie
- Każdy wpis ze znacznikiem czasu i podpisem
- Wszystko gotowe do kontroli jednym kliknięciem
Najważniejsze funkcje dzienników ZebraSign
Elastyczne tworzenie dzienników
twórz dzienniki dopasowane do konkretnych potrzeb, dodając tylko niezbędne pola.
Cykliczne podpisywanie
automatyczne przypomnienia informują o zbliżających się terminach regularnego podpisywania dzienników.
Dynamiczna lista użytkowników
nowi pracownicy są automatycznie przypisywani do odpowiednich dzienników i od razu otrzymują powiązane załączniki.
Wypełnialne załączniki
dodawaj pola do wypełnienia w załączonych dokumentach i uzupełniaj je preferowaną metodą.
Pola przeciągnij i upuść
wypełniaj konkretne pola w załącznikach albo podpisuj odręcznie.
Obowiązkowa weryfikacja dokumentu
wpis w dzienniku można zatwierdzić dopiero po przejrzeniu dokumentu lub uzupełnieniu wymaganych załączników.
Podpis odręczny
podpisuj dokumenty podpisem odręcznym ze znacznikiem czasu.
Wypełnianie wpisów na tablecie
przeglądaj zawartość dziennika i zatwierdzaj uzupełnione wpisy na tablecie.
Status podpisu
śledź status wpisów na każdym etapie: zaplanowany, oczekujący lub zakończony.
„Dzięki platformie dokumentów elektronicznych „ZebraSign” nasze zarządzanie dokumentami stało się szybsze, prostsze i lepiej zorganizowane. Usprawniliśmy i przyspieszyliśmy zarówno podpisywanie dokumentów z klientami, jak i wewnętrzne zarządzanie dokumentami. Dzięki temu możemy pracować wydajniej i skrócić czas poświęcany na administrację dokumentami.”
Zarządzaj dziennikami z dowolnego miejsca
Bądź na bieżąco, gdziekolwiek jesteś. Dzienniki elektroniczne ZebraSign ułatwiają śledzenie wpisów i uzupełnionych dokumentów na różnych urządzeniach — na komputerze, telefonie czy tablecie. Dzienniki są dostępne również na tablecie biurowym dla osób bez własnych urządzeń mobilnych.
Wygodne szybkie filtry pozwalają specjalistom ds. BHP i kierownikom projektów sortować statusy wpisów, analizować statystyki i utrzymywać płynność pracy. ZebraSign oferuje też rozbudowane raportowanie — wpisy można przeglądać zbiorczo lub jako pojedyncze dokumenty. Bądź pewnie przygotowany na audyt, mając pełną zgodność z przepisami i ścisłą kontrolę bezpieczeństwa danych.
Bezpieczeństwo
Certyfikowana, prawnie ważna platforma
Każdy podpis jest zgodny z eIDAS i RODO, a znacznik czasu gwarantuje integralność dokumentu.
Zobacz certyfikaty i miejsce przechowywania danychZaprojektuj własne dzienniki
Z ZebraSign możesz stworzyć dowolny dziennik lub rejestr elektroniczny bez znajomości programowania. Zapomnij o przestarzałych papierowych formularzach — w kilka minut dodaj potrzebne pola, dołącz dokumenty towarzyszące i zaproś inne osoby do podpisu preferowaną metodą.
Rejestry umów o pracę, dzienniki sprzątania pomieszczeń czy dzienniki BHP — to tylko kilka przykładów. Narzędzie do tworzenia dzienników w ZebraSign pozwala stworzyć nieograniczoną liczbę różnych dzienników, dopasowanych do konkretnych wymagań.
Zautomatyzuj procesy dla większej efektywności
Usprawnij procesy dzięki dynamicznemu przypisywaniu nowych pracowników do odpowiednich dzienników. Po dodaniu pracownik automatycznie otrzymuje regulaminy firmowe, zasady wewnętrzne czy inne niezbędne dokumenty. Wszystkie dane są przechowywane cyfrowo, co zapewnia sprawne wdrożenie i zgodność z przepisami.
ZebraSign dba o terminowe uzupełnianie wymaganych wpisów. Regularne szkolenia BHP i inne powtarzalne zadania wspierają automatyczne przypomnienia wysyłane e-mailem i w systemie, dzięki czemu pracownicy podejmują wymagane działania na czas. Bądź pewnie przygotowany na audyt, z pełną zgodnością z przepisami i rygorystycznym bezpieczeństwem danych.
Uprawnienia dostępu
Uprawnienia dostępu do dzienników dopasowane do każdego scenariusza
Dzienniki ZebraSign dopasowują się do potrzeb różnych zespołów. Łatwo skonfigurujesz uprawnienia dostępu — pozwól użytkownikom na jednorazowe wpisy albo na regularną aktualizację dzienników, zgodnie z przypisanymi obowiązkami.
Administrator
tworzenie i zarządzanie dziennikami
Z uprawnieniami administratora łatwo tworzysz i zarządzasz dziennikami. Przypisuj dzienniki liderom zespołów, monitoruj postępy i dbaj o to, by wszystkie wpisy były prowadzone zgodnie z Twoimi standardami.
Moderator
integracja i koordynacja zespołu
Pracownicy z uprawnieniami moderatora mogą zarządzać uzupełnianiem istniejących dzienników i nadzorować ten proces. Zapraszają członków zespołu do dokonywania wpisów, wdrażają nowych użytkowników i śledzą cały proces bez zbędnego wysiłku.
Użytkownik
sprawne i intuicyjne wpisy
Zarejestrowanie działania — po wykonaniu zadania, udziale w odprawie czy przejrzeniu dokumentów — zajmuje kilka kliknięć. Poprzednie wpisy pozostają poufne.
Przenieś firmę poza papierowe dzienniki
Wprowadzenie dzienników elektronicznych w firmie otwiera możliwość sprawniejszego zarządzania obiegiem dokumentów i płynnego przekazywania informacji.
Z ZebraSign przenosisz wszystkie dzienniki do świata cyfrowego, zapewniając usprawniony i profesjonalny proces zarządzania rejestrami.
- Twórz dzienniki dopasowane do specyficznych potrzeb Twojej firmy i adaptuj je do różnych procesów.
- Zapewnij łatwe śledzenie każdego wpisu.
- Wdrażaj nowych pracowników do dzienników, dbając o płynne przekazywanie informacji, niezależnie od wielkości zespołu.
- Monitoruj statystyki weryfikacji dokumentów i statusy podpisów bez wysiłku.
Cyfryzuj obsługę klientów
Świadczysz usługi różnym firmom, w których klienci muszą podpisać dziennik lub rejestr, na przykład podczas szkoleń lub odpraw?
Zapewnij bezpieczne i sprawne zarządzanie dziennikami z ZebraSign. Zaoferuj swoim klientom nowoczesne rozwiązanie do zarządzania dziennikami i rejestrami.
- Łatwo przeglądaj i zarządzaj wszystkimi dziennikami klientów na jednej, scentralizowanej platformie.
- Oszczędzaj czas i koszty podróży, zapraszając klientów do dokonywania wpisów online — szybciej, sprawniej i wygodniej.
- Zapewnij terminowe wpisy w dziennikach bez dodatkowego wysiłku.
Najczęściej zadawane pytania
Czym są dzienniki elektroniczne i jakie mają zalety?
Dzienniki elektroniczne ułatwiają rejestrowanie, przechowywanie i zarządzanie różnymi procesami lub wpisami w jednym, scentralizowanym miejscu. Dzienniki elektroniczne ZebraSign pomagają sprawnie śledzić działania BHP, procesy wdrożeniowe, codzienne zadania czy inne ważne ewidencje. Dzięki centralizacji zmniejsza się obciążenie administracyjne, poprawia się identyfikowalność i wzrasta bezpieczeństwo danych.
Czy dzienniki elektroniczne wypełnia się tak samo jak papierowe?
Tak, sposób wypełniania dzienników ZebraSign jest intuicyjny i bardzo zbliżony do tradycyjnych dzienników papierowych. Możesz wprowadzić wszystkie niezbędne informacje, dodać podpisy, znaczniki czasu i inne ważne dane, co czyni przejście na format cyfrowy prostym i wygodnym.
Czy dzienniki można wypełniać z dowolnego miejsca?
Dzienniki elektroniczne ZebraSign można wypełniać z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Dzięki temu pracownicy i menedżerowie mogą wygodnie dokonywać wpisów lub udostępniać dzienniki, niezależnie od tego, czy pracują w biurze, zdalnie, czy na miejscu.
Czy mogę stworzyć własne dzienniki dopasowane do potrzeb mojej firmy?
Na platformie ZebraSign możesz skonfigurować własne dzienniki dopasowane do konkretnych procesów lub wymagań firmy. Możesz wybrać strukturę dziennika, pola, a nawet parametry automatyzacji, tak aby dziennik odpowiadał Twoim potrzebom operacyjnym.
Jak zapewnione jest bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami?
Platforma ZebraSign zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa danych — wszystkie dane są przechowywane zgodnie z normą ISO/IEC 27001, a system w pełni spełnia wymogi RODO i eIDAS. Stosowane są nowoczesne technologie szyfrowania, a dostęp do dzienników mają wyłącznie autoryzowani użytkownicy. ZebraSign pozwala też przeglądać raporty dzienników elektronicznych, zarówno zbiorczo, jak i dla pojedynczych dokumentów, co ułatwia przygotowanie do audytu i zapewnia ścisłą kontrolę danych.
Czy proces wypełniania dzienników można zautomatyzować?
ZebraSign oferuje szerokie możliwości automatyzacji procesów związanych z dziennikami. Możesz łatwo ustawić przypomnienia, korzystać z automatycznego wprowadzania danych i integrować dzienniki z innymi używanymi systemami. To oszczędza czas i zapewnia sprawne zarządzanie wszystkimi procesami.
Dynamiczne listy użytkowników upraszczają wdrożenie — gdy nowy pracownik dołącza do grupy, jest automatycznie przypisywany do niezbędnych dzienników, a ważne dokumenty, takie jak regulaminy firmowe czy zasady wewnętrzne, są wysyłane natychmiast. Wszystkie wpisy są przechowywane w formacie cyfrowym.
Automatyczne przypomnienia, wysyłane e-mailem i w systemie, pomagają zadbać o to, by pracownicy wykonywali wszystkie wymagane działania na czas, na przykład okresowe szkolenia czy odprawy BHP.
Jak zacząć korzystać z dzienników elektronicznych ZebraSign?
Aby zacząć, wystarczy założyć konto na platformie ZebraSign i wybrać moduł dzienników. Skonfiguruj własne dzienniki zgodnie z potrzebami operacyjnymi i dodaj niezbędnych pracowników. Cały system działa w chmurze, więc nie jest potrzebny dodatkowy sprzęt ani skomplikowana instalacja.
Do jakich obszarów najczęściej wykorzystywane są dzienniki ZebraSign?
Dzienniki elektroniczne ZebraSign są najczęściej wykorzystywane w procesach BHP, wdrażaniu pracowników, codziennej ewidencji pracy, kontroli zadań, zarządzaniu dokumentami, śledzeniu podpisów elektronicznych i innych obszarach, w których liczy się dokładna i wiarygodna ewidencja danych.
Dzienniki i rejestry bez papieru
Napisz, jakie dzienniki są dla Ciebie ważne, ile osób je wypełnia i jak często. Odpowiemy w ciągu jednego dnia roboczego.