Registros
Crea libros de registro electrónicos, rellena entradas y fírmalas con firma electrónica. Simplifica el cumplimiento normativo y ahorra tiempo administrativo.
Por qué es importante
Los registros en papel se pierden y los datos se acumulan con retraso
Sin ZebraSign
- Los registros en papel se pierden o se dañan
- Es difícil demostrar quién completó una entrada y cuándo
- En cada inspección hay que buscar entre papeles
Con ZebraSign
- Todos los registros seguros en un sistema digital
- Cada entrada con sello de tiempo y firma
- Todo listo para una inspección con un clic
Funciones imprescindibles de los registros ZebraSign
Creación flexible de registros
Crea registros adaptados a necesidades concretas. Añade solo los campos de datos que realmente hacen falta.
Firma periódica
Asegura la firma regular de los registros. Los recordatorios automáticos avisan de los plazos que se acercan.
Lista de usuarios dinámica
Asigna empleados a los registros correspondientes de forma automática. Cuando se incorpora alguien nuevo, recibe automáticamente los anexos del registro.
Anexos rellenables
Incluye los campos de datos que necesites en los documentos anexos. Complétalos y fírmalos con el método que prefieras.
Campos rellenables arrastrando y soltando
Rellena los campos concretos incluidos en los anexos. Arrastra y suelta campos específicos o firma con una firma manuscrita.
Revisión obligatoria de documentos
Asegúrate de que las entradas del registro solo se envíen tras completar la revisión del documento o rellenar los anexos exigidos.
Firmas manuscritas
Firma documentos con una firma manuscrita y sello de tiempo.
Rellenar registros en una tableta
Consulta el contenido del registro y envía entradas completadas desde una tableta.
Estado de la firma
Sigue el estado de las entradas del registro en cada fase — planificada, pendiente o completada.
«Con la plataforma de documentos electrónicos "ZebraSign", nuestra gestión documental se ha vuelto más rápida, sencilla y organizada. Hemos agilizado tanto la firma de documentos con clientes como la gestión interna de documentos. Esto nos permite trabajar de forma más eficiente y reducir el tiempo dedicado a la administración documental.»
Gestiona tus registros desde cualquier lugar
Mantente informado estés donde estés. Los registros electrónicos de ZebraSign simplifican el seguimiento de entradas y documentos completados en cualquier dispositivo — ordenador, móvil o tableta. Pensados para entornos de trabajo muy distintos, los registros también están disponibles en una tableta de recepción para quienes no tienen un dispositivo propio.
Los filtros rápidos permiten a los responsables de prevención y a los jefes de proyecto ordenar el estado de las entradas, analizar estadísticas y mantener un flujo de trabajo fluido. ZebraSign ofrece además opciones de informes completas, con entradas visibles como resumen o como documentos individuales detallados. Llega a cada auditoría con la tranquilidad de cumplir la normativa y de tener el control estricto de la seguridad de los datos.
Seguridad
Plataforma certificada y legalmente válida
Cada firma cumple con eIDAS y el RGPD, y un sello de tiempo garantiza la integridad del documento.
Ver los certificados y dónde se guardan los datosDiseña registros personalizados
Con ZebraSign puedes crear registros o libros electrónicos personalizados sin ningún conocimiento de programación. Olvídate de los formularios de papel anticuados — en pocos minutos añades los campos de datos necesarios, adjuntas documentos de apoyo e invitas a otros a firmar con el método que prefieran.
Registros de contratos de trabajo, partes de limpieza de instalaciones o libros de seguridad laboral son solo algunos ejemplos. La herramienta de creación de registros de ZebraSign permite desarrollar una variedad ilimitada de registros, adaptados a cada necesidad concreta.
Automatiza los flujos de trabajo para ganar eficiencia
Agiliza los flujos de trabajo asignando de forma dinámica a los nuevos empleados a los registros que les correspondan. En cuanto se incorporan, reciben automáticamente las políticas de la empresa, el reglamento interno o cualquier otro documento imprescindible. Todos los datos quedan guardados en formato digital, garantizando una incorporación fluida y el cumplimiento normativo.
ZebraSign asegura que las entradas requeridas se completen a tiempo. Las formaciones periódicas de seguridad u otras tareas recurrentes se apoyan en recordatorios automáticos, enviados por correo y dentro del sistema, para que los empleados actúen a tiempo. Llega a cada auditoría con la tranquilidad de cumplir la normativa y de mantener un control estricto de los datos.
Permisos de acceso
Permisos de acceso a los registros para cada situación
Los registros de ZebraSign se adaptan a las necesidades de equipos muy distintos. Configura fácilmente los permisos de acceso — permite que los usuarios hagan entradas puntuales o actualicen los registros de forma periódica según su responsabilidad.
ADMINISTRADOR
Creación y gestión de registros
Con acceso de administrador, crea y gestiona registros con facilidad. Asigna registros a los responsables de equipo, supervisa el avance y asegúrate de que todos los registros se mantienen según tus estándares. Conserva el control total de cada parte del proceso.
MODERADOR
Integración y coordinación del equipo
Los empleados con acceso de moderador pueden gestionar y supervisar la finalización de los registros existentes. Invita a miembros del equipo a dejar entradas, incorpora nuevos usuarios y sigue todo el proceso — sin complicaciones.
USUARIO
Entradas de registro eficientes e intuitivas
Registrar tu actividad — tras completar una tarea, asistir a una charla de seguridad o revisar documentos — lleva solo unos clics. Las entradas anteriores permanecen confidenciales.
Haz crecer tu negocio con ZebraSign
Deja atrás los registros de papel
Usar registros electrónicos en tu empresa abre la puerta a gestionar el flujo documental de forma más eficiente y a garantizar que la información circule sin fricciones.
Trabaja con ZebraSign para pasar todos tus registros al espacio digital, garantizando un proceso de gestión ágil y profesional.
- Crea registros adaptados a las necesidades concretas de tu empresa y adáptalos a distintos procesos.
- Haz un seguimiento sin esfuerzo de cada entrada.
- Incorpora a los nuevos empleados a los registros, asegurando una transmisión de información fluida y coherente, sea cual sea el tamaño del equipo.
- Supervisa con facilidad las estadísticas de revisión de documentos y los estados de firma.
Digitaliza la gestión de tus clientes
¿Prestas servicios a distintas empresas donde los clientes deben firmar un registro o libro, por ejemplo en sesiones de formación o charlas informativas?
Garantiza una gestión de registros segura y ágil con ZebraSign. Trabaja con ZebraSign para ofrecer a tus clientes una solución moderna para gestionar registros y libros de forma eficiente.
- Accede y gestiona todos los registros de tus clientes con facilidad desde una plataforma centralizada.
- Ahorra tiempo y reduce costes de desplazamiento invitando a los clientes a hacer sus entradas online — más rápido, más eficiente y más cómodo.
- Garantiza entradas de registro puntuales sin esfuerzo.
¿Aún no sabes si tus registros se pueden digitalizar?
ContactarPreguntas frecuentes
¿Qué son los registros electrónicos y qué ventajas tienen?
Los registros electrónicos facilitan registrar, guardar y gestionar distintos procesos o entradas en un único lugar centralizado. Los registros electrónicos de ZebraSign te ayudan a hacer seguimiento eficiente de las acciones de prevención de riesgos, los procesos de incorporación, las tareas diarias u otros registros importantes. Al estar centralizados, se reduce la carga administrativa, mejora la trazabilidad y se refuerza la seguridad de los datos.
¿Se pueden rellenar los registros electrónicos igual que los de papel?
Sí, el proceso de rellenar los registros de ZebraSign es intuitivo y se parece mucho al de los registros tradicionales en papel. Puedes introducir toda la información necesaria, añadir firmas, sellos de tiempo u otros datos importantes, haciendo que el paso al formato digital sea sencillo y cómodo.
¿Se pueden rellenar los registros desde cualquier lugar?
Los registros electrónicos de ZebraSign se pueden rellenar desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto permite a empleados y responsables hacer entradas o compartir registros cómodamente, ya sea en la oficina, en remoto o sobre el terreno.
¿Puedo crear registros personalizados adaptados a las necesidades de mi empresa?
En la plataforma ZebraSign puedes configurar registros a medida para procesos o requisitos concretos de tu empresa. Puedes elegir la estructura del registro, los campos e incluso los parámetros de automatización, para que el registro encaje con tu forma de trabajar.
¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo?
La plataforma ZebraSign garantiza el máximo nivel de seguridad de los datos — toda la información se guarda conforme a la norma ISO/IEC 27001, y el sistema cumple plenamente con el RGPD y con eIDAS. Se utilizan tecnologías de cifrado modernas y solo los usuarios autorizados tienen acceso a los registros. ZebraSign también te permite revisar los informes de los registros electrónicos, tanto en resumen como por documento individual. Así resulta fácil prepararse para una auditoría y garantizar un control estricto y coherente de los datos.
¿Se puede automatizar el proceso de rellenar registros?
ZebraSign ofrece amplias opciones para automatizar los procesos de registro. Puedes configurar recordatorios con facilidad, usar la introducción automática de datos e integrar los registros con otros sistemas que ya utilices. Esto ahorra tiempo y garantiza una gestión fluida de todos los procesos.
Las listas de usuarios dinámicas simplifican la incorporación — cuando un nuevo empleado se une a un grupo, se le asigna automáticamente a los registros necesarios, y documentos importantes como las políticas de la empresa o el reglamento interno se envían de inmediato. Todos los registros quedan guardados en formato digital.
Los recordatorios automáticos, enviados por correo y dentro del sistema, ayudan a que los empleados completen a tiempo todas las acciones requeridas, como formaciones periódicas o charlas de seguridad. Esto hace que los procesos diarios sean más eficientes y asegura que todos los registros necesarios se completen puntualmente y sin esfuerzo.
¿Cómo empiezo a usar los registros electrónicos de ZebraSign?
Para empezar, simplemente crea una cuenta en la plataforma ZebraSign y selecciona el módulo de registros. Configura registros personalizados según tu forma de trabajar y añade a los empleados necesarios. Todo el sistema funciona en la nube, así que no necesitas equipos adicionales ni una instalación compleja.
¿En qué áreas se usan más los registros de ZebraSign?
Los registros electrónicos de ZebraSign se usan sobre todo en procesos de prevención de riesgos laborales, incorporación de empleados, partes de trabajo diarios, control de tareas, gestión documental, seguimiento de la firma electrónica y otras áreas donde el registro fiable y preciso de datos es imprescindible.
Registros y libros sin papel
Cuéntenos qué registros necesita, cuántas personas los completan y con qué frecuencia. Le responderemos en un día laborable.